Бизнес-процессы предприятия

«КП» простыми словами объясняет бизнес-процессы предприятия: рассказываем, про виды, особенности и правила внедрения

АНДРЕЙ АБРАМОВ
Журналист «КП»
Александр Cтаржинский
CEO сервиса онлайн-поздравлений
Congr
Марк Шерман
Управляющий партнер
коммуникационного агентства
B&C Agency
Бизнес-процессы – это основа. С их проработки должно начинаться любое предприятие. Формально, человек может просто сказать: «Я открою свой магазин» и начать этим заниматься. Но принесет ли это прибыль?

В идеале бизнесмен должен очень четко представить, описать и просчитать все аспекты открытия магазина: где он будет находиться, какой площади, что в нем будет продаваться, сколько конкурентов, для кого этот товар, сколько нужно закупать товара, где закупать, у кого закупать, как хранить, как обеспечить безопасность, по каким ценам продавать и т.д.

«Комсомольская правда» вместе с экспертами подготовила материал о бизнес-процессах предприятия, основных видах и внедрении их в работу.

Что такое бизнес-процессы

— В любом бизнесе мало придумать идею. Нужно очень подробно проработать всю схему бизнеса от самого начала. Бизнес-процесс не прекращается никогда. Это постоянная работа бизнесмена. Например, магазин давно открыт, имеет своего постоянного покупателя, прибыль идет. Но вдруг рядом открывается конкурент, и клиенты уходят к нему, потому что он продает такой же товар, но по более низким ценам. Здесь начинается бизнес-процесс по вопросу: а что делать в такой ситуации? И появляется подробный план – посетить магазин конкурента, выяснить, действительно ли цены у него ниже, найти других поставщиков, поменять товар в своем магазине и т.д., — рассказывает управляющий партнер коммуникационного агентства B&C Agency Марк Шерман.

Бизнес-процесс – это конкретный план действий на всех стадиях развития бизнеса от начала до конца. Ведь и закрытие бизнеса можно провести по-разному – с убытками или без.

CEO сервиса онлайн-поздравлений Congr Александр Старжинский объяснил «КП» понятие бизнес-процесс простыми словами.

— Это короткая инструкция по осуществлению того или иного повторяющегося действия внутри предприятия. У бизнес-процесса есть определенная функция, которая используется как для контроля так и для организации всей работы системы на макро и микроуровнях.

Пример такого процесса — регистрация нового клиента в системе компании который позвонил на горячую линию. На какого оператора он попадает, что должен сказать менеджер в скрипте и куда внести данные о полученной заявке.
На заметку
Сегодня эффективное управление бизнес-процессами невозможно без их автоматизации. С позиции информационных технологий такая группа решений называется Business Process Management или BPMS. Это инструмент управления, который не только автоматизирует и регламентирует процессы в предприятиях, но и позволяет проводить сбор и анализ всех необходимых показателей. Для чего? Это способствует снижению издержек, повышению прибыли и обеспечению прозрачности выполняемых операций.

Свою эффективность показывает отечественный инструмент для автоматизации бизнес-процессов — система Visary BPM. Среди IT-систем решение выделяет высокий уровень надежности, производительности и универсальности. Пользователи Visary BPM могут создавать и моделировать бизнес-процессы любой сложности. Система сочетает в себе все сильные стороны решений для управления активами, оборотом документов и сотрудниками. Ее можно комплексно и гибко интегрировать в систему управления всей компании.

Система работает на workflow-движке. С ее помощью можно следить за внедрением и работой бизнес-процессов в соответствии с заданной моделью. Контроль исполнения поручений и согласование документов встроены в интерфейс.

Основные виды бизнес-процессов

Экономисты по разному классифицируют бизнес-процессы. Мы перечислим ранжирования, которые помогут понять суть явления. В качестве примера рассмотрим кондитерскую фабрику.

Основные. С их помощью мы продаем товар или услугу потребителю, с них получаем прибыль. На нашем предприятии делают конфеты, которые мы продаем сладкоежкам. Но мало сделать конфету. Ее еще нужно упаковать. Это тоже основной бизнес-процесс, но его называют сопутствующим в рамках основного.

Вспомогательные и обеспечивающие. Они нужны, чтобы работали главные бизнес-процессы. Для кондитерской фабрики нужно покупать какао и молоко, чтобы получался шоколад. Конвейер должны обслуживать сотрудники, которых в свою очередь должны принять на работу кадровики.

Управляющие. Эти бизнес-процессы сами по себе ничего не производят. К ним относится планирование, а также управление ходом процесса на производстве.

Совершенствования или развития. Мы хотим, чтобы как можно больше людей полюбили наши конфеты, поэтому придумываем новые рецепты, ищем новые магазины.
Другие специалисты иначе выделяют основные виды бизнес-процессов. Дробят их по принципу коммуникации.

  • Коммуникации, которые ведутся с внешними контрагентами (поиск клиентов, работа с подрядчиками и т.д.).

  • Внутренняя, кросс-функциональная коммуникация (взаимодействие сотрудников).

  • Сопровождающая коммуникация (бухгалтерия, финансы, юридический отдел и т.д.).
На заметку
С Visary BPM у бизнеса будет преимущество. Система позволяет создавать и моделировать регламентированные процессы. Можно настроить их поэтапную маршрутизацию. Все это ведет к автоматизации, которая является важной составляющей успешного дела. Работает Visary BPM через интуитивно понятный веб-интерфейс.

Нанимать программистов не требуется, все интуитивно понятно. Для этого разработчики использовали технологию No-code. Встроенный конструктор бизнес-процессов позволяет создавать и редактировать шаблоны процессов без помощи программистов. Все настраиваете вы сами: не нужно вмешательство ни поставщика решения, ни привлечения сторонних разработчиков. Это значит, что удастся существенно сократить расходы на доработку системы в будущем.

«Visary BPM» является коренным компонентом Платформы «Визари», на базе которой успешно реализовано более 100 проектов для органов власти в стране. С системой работают крупные коммерческие компании во всех отраслях экономики. Все что потребуется для контроля за бизнесом — интернет. Заходить в интерфейс можно не только из офиса, но также и удаленно.

Стандарты описания бизнес-процессов

Чтобы бизнес-процесс работал, мало заявить о нем, нужно еще детально и логично все описать.

— При разработке бизнес-процессов чаще всего приходят к графическому моделированию – к нотации бизнес-процессов. По большому счету, это выглядит как некая блок-схема, в которой есть точка начала, точка конца, могут быть циклы и разветвления. Это схема, которая позволяет увидеть все возможные варианты развития событий, все возможные процессы и ключевые подразделения, которые задействованы в том или ином бизнес-процессе, — поясняет CEO сервиса онлайн-поздравлений Congr Александр Cтаржинский.

Нотация позволяет:

  • всем участникам быть на одной странице и одинаково видеть бизнес-процесс;

  • исключает такие моменты как упущение тех или иных вводных при планировании бизнес-процессов;

  • с помощью графического моделирования эти бизнес-процессы гораздо проще внедрять и интегрировать в деятельность компании.

Описание бизнес-процесса должно быть максимально понятным, чтобы любой сотрудник мог верно свои функции и задачи. Описывать обязательно все бизнес-процессы. Вернемся к нашему примеру с кондитерской фабрикой. Должны быть должностные инструкции для всех сотрудников — авторов рецептов, упаковщиков, бухгалтеров предприятия. Прописаны регламенты работы с поставщиками, осуществления платежей контрагентам и т.д.

При этом эксперты не рекомендуют составлять нотации самостоятельно. Лучше воспользоваться существующими системами, которые зарекомендовали эффективность. Например, BPMN, IDEF0, EPC.
Приводим базовые рекомендации, которые можно считать стандартами описания бизнес-процессов.

  • В каждом описании должен быть результат бизнес-процесса: не абстрактный, а измеримый, которые можно четко себе представить.

  • На старте нужно сделать упор на тщательное описание основных бизнес-процессов и только после их проработки заниматься вспомогательными.

  • Если речь о должностной инструкции, то там должны быть указаны четкие задачи, сроки, прописана мотивация — то есть вознаграждение за конкретный результат.

  • На начальном этапе описание бизнес-процессов лучше делать самостоятельно — ведь бизнес ваш. Можно привлечь сотрудник-исполнителей, которые будут отвечать за этот бизнес-процесс. И только на заключительном этапе стоит приглашать внешних экспертов, например, консалтинговую компанию, которая поможет с описанием.

Описание процессов, как и сами процессы нужно оптимизировать. Какие-то звенья убрать, пересмотреть сроки исполнения, отказаться.

Правила внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов позволяет уменьшить трудозатраты, нивелировать ошибки, увеличить прибыль, расти и расширяться. Но для этого нужно грамотно интегрировать процессный метод в свое дело. Не все начинающие бизнесмены готовят описание бизнес-процессов и вообще продумывают их. Некоторые предпочитают действовать по наитию. Однако как показывает жизнь, такое предприятие не выдерживает конкуренции, несет убытки и либо закрываются, либо задумываются о внедрении бизнес-процессов.

Планирование

Основополагающие правило бизнес-процессов. Все коммуникации на предприятии нужно с самого начала точно планировать и распределять. Озаботьтесь тем, как будут выстроены все коммуникаций. Определите стратегию и поставьте цели.

Анализ

Мало ввести процессный метод. Через некоторое время может оказаться, что он не дает должного результата. На должный уровень оптимизация и доходы так и не вышли. Поэтому следует проводить постоянную корректировку и анализ текущих, уже работающих бизнес-процессов. Либо отказываться от каких-то вовсе.

Внимание не только на продукт, но и процессы внутри предприятия

Всегда нужно начинать с выстраивания коммуникаций именно внутри компании. Потому что, если там будут какие-то ошибки и сбои, они повлияют на все остальные бизнес-процессы, что крайне нежелательно. Какой толк в том, что вы знаете лучший рецепт конфет, если на кондитерской фабрике нет кадровика, который примет технологов?

Внедряйте только то, что сможете исполнить

Не стоит внедрять процесс, не имея инструментария и ресурсов для контроля за его исполнением. Иначе вы зря потратите время. А время — деньги. Допустим, вы решили, что на кондитерской фабрике конвейер будет обслуживать робот, ведь так экономнее. Но денег на его покупку у предприятия нет и не предвидится. Тогда какой смысл в том, что вы запланировали сокращение живых сотрудников?
На заметку
Эффективнее внедрять и контролировать бизнес-процессы можно с системой Visary BPM.

Не нужно знать языки программирования. Создавайте новые и корректируйте ваши бизнес-процессы через web-интерфейс.

Четкость и контроль. Выстраивайте работу вашей компании с Visary BPM: перед глазами полная раскладка процедур и возможность фиксировать регламентные работы.

Помогут цифры. Анализируйте показатели и их отклонения от эталонных. Можно вести мониторинг KPI в регламентированных процессах.

Долой рутину. Типовые задачи можно автоматизировать и сосредоточится только на важном.

Смотри в будущее. Масштабируйте результаты бизнес-процессов своего предприятия, чтобы прогнозировать и развивать дело. В этом помогут гибкие настройки процессов.

Расстояния не проблема. Visary BPM позволяет создать единую IT-инфраструктуру в крупных холдингах с территориально удаленными подразделениями. Совместимость и защита данных прилагаются.

Не только для гигантов. Систему можно встроить в небольшую структуру. Например, департамент или локальный бизнес, не обремененный сетью филиалов.

Популярные вопросы и ответы

Вопрос:
Применимы ли к стартапам базовые бизнес-процессы?
Ответ:
— Для стартапов бизнес-процессы наряду с финансовым моделированием – одно из основополагающих условий для дальнейшего успеха. Поскольку стартап сам по себе предполагает уникальность и создание чего-то нового. Поэтому здесь нельзя взять что-то у конкурентов, нельзя применить уже работающие бизнес-процессы и переложить их на свою компанию. Всегда нужно будет создавать все заново, набивать шишки, тратить время и ресурсы, — отвечает CEO сервиса онлайн-поздравлений Congr Александр Cтаржинский.
Вопрос:
Что произойдет, если бизнес-процесс организован неправильно?
Ответ:
— По большому счету, бизнес-процесс – это маршрутизация от одного звена к другому. Причем звенья могут лежать как внутри компании, так и простираться за ее пределы. Чем оптимальнее будет путь, тем эффективнее будет работать компания. Если путь проложен не самым удачным образом, то во время повторения (а бизнес-процесс – явление повторяющееся) на большом отрезке времени это может «съесть» очень много ресурсов, — объясняет Старжинский.
Вопрос:
Есть ли компании, которые избегают бизнес-процессов?
Ответ:
— Несмотря на то, что это, определенно, очень важная составляющая любого бизнеса, я знаю пример коллег, которые не уделяют этому аспекту должное внимание. В результате бизнес-процессы не выстраиваются изначально под нужный формат, все идет по накатанной. То есть кто-то приходит в компанию и делает так, как ему удобно, затем другой новый человек приходит и также делает как ему удобно. Этот опыт передается дальше и в итоге выстраиваются бизнес-процессы не те, которые нужны компании. Как правило, они очень неудобные, сложные и неэффективные. Тем не менее, это реалии российского бизнеса.
Фото на обложке: globallookpress.com

А какие бизнес-процессы внедряете в своем деле вы? Поделитесь в комментариях:

Комментарии для сайта Cackle
Made on
Tilda