Как проверить работу бухгалтера: критерии оценки эффективности, проверка работы главного бухгалтера на профпригодность

Чтобы снизить риск убытков, работу бухгалтерии нужно держать под контролем. Разбираемся, как проверить качество работы и какие бывают критерии оценки эффективности.

Критерии оценки эффективности работы бухгалтера

Отсутствие налоговой задолженности и своевременная сдача отчетности	Важно своевременно отчитываться перед налоговой и перечислять платежи в полном объеме. Законодательством предусмотрена ответственность как за просрочку сдачи декларации, так и за неуплату налогов. Последствия могут быть самыми серьезными, вплоть до блокировки счетов.
Отсутствие ошибок в первичной документации	Все хозяйственные операции должны быть подтверждены первичными документами. Грамотный бухгалтер никогда не допустит беспорядка в «первичке». Ведь при проверке налоговая инспекция оценивает обоснованность затрат. Если первичная документация отсутствует или же имеются серьезные ошибки в ее составлении, налоговый орган потребует заплатить налоги, пени и штрафы.
Правильное начисление заработной платы	Расчет и начисление заработной платы ― необходимый процесс в любой организации. В обязанности бухгалтера входит расчет заработной платы, начисление налогов и страховых взносов, а также представление сведений в Социальный фонд России (СФР) и налоговые органы.
Отсутствие ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета	Бухучет призван достоверно отражать финансовую деятельность организации, а также информацию о наличии и использовании имущества. Отсутствие ошибок означает, что все формируется на основе нормативно-правовых актов. За нарушение этих правил бухгалтера могут привлечь к административной ответственности.
Отсутствие жалоб со стороны контрагентов	Бухгалтер может регулярно делать ошибки в платежных документах, проводить расчеты с контрагентами с просрочкой. Частые ошибки могут серьезно испортить репутацию фирмы.

Почему нужно контролировать работу бухгалтерии

Избегать задолженности и штрафных санкций

Организации регулярно сдают отчетность в контролирующие органы. И за просрочку представления деклараций законодательством предусмотрены санкции. За несвоевременную уплату налогов также могут быть начислены пени и штрафы. Документы всегда должны быть в идеальном порядке. Налоговая инспекция проверяет правильность формирования налоговой базы и суммы исчисленных налогов. Каждая финансовая операция должна быть подтверждена первичной документацией. И если компания не сможет документально подтвердить свои операции, налоговики предъявят требование об уплате доначисленных сумм налогов, а также пени и штрафов.

Сохранять репутацию

Бухгалтер, который проводит финансовые операции с контрагентами, по сути выступает представителем своей компании. Согласитесь, не очень приятно получать жалобы от партнеров, что сотрудник регулярно путает реквизиты или проводит платежи с просрочкой. В таких случаях руководителю, конечно, нужно держать ведение бухгалтерского учета под своим контролем.

Соблюдать порядок в документации

Бывает, что трудовые отношения с бухгалтером расторгаются. Приходит новый специалист и выясняется, что бухучет фирмы в беспорядке. И первичная документация отсутствует, и проводки неверные. А восстановление запущенного учета ― дорогой и в финансовом, и в трудозатратном смысле процесс.

Избегать мошенничества

К сожалению, и такое бывает, что бухгалтер мошенничает. Например, обналичивает денежные средства для посторонних лиц. Поэтому если закрались подозрения в отношении чистоты работы специалиста, лучше перестраховаться и взять бухучет под контроль.

В соответствии со статьей 7 Закона о бухучете руководитель компании обязан организовать ведение бухгалтерского учета и архивное хранение бухгалтерских документов¹. Руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и представление достоверной бухгалтерской отчетности в пределах полномочий, установленных законодательством.

Как руководителю проверить работу главного бухгалтера на профпригодность

Круг обязанностей главного бухгалтера напрямую зависит от масштабов фирмы. В небольших компаниях все, от «первички» до сдачи отчетности, выполняет один сотрудник. Главбух крупной организации отвечает за правильную работу финансового отдела в целом. И как показывает практика, успех бухучета зависит от квалификации главного бухгалтера.

Проведите сверку по налогам и сборам

Вам нужно запросить сведения о состоянии Единого налогового счета (ЕНС), справку о принадлежности сумм денежных средств, а также акт сверки расчетов с налоговым органом. Это можно сделать в личном кабинете налогоплательщика, через электронные программы сдачи отчетности или напрямую в налоговой инспекции по письменному заявлению.

Изучите справку. Необходимо проверить наличие отрицательного сальдо по Единому налоговому счету и своевременность исполнения налоговых обязательств. Однако причины переплаты, если таковая имеется, компетентный главный бухгалтер без труда сможет объяснить.

Провести сверку по налогам поможет также выписка операций по расчету с бюджетом. Ее вы можете запросить в налоговой инспекции. В выписке отражены все начисленные налоги и платежи по ним.

Есть еще нюанс. Обязательно проверьте по выписке, какая декларация подавалась ― первичная или уточненная. Если организация регулярно представляет уточненные декларации без объективных причин, это может свидетельствовать о проблемах в организации учета и привлечь дополнительное внимание налоговых органов. Уточните в таком случае, что помешало главному бухгалтеру сдать налоговую отчетность в срок.

Проверьте выписки из банка

Вас должны насторожить крупные перечисления от неизвестных вам контрагентов и последующее их обналичивание. Это может быть отмыванием денежных средств. Ответственность за такое деяние предусмотрена статьей 174 УК РФ². И к уголовной ответственности могут привлечь как раз ничего не подозревающего руководителя.

Проводите периодический контроль операций по расчетному счету

Руководителю рекомендуется регулярно контролировать операции по расчетному счету, особенно при значительных объемах платежей или наличии повышенных финансовых рисков. Проверьте остатки по расчетному счету по состоянию на вечер и утро следующего дня. Цифры должны сходиться. К тому же, у вас могут возникнуть вопросы по сомнительным суммам и контрагентам. Главбух, совесть которого чиста, сможет объяснить каждую цифру в своих финансовых документах. Кстати, такой регулярный контроль со стороны руководства не позволит бухгалтеру расслабиться. И сильно снизит риск махинаций и злоупотреблений.

Проверьте первичную документацию

Попросите бухгалтера показать «первичку» за определенный период. Ведь каждая операция фирмы должна быть подтверждена документально. Это могут быть договоры, товарные накладные, доверенности, счета-фактуры, акты приема выполненных работ. Документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством, включая подписи уполномоченных лиц. Печать используется только в случаях, когда это предусмотрено законодательством или внутренними правилами организации. Беспорядок в первичной документации свидетельствует, в первую очередь, о халатном отношении бухгалтера к своим профессиональным обязанностям.

Советы эксперта

― Высококвалифицированный бухгалтер не допустит грубых ошибок в учете, ― поясняет Иван Котов, генеральный директор компании «НеоБух». ― Он в курсе всех изменений законодательства и постоянно повышает свой профессиональный уровень. В целях контроля своего бухгалтера руководитель может заказать аудиторскую проверку, по итогам которой станет ясно, насколько правильно ведется бухгалтерский учет в компании и есть ли какие-то потенциальные проблемы или грубые ошибки.

Для оценки профессиональных качеств нужно для начала организовать строгий отбор кандидатов при приеме на работу. Например, в нашей компании бухгалтеры проверяются на профпригодность с помощью системы тестирования. Помимо тестов каждый кандидат решает от 3 до 5 кейсов, на основе которых можно сделать вывод относительно его компетенций. Главное понимать, какие области знаний нужно проверить на входе, что особенно критично и так далее. Каждый кандидат при успешной сдаче тестов и решения кейсов допускается до собеседования ― сначала с непосредственным руководителем, а затем уже с директором компании. В случае приема на работу в рамках испытательного срока также предусмотрена отдельная система тестирования для понимания того, насколько кандидат в итоге соответствует должности.

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы о проверке бухгалтера на профпригодность отвечает генеральный директор компании «НеоБух» Иван Котов.

Как понять, что бухгалтер обманывает?

Нужно понимать, в чем выгода бухгалтеру от обмана. Если речь идет о банальном воровстве, то имеет смысл выстраивать систему, которая позволит привлечь внимание собственника в определенных ситуациях. В первую очередь ― в платежах. Бухгалтер не должен в единственном лице подтверждать крупные транзакции, необходимо создать многоступенчатую систему, это позволит избежать умысла одного человека, а также обеспечит контроль на разных этапах прохождения платежа. Цепочка действий вплоть до момента списания денег должна быть прозрачной, и при этом все ходы должны логироваться. Сейчас есть множество программ/подсистем, позволяющих правильным образом организовать порядок подтверждения и проведения транзакций в компании. Нужно лишь приложить некоторые усилия, которые в будущем обязательно окупятся. В крупных компаниях отдельно могут существовать ревизионные отделы, которые следят за исполнением процедур и позволяют предотвратить нежелательные последствия от умышленных действий сотрудников.

Если же речь о том, что бухгалтер пытается скрыть некоторые свои огрехи, то при появлении сигналов нужно получить от специалиста объяснение и разобраться в причинах (к примеру, если пришло требование от налоговой).

Как правильно искать бухгалтера?

Нужно четко определить перечень компетенций, которыми должен обладать специалист на ваш взгляд, а после подобрать тесты, чтобы все это можно было проверить. Важный момент ― собеседование, на нем необходимо будет прояснить весь прошлый опыт и основные критические моменты.

Но как показывает практика, найти идеального кандидата бывает крайне сложно. Важно искать человека, способного анализировать информацию и выстраивать определенные процессы. Специфический опыт зачастую не играет главенствующую роль, важнее, чтобы соискатель был готов разбираться во всех нюансах работы вашей компании и обладал хорошими базовыми знаниями. Важен также и психологический комфорт при взаимодействии, поэтому особое внимание нужно уделять и личностным качествам соискателя.

Какие программы помогут проконтролировать работу бухгалтера?

Основная программа для работы бухгалтера ― 1С. Внутри нее есть ряд автоматических проверок, которые позволяют оценить качество ведения учета. Однако это условное решение, поскольку соблюдение алгоритма, заложенного в программе, не является показателем качества работы на самом деле. По большому счету, наиболее объективную оценку качества ведения бухгалтерского учета может дать независимый аудитор или опытный специалист в области бухгалтерского учета и налогообложения. Все остальное ― это возможность выловить грубые ошибки или увидеть действия совсем неквалифицированного специалиста.

Источники

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». URL: https://minfin.gov.ru/ru/document/?id_4=15014-federalnyi_zakon_ot_06.12.2011__402-fz_o_bukhgalterskom_uchete
Уголовный кодекс Российской Федерации (в ред. от 24.09.2022) URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/9555