10 лучших BPM-систем в 2024 году

BPM-системы в настоящее время стали незаменимыми помощниками бизнеса. Они позволяют управлять сразу несколькими процессами в компании и автоматизировать их. Выбрали популярные в 2024 году BPM-системы, которые смогут разгрузить работу любого предприятия.

Лучшие BPM-системы. Фото: shutterstock.com
Дмитрий Макаров Директор дивизиона программных решений Т1 Ольга Макоткина Автор КП

Руководителям и владельцам бизнеса часто приходится сталкиваться с большим объемом задач, которые требуют постоянного внимания. Если подобное происходит регулярно, рано или поздно возникает необходимость в привлечении дополнительных ресурсов. Чем больше предприятие или масштабнее проект, тем острее потребность в надежной системе контроля. Рассказываем, как выбрать BPM-систему в 2024 году.

Что такое BPM-система простыми словами

Многим из нас когда-либо приходилось трудиться в режиме многозадачности или же самому контролировать работу большого коллектива. Сложно держать в голове большой объем информации и ничего при этом не упустить. Как раз для этих целей и разработаны программы, которые помогут выстроить работу команды таким образом, чтобы поставленная цель была достигнута с минимальными затратами и точно в срок. 

Если говорить простыми словами, BPM-система – это ресурс, с помощью которого один большой и сложный процесс делится на несколько простых этапов. Программа не позволит перейти к следующему шагу, пока не будет выполнен предыдущий. Поэтому классическая BPM-схема выглядит в виде цепочки последовательных действий, которые в итоге приведут в конечному результату. С таким помощником держать все под контролем становится гораздо проще, а что-то и вовсе можно доверить автоматике. 

Рейтинг топ-10 лучших BPM-систем

Directum RX

Интеллектуальная система для управления бизнес-процессами от российского разработчика. Компания Directum уже более 20 лет предлагает корпоративным клиентам решения на основе современных цифровых технологий.

Продукт позволяет контролировать работу сотрудников и отслеживать выполнение поставленных задач. Например, на каком этапе находится тот или иной процесс и соблюдаются ли сроки его реализации. Кроме того, Directum RX рассчитана на высокие нагрузки и позволяет подключать к системе до 50 тысяч пользователей одновременно. Это дает возможность внедрять сервис в крупные корпорации. Продукт легко интегрируется, что позволяет использовать его совместно с другими бизнес-системами и адаптировать под разные потребности компании. 

Настройка бизнес-процессов доступна аналитику или бизнес-пользователю. Можно использовать готовые шаблоны процессов и видоизменять их, удалять или добавлять блоки. Для этого достаточно просто перетащить на схему нужный элемент из «Библиотеки блоков» и задать нужные параметры. Формы карточек и шаблоны документов также настраиваются с помощью визуальных инструментов, навыки программирования не нужны.

Наглядные виджеты помогают пользователям взглянуть на задачи сверху и оценить динамику, а после перейти к конкретным заданиям. Интерфейс программы не перегружен лишней информацией, а для новичков реализованы подсказки, что позволяет быстро обучиться.

В продукт встроены сервисы искусственного интеллекта, которые автоматизируют рутинную работу. Например, система может распознать текст входящего документа и предложить исполнителя для дальнейших поручений. Это значительно ускоряет работу над разными бизнес-задачами.

На базе Directum RX разработан целый набор прикладных IT-решений (для договорной работы, делопроизводства, кадрового документооборота, проектного менеджмента и пр.), которые предполагают быстрое внедрение и старт работы –  все решения представлены в маркетплейсе вендора.

Плюсы и минусы

+ Широкая функциональность. В базовую облачную поставку входят решения для управления документами, делопроизводства и договорной работы. Есть мобильные решения. Большая партнерская сеть. 
— Для локальной поставки со второго года эксплуатации обновления и техподдержка платные.

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция, аналитика и отчеты
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияДа
Наличие техподдержкиДа

BPM-система нужна вам для

«Первая форма»

«Первая форма»
«Первая форма»

Российский сервис для контроля за текущими процессами и задачами предприятия. BPM-систему можно развернуть на сервере компании или использовать облачный ресурс. Перед тем как установить программу, специалисты вендора определят цели и задачи внедрения, оценят сроки и озвучат стоимость проекта. 

Компания не предоставляет демодоступ к сервису. Специалисты объясняют это тем, что программа настраивается под индивидуальные особенности организации, а универсальное решение не позволяет учесть все предпочтения и запросы. В качестве презентации предлагаются онлайн-встречи, на которых менеджер ознакомит с преимуществами системы и подберет подходящую площадку. 

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, интеграция
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Большое количество настраиваемых модулей, интеграция с 1С, наличие мобильного приложения.
– Нет демоверсии. Длительные сроки внедрения (от 3 до 9 месяцев). В стоимость внедрения не входит анализ бизнес-процессов, настройка и разработка мобильного приложения (оплата почасовая), со второго года эксплуатации обновления и техподдержка платные.

Elma365

Elma365
Elma365

Универсальный сервис для автоматизации и управления бизнес-процессами компании. Программа проста в использовании и не требует специальных знаний и навыков. Удобная система блоков поможет сформировать список задач, выстроить их в нужной последовательности и задать маршрут для выполнения поручений. Каждый участник, включенный в процесс, получит свое задание в срок согласно очередности. Инициатор может проследить за всеми этапами процесса и увидеть какие работы ведутся на текущий момент. 

В программе можно настроить автоматическую отправку уведомлений. Тогда каждый исполнитель будет оповещен о том, что работа над очередной задачей завершена и можно приступать к следующей. В зависимости от выбранных настроек, любой бизнес-процесс можно запускать вручную или доверить это системе.

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция, отправка уведомлений
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияДа
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Есть тестовый период и бесплатная версия (функционал ограничен), автозапуск процессов, интеграция
– Цена за размещение на сервере предприятия может быть завышена

«Битрикс24»

«Битрикс24: BPM система»
«Битрикс24»

Программа состоит из набора инструментов для моделирования и координации командной работы над задачей или проектом. Создание схемы того или иного процесса происходит с помощью встроенного визуального редактора и набора готовых блоков. Кроме того, можно использовать уже существующие в системе шаблонные цепочки действий. Например, обработка входящей и исходящей документации, выплата зарплаты, создание и согласование заявлений и так далее.

Программа позволяет инициировать сразу несколько задач, а выполнение каждой из них будет происходить в строго заданной последовательности. Система сама проконтролирует все этапы работы от запуска процесса до его логического завершения: направит уведомления сотрудникам, напомнит о сроках и подготовит отчет. 

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция, отправка уведомлений
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Большая партнерская сеть, широкий функционал, контекстные подсказки, есть бесплатный тариф
– Интеграция только в платных тарифах, платная телефония, в бесплатной версии техподдержка не осуществляется

Visary BPM

Visary BPM
Visary BPM

Отечественный продукт от одного из ведущих разработчиков IT-решений для бизнеса. Система обладает полным функционалом для настройки, мониторинга и анализа процессов любой сложности. В программе можно составить не только свою цепочку задач, но и воспользоваться одним из множества готовых шаблонов. Система проконтролирует работу персонала и оповестит об ошибках или отклонениях от заданных параметров. 

Сервис позволяет запустить неограниченное количество процессов, в том числе параллельные, последовательные или разветвленные. Кроме того, система имеет все необходимые инструменты для совместной работы над проектом: режимы комментирования, голосования, обсуждения и обмена файлами.

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция, отправка уведомлений
Варианты внедренияОблачное        
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Полное техническое сопровождение после внедрения системы, простой и удобный интерфейс, наличие мобильной версии
– Нет демоверсии, презентация программы в онлайн-режиме

Pyrus

Pyrus
Pyrus

Удобная BPM-платформа для малого и крупного бизнеса. До недавнего времени система поставлялась на рынок только в облачном формате, а в 2022 году вышла ее локальная версия. Для более удобного взаимодействия между сотрудниками и оперативного решения текущих вопросов, предусмотрено мобильное приложение. Здесь же можно контролировать исполнение поручений, согласовывать документы и делегировать задачи. 

Ресурс доступен на 15 языках и может использоваться в разных сферах бизнеса в том числе в продажах, финансах, HR и других. Интерфейс системы напоминает привычный мессенджер, что делает работу в ней простой и понятной. Для того чтобы реализовать идею, достаточно создать задачу, определить конечную цель и добавить заинтересованных участников. Как только процесс будет запущен, каждый исполнитель получит уведомление и команда приступит к работе. Обсуждать и согласовывать вопросы можно в чате внутри самой задачи. 

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, интеграция, отправка уведомлений
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Простой и удобный формат платформы, есть приложение, можно работать в оффлайн-режиме, круглосуточная техподдержка, есть бесплатная версия (функционал ограничен)
– Доплата за каждые 100 Гб, локальная версия предусмотрена только для крупных компаний, цена коробочного продукта может быть завышена

Naumen BPM

Naumen BPM
Naumen BPM

Облачное решение для эффективного управления предприятием. Система поможет структурировать процессы организации, отследить этапы выполнения поставленных задач и реализовать сложные нетиповые проекты. Для работы на ресурсе не требуется особых знаний в области программирования. Набор удобных инструментов и модульная структура системы помогут быстро наладить и скоординировать работу команды. 

Согласно заданному алгоритму работы, программа поможет проконтролировать выполнение тех или иных поручений, а также выявить потенциально неверные шаги в работе над поставленной задачей. Это поможет быстро отреагировать на нештатную ситуацию, внести соответствующие корректировки или полностью поменять сценарий процесса. 

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция, отправка уведомлений
Варианты внедренияОблачное        
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Простая в использовании, не перегружена лишними модулями, техподдержка не зависит от сроков внедрения и предоставляется бесплатно
– Нет демоверсии, презентация продукта только в виде буклета на сайте разработчика или через консультацию с менеджером

Amber BPM

Amber BPM
Amber BPM

Программа со встроенным набором конструкторов для автоматизации текущих процессов организации. Целью разработчиков было создание гибкой платформы, которую можно адаптировать под разные сферы бизнеса и менять в соответствии с новыми задачами. С помощью встроенного API сервис можно интегрировать с любыми системами и работать с неограниченным количеством объектов. Благодаря использованию самых современных технологий, система обеспечивает бесперебойную работу тысяч одновременно запущенных процессов. 

Возможны два варианта внедрения: On-Site – на сервере заказчика, On-Demand – на облачном ресурсе разработчика. Продукт регулярно обновляется и совершенствуется, добавляются новые элементы процессов и меняется интерфейс.

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, интеграция 
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Гибкая и адаптивная структура программы, интеграция 
– Платная техподдержка в зависимости от количества купленных лицензий, цена может быть завышена

Neaktor

Neaktor
Neaktor

Система от российского разработчика с десятками готовых шаблонов для выполнения типовых задач бизнеса. Любой модуль программы можно использовать без изменений или же настроить под свои цели. Структура сервиса настолько проста и логична, что для настройки не требуется привлекать программистов. Для того чтобы начать пользоваться системой, достаточно открыть ресурс в любом браузере, зарегистрироваться и добавить коллег. Полный функционал будет доступен в течение 7 дней. Этого достаточно для того, чтобы оценить преимущества программы и выявить ее недостатки. Кроме онлайн-версии системы, пользователям доступно и локальное решение. 

Всю интересующую информацию о продукте можно узнать на сайте разработчика в разделе «Поддержка». Там же размещены подробные инструкции по каждому модулю и короткие обучающие видеоролики.  

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция 
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияДа
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Бесплатный пробный период, бесплатная версия (ограниченный функционал), мобильное приложение, 
– Связь с техподдержкой только через электронную почту разработчика, а в отдельных случаях через чат системы, поддержка платная

BPM2B

BPM2B
BPM2B

Единая платформа для управления бизнесом, с помощью которой можно координировать работу предприятия любого масштаба. Из основных возможностей можно выделить следующие: неограниченное количество пользователей с четким распределением ролей, интеграция с любым сторонним продуктом, выстраивание задач в очередь, автоназначение ответственных исполнителей, адаптивный интерфейс под любое расширение экрана и многое другое. 

Цена базовой версии фиксирована и не зависит от количества пользователей. В стоимость решения входит функционал отчетов, CRM и управление бизнес-процессами. За дополнительные модули предусмотрена доплата.

Характеристики

ФункционалМоделирование бизнес-процессов, контроль за выполнением задач, система блоков, готовые шаблоны, интеграция 
Варианты внедренияЛокальное и облачное       
ДемоверсияНет
Наличие техподдержкиДа

Плюсы и минусы

+ Фиксированная стоимость без доплат за количество сотрудников, интеграции, широкий функционал, грамотная техподдержка, несколько каналов для связи
– Цена за отдельные модули может быть завышена, сложное внедрение

Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru.

Как выбрать BPM-систему для управления бизнес-процессами

Российский рынок богат на всевозможный софт для управления и автоматизации бизнес-процессов. От того, насколько правильным окажется выбор, во многом зависит эффективность и развитие компании. Расскажем, на что обратить внимание при выборе подходящей BPM-системы.

Простой интерфейс

Хорошая BPM-система предназначена для того, чтобы стать надежным помощником руководителя, а не добавить ему проблем и усложнить работу. Поэтому при выборе одним из самых важных факторов является простота и удобство эксплуатации сервиса. Слишком сложное внедрение и перегруженный интерфейс – не самое удачное решение. Рекомендуем делать выбор в пользу той платформы, в которой можно разобраться без привлечения специалистов. Для того, чтобы оценить ресурс, запросите у разработчика демонстрацию программы или воспользуйтесь тестовым периодом. 

Аналитика и отчеты

Для того, чтобы оценить эффективность команды, система должна обладать функциями сбора статистических данных и анализа промежуточных результатов. Наглядная визуализация и виджеты помогут выявить «слабые» места и своевременно принять меры для их устранения и внесения изменений в процесс.  

Оповещения и контроль процессов

Надежная BPM-система не допустит застоев или сбоев в работе команды. Для этого сервис должен обладать системой оповещения и в автоматическом режиме отправлять уведомления всем участникам процесса. Уведомления должны гибко настраиваться, пользователю нужно иметь разные возможности отслеживания заданий, в том числе и с мобильных устройств. Благодаря этой опции, исполнитель вовремя начнет работу над задачей, ответственный сотрудник проконтролирует сроки ее выполнения, а руководитель сможет вовремя отреагировать на тревожное сообщение.

Масштабируемость и стабильность системы

Определитесь, для каких целей вы будете использовать BPM-систему: для небольшой компании, для локальных проектов подразделений или с прицелом распространения на многие задачи среднего или крупного бизнеса. От этого будут зависеть ваши требования к масштабируемости и стабильности системы. Если перспективы по количеству пользователей и процессов большие, то нужно выбирать систему, архитектура и идеология которой изначально проектировалась для крупного бизнеса. Это можно определить по основным клиентам вендора.

Адаптивность и удобство доработок

В любом, даже самом отлаженном процессе, может потребоваться вмешательство или корректировка. Переназначить ответственного сотрудника, исключить или заменить исполнителя, изменить маршрут согласования документа. Бизнесу нужно быстро адаптироваться и принимать оперативные решения. Гибкая BPM-система должна вам в этом помогать. При этом, чем больше планируемый масштаб применения системы, тем глубже должны быть ваши требования по гибкости. Для «больших» они должны включать средства отладки, удобного обновления приложения и запуска обновленного бизнес-процесса. Попросите продавца продемонстрировать, как происходит обновление и доработка.

это интересно
Лучшие системы КЭДО
Рассказываем о самых востребованных программах для бизнеса
Подробнее

Отзыв эксперта о BPM-системах

BPM-решения наиболее распространены в банках, страховых организациях и телекоме – говорит директор дивизиона программных решений Т1 Дмитрий Макаров – например, в розничном кредитовании основная задача этих систем – маршрутизация кредитных заявок. 

«BPM-системы, в целом, востребованы во всех отраслях, где нужна оптимизация бизнес-процессов. Например, в управлении персоналом и кадровых задачах, где задействовано много сотрудников и подразделений, ИТ-решение помогает управлять комплексными кадровыми процессами: от обработки заявок на вакансию до оценки кандидатов. Также ВРМ-системы эффективны в договорных процессах и закупках, при оценке контрагентов и обработке финансовых документов. Популярны BPM-системы и в управлении взаимодействием с клиентами, помогают в проверке контрагентов на благонадежность.

За счет цифровизации ускоряются бизнес-процессы и взаимодействие между сотрудниками, что способствует эффективной работе команды и снижению объема ручных операций. Благодаря ускоренной обработке заявок, растет прибыль и скорость обслуживания контрагентов. Также автоматизация помогает быстрее оформлять поставки и лучше соответствовать требованиям клиентов. Таким образом, BPM-системы позитивно влияют на прибыльность и конкурентоспособность компаний.

Рынок BPM-систем растет, в том числе за счет российских игроков. Разработчики ориентируются на лучшие решения на рынке, а сами BPM продукты становятся все более похожими друг на друга на уровне базовых возможностей и функционала. Поэтому вопрос цены и скорости внедрения системы выходит на первый план при планировании заказчиком закупки. Сейчас вполне можно сказать, что на рынке присутствует большая конкуренция, в том числе в вопросах зрелости решения.

Классические BPM-системы остались в прошлом. Заказчики покупают не отдельно BPM, а в связке с ECM-платформами, которые должны включать в себя low-code и no-code инструменты. Ориентация на подобного рода возможности, упрощающие разработку продуктов – это общий принцип для большинства бизнес-приложений корпоративного уровня. Принципы low-code и no-code позволяют значительно снижать стоимость и сроки внедрения, общие затраты на владение информационной системой. Настройка с минимальным кодированием позволяет активнее привлекать аналитиков и продвинутых пользователей для внедрения и поддержки.

Многие компании сейчас оптимизируют бюджеты, создают условия для стабилизации и роста бизнеса. Бизнес адаптируется, ищет возможности для переориентации в текущих условиях, осваивает новые рынки. Работа в этом направлении будет постепенно приносить результаты, а цифровизация процессов сыграет позитивную роль. Поэтому можно прогнозировать положительную динамику BPM рынка – на уровне 20-25% от года к году», – резюмирует эксперт. 

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы о BPM-системах отвечает директор дивизиона программных решений Т1 Дмитрий Макаров.

Как можно сэкономить на внедрение BPM-системы?

Большинство компаний, которые планируют внедрение BPM-системы, могут сэкономить на внедрении благодаря no-code и low-code инструментам, максимально зрелому коробочному решению, возможности настраивать процессы без остановки работы сервисов и так далее. Но экономия на проекте внедрения зачастую незначительная по сравнению с теми эффектами, которые приносит система после ввода ее в эксплуатацию. Например, цифровизация процесса управления договорами позволяет в 2-3 раза сократить трудозатраты на согласование и подписание одного документа. При пересчете на объемы документооборота и количество сотрудников, занятых на их обработке, подобная автоматизация приносит значительный экономический эффект.

В чем разница BPM-систем и ERP-систем?

ERP и BPM-системы выполняют разные функции в бизнес-процессах предприятия. BPM-система используется для управления бизнес-процессами (например, подписание и согласование документов), 
ERP – для управления ресурсами предприятия (денежными, материальными и так далее) и фиксации операций с ними. В ERP последовательность операций обычно жестко зафиксирована и следует определенным правилам, например, бухгалтерский учет происходит в строгом соответствии нормам законодательства. Системы подобного класса не нацелены на гибкость или быструю адаптацию.

BPM-системы более универсальны. Процесс является основным объектом, вокруг которого строится функции моделирования, контроля и исполнения, обязательно фиксируется история действий и другие метрики. При этом BPM – это пограничный класс ИТ-решений. Одна из его самых востребованных функций – исполнение процессов – часто хорошо реализована и в ECM-системах и частично в ERP. 

Процесс – это только часть бизнес-задачи в контексте BPM. На разных этапах любого процесса могут появляться различные артефакты (документы, записи), что уже выходит за границы «классической» BPM-автоматизации. Процессы и контент, информация, которая рождается при исполнении процедур, часто неотделимы друг от друга. Бизнес-данные, полученные в ходе работы, могут быть необходимы, чтобы считать результат процесса достигнутым.

BPM-системы в сочетании с ECM поддерживают совместную работу, хранение контента, управление потоками работ и движение документов, которые появляются по ходу бизнес-процессов. Наибольший эффект достигается при сочетании систем разных классов в зависимости от решаемых задач.

Какие процессы может автоматизировать BPM-система?

BPM-системы востребованы для автоматизации почти любых бизнес-процессов компании. Это могут быть классические процессы: договорные процессы и закупки, оценка контрагентов, обработка финансовых документов. Также встречаются специфичные процессы в конкретных отраслях: кредитный конвейер, оценка страховых случаев, оценка риска заемщика. Популярны BPM-системы в управлении взаимодействием с клиентами.

С чего стоит начать внедрение BPM-системы?

Внедрение BPM-системы стоит начать с определения бизнес-задачи и целей, которые планирует достичь организация. Необходимо провести анализ текущих бизнес-процессов и выявить области, требующие улучшения или автоматизации. Затем определить метрики, чтобы иметь четкий показатель достижения поставленных целей.

Для успешного внедрения BPM-системы важно получить поддержку руководства и заинтересованных стейкхолдеров. Они должны выделить необходимые ресурсы и содействовать процессу внедрения.

После этого можно приступить к выбору подходящей BPM-системы. Необходимо создать рабочую группу, состоящую из сотрудников, знакомых с бизнес-процессами компании, чтобы оценить функциональность разных продуктов и выбрать наиболее подходящий вариант.

Конечно, можно начать с пробной автоматизации одного бизнес-процесса или одного отдела, чтобы оценить эффективность и преимущества BPM-системы. Тогда нужно оценить применимость системы относительно вашей бизнес-задачи и определить вариант поставки – облачно или локально. Первый вариант будет дешевле и значительно проще для внедрения, но крупные компании со специфичными требованиями к информационной безопасности предпочитают использовать локальный вариант размещения системы.
КП КП Финансы
Реклама О проекте