Как проверить работу бухгалтера: критерии оценки эффективности, проверка работы главного бухгалтера на профпригодность

Чтобы снизить риск убытков, работу бухгалтерии нужно держать под контролем. Разбираемся, как проверить качество работы и какие бывают критерии оценки эффективности.

Критерии оценки эффективности работы бухгалтера

Отсутствие налоговой задолженности и своевременная сдача отчетности	Важно своевременно отчитываться перед налоговой и перечислять платежи в полном объеме. Законодательством предусмотрена ответственность как за просрочку сдачи декларации, так и за неуплату налогов. Последствия могут быть самыми серьезными, вплоть до блокировки счетов.
Отсутствие ошибок в первичной документации	Все хозяйственные операции должны быть подтверждены первичными документами. Грамотный бухгалтер никогда не допустит беспорядка в «первичке». Ведь при проверке налоговая инспекция оценивает обоснованность затрат. Если первичная документация отсутствует или же имеются серьезные ошибки в ее составлении, налоговый орган потребует заплатить налоги, пени и штрафы.
Правильное начисление заработной платы	Расчет и начисление заработной платы ― необходимый процесс в любой организации. В обязанности бухгалтера по заработной плате входит также передача сведений в фонды по каждому работнику.
Отсутствие ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета	Бухучет призван достоверно отражать финансовую деятельность организации, а также информацию о наличии и использовании имущества. Отсутствие ошибок означает, что все формируется на основе нормативно-правовых актов. За нарушение этих правил бухгалтера могут привлечь к административной ответственности.
Отсутствие жалоб со стороны контрагентов	Бухгалтер может регулярно делать ошибки в платежных документах, проводить расчеты с контрагентами с просрочкой. Частые ошибки могут серьезно испортить репутацию фирмы.

Почему нужно контролировать работу бухгалтерии

Избегать задолженности и штрафных санкций

Организации регулярно сдают отчетность в контролирующие органы. И за просрочку представления деклараций законодательством предусмотрены санкции. За несвоевременную уплату налогов также могут быть начислены пени и штрафы. Документы всегда должны быть в идеальном порядке. Налоговая инспекция проверяет правильность формирования налоговой базы и суммы исчисленных налогов. Каждая финансовая операция должна быть подтверждена первичной документацией. И если компания не сможет документально подтвердить свои операции, налоговики предъявят требование об уплате доначисленных сумм налогов, а также пени и штрафов.

Сохранять репутацию

Бухгалтер, который проводит финансовые операции с контрагентами, по сути выступает представителем своей компании. Согласитесь, не очень приятно получать жалобы от партнеров, что сотрудник регулярно путает реквизиты или проводит платежи с просрочкой. В таких случаях руководителю, конечно, нужно держать ведение бухгалтерского учета под своим контролем.

Соблюдать порядок в документации

Бывает, что трудовые отношения с бухгалтером расторгаются. Приходит новый специалист и выясняется, что бухучет фирмы в беспорядке. И первичная документация отсутствует, и проводки неверные. А восстановление запущенного учета ― дорогой и в финансовом, и в трудозатратном смысле процесс.

Избегать мошенничества

К сожалению, и такое бывает, что бухгалтер мошенничает. Например, обналичивает денежные средства для посторонних лиц. Поэтому если закрались подозрения в отношении чистоты работы специалиста, лучше перестраховаться и взять бухучет под контроль.

В соответствии со статьей 7 Закона о бухучете руководитель компании обязан организовать ведение бухгалтерского учета и архивное хранение бухгалтерских документов¹. И именно директор единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения организации на отчетную дату, результата ее деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Как руководителю проверить работу главного бухгалтера на профпригодность

Круг обязанностей главного бухгалтера напрямую зависит от масштабов фирмы. В небольших компаниях все, от «первички» до сдачи отчетности, выполняет один сотрудник. Главбух крупной организации отвечает за правильную работу финансового отдела в целом. И как показывает практика, успех бухучета зависит от квалификации главного бухгалтера.

Проведите сверку по налогам и сборам

Вам нужно запросить в налоговой инспекции документ под названием «Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам». Это можно сделать в личном кабинете налогоплательщика, через электронные программы сдачи отчетности или напрямую в инспекции по письменному заявлению.

Изучите справку. В столбцах, отражающих состояние расчетов, не должно быть отрицательных значений. Они говорят о задолженности перед бюджетом. Однако причины переплаты, если таковая имеется, компетентный главный бухгалтер без труда сможет объяснить.

Провести сверку по налогам поможет также выписка операций по расчету с бюджетом. Ее вы можете запросить в налоговой инспекции. В выписке отражены все начисленные налоги и платежи по ним.

Есть еще нюанс. Обязательно проверьте по выписке, какая декларация подавалась ― первичная или уточненная. Все дело в том, что иногда бухгалтеры сдают «нулевые» декларации, просто чтобы уложиться в срок. А потом вдогонку шлют уточненные. Но такие схемы, если они регулярные, рано или поздно вызовут повышенное внимание со стороны налоговиков. Уточните в таком случае, что помешало главному бухгалтеру сдать налоговую отчетность в срок.

Проверьте выписки из банка

Вас должны насторожить крупные перечисления от неизвестных вам контрагентов и последующее их обналичивание. Это может быть отмыванием денежных средств. Ответственность за такое деяние предусмотрена статьей 174 УК РФ². И к уголовной ответственности могут привлечь как раз ничего не подозревающего руководителя.

Проводите периодический контроль операций по расчетному счету

Возьмите за правило ― начинать рабочий день с проверки банковской выписки за предыдущий день. Проверьте остатки по расчетному счету по состоянию на вечер и утро следующего дня. Цифры должны сходиться. К тому же, у вас могут возникнуть вопросы по сомнительным суммам и контрагентам. Главбух, совесть которого чиста, сможет объяснить каждую цифру в своих финансовых документах.

Кстати, такой регулярный контроль со стороны руководства не позволит бухгалтеру расслабиться. И сильно снизит риск махинаций и злоупотреблений.

Проверьте первичную документацию

Попросите бухгалтера показать «первичку» за определенный период. Ведь каждая операция фирмы должна быть подтверждена документально. Это могут быть договоры, товарные накладные, доверенности, счета-фактуры, акты приема выполненных работ. Документы должны быть оформлены правильно, с датами, необходимыми подписями и печатями. Беспорядок в первичной документации свидетельствует, в первую очередь, о халатном отношении бухгалтера к своим профессиональным обязанностям.

Советы эксперта

― Высококвалифицированный бухгалтер не допустит грубых ошибок в учете, ― поясняет Иван Котов, генеральный директор компании «НеоБух». ― Он в курсе всех изменений законодательства и постоянно повышает свой профессиональный уровень. В целях контроля своего бухгалтера руководитель может заказать аудиторскую проверку, по итогам которой станет ясно, насколько правильно ведется бухгалтерский учет в компании и есть ли какие-то потенциальные проблемы или грубые ошибки.

Для оценки профессиональных качеств нужно для начала организовать строгий отбор кандидатов при приеме на работу. Например, в нашей компании бухгалтеры проверяются на профпригодность с помощью системы тестирования. Помимо тестов каждый кандидат решает от 3 до 5 кейсов, на основе которых можно сделать вывод относительно его компетенций. Главное понимать, какие области знаний нужно проверить на входе, что особенно критично и так далее. Каждый кандидат при успешной сдаче тестов и решения кейсов допускается до собеседования ― сначала с непосредственным руководителем, а затем уже с директором компании. В случае приема на работу в рамках испытательного срока также предусмотрена отдельная система тестирования для понимания того, насколько кандидат в итоге соответствует должности.

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы читателей о проверке бухгалтера на профпригодность отвечает генеральный директор компании «НеоБух» Иван Котов.

Как понять, что бухгалтер обманывает?

Нужно понимать, в чем выгода бухгалтеру от обмана. Если речь идет о банальном воровстве, то имеет смысл выстраивать систему, которая позволит привлечь внимание собственника в определенных ситуациях. В первую очередь ― в платежах. Бухгалтер не должен в единственном лице подтверждать крупные транзакции, необходимо создать многоступенчатую систему, это позволит избежать умысла одного человека, а также обеспечит контроль на разных этапах прохождения платежа. Цепочка действий вплоть до момента списания денег должна быть прозрачной, и при этом все ходы должны логироваться. Сейчас есть множество программ/подсистем, позволяющих правильным образом организовать порядок подтверждения и проведения транзакций в компании. Нужно лишь приложить некоторые усилия, которые в будущем обязательно окупятся. В крупных компаниях отдельно могут существовать ревизионные отделы, которые следят за исполнением процедур и позволяют предотвратить нежелательные последствия от умышленных действий сотрудников.

Если же речь о том, что бухгалтер пытается скрыть некоторые свои огрехи, то при появлении сигналов нужно получить от специалиста объяснение и разобраться в причинах (к примеру, если пришло требование от налоговой).

Как правильно искать бухгалтера?

Нужно четко определить перечень компетенций, которыми должен обладать специалист на ваш взгляд, а после подобрать тесты, чтобы все это можно было проверить. Важный момент ― собеседование, на нем необходимо будет прояснить весь прошлый опыт и основные критические моменты.

Но как показывает практика, найти идеального кандидата бывает крайне сложно. Важно искать человека, способного анализировать информацию и выстраивать определенные процессы. Специфический опыт зачастую не играет главенствующую роль, важнее, чтобы соискатель был готов разбираться во всех нюансах работы вашей компании и обладал хорошими базовыми знаниями. Важен также и психологический комфорт при взаимодействии, поэтому особое внимание нужно уделять и личностным качествам соискателя.

Какие программы помогут проконтролировать работу бухгалтера?

Основная программа для работы бухгалтера ― 1С. Внутри нее есть ряд автоматических проверок, которые позволяют оценить качество ведения учета. Однако это условное решение, поскольку соблюдение алгоритма, заложенного в программе, не является показателем качества работы на самом деле. По большому счету проверить действия бухгалтера может только финансист или аудитор, который разбирается в вопросе. Все остальное ― это возможность выловить грубые ошибки или увидеть действия совсем неквалифицированного специалиста.

Источники

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». URL: https://minfin.gov.ru/ru/document/?id_4=15014-federalnyi_zakon_ot_06.12.2011__402-fz_o_bukhgalterskom_uchete
Уголовный кодекс Российской Федерации (в ред. от 24.09.2022) URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/9555