Дедлайн: зачем нужен и где используется в 2025 году

Офис. Одни неспешно пьют горячий кофе, другие рисуют в блокноте, третьи с пустыми глазами смотрят в экран ноутбука. И тут – трынннь! В рабочий чат приходит сообщение от руководителя: «Новая задача, дедлайн – завтра до 12:00». Легкая паника, сердцебиение учащается. Блокноты летят в сторону, кофе проливается, человек за ноутбуком судорожно вспоминает, кем он тут работает… Что ж, не будем мешать трудовому процессу и вместе с экспертами порассуждаем, зачем нужны дедлайны и когда они спасают целые проекты, а когда убивают мотивацию. 

Что такое дедлайн простыми словами

Простыми словами дедлайн – это крайний срок, к которому нужно выполнить поставленную задачу. Само слово пришло к нам из английского языка: deadline дословно – «мертвая линия». В Америке в 60-х годах XIX века дедлайном называли крайнюю линию тюремного лагеря. Если арестант пересекал эту линию, то охрана могла стрелять в него без предупреждения. 

К счастью, в современном мире за сорванные дедлайны не расстреливают, но зато существует разделение на жесткие и мягкие дедлайны. Жесткий – это строго фиксированный срок, который не может быть изменен. Например, нужно организовать для клиента корпоратив к дню рождению компании. Не успеть подготовиться и провести корпоратив после дня рождения здесь не получится. Зато получится потерять деньги и репутацию. А вот о мягких (или гибких) дедлайнах говорят, когда даты могут быть легко сдвинуты, и это не будет критично влиять на конечный результат.

Полезная информация о дедлайнах 

Изучим факты о дедлайнах.

Зачем нужны дедлайны

Дедлайны нужны для организации работы и контроля сроков выполнения задач. С помощью них руководители оценивают эффективность сотрудников и распределяют ресурсы команды. Подчиненным (исполнителям) дедлайны помогают предотвращать откладывание дел, согласовывать действия с коллегами и способствуют доведению начатого до конца в срок.

Где же в основном используются дедлайны – давайте рассмотрим несколько примеров.

• В сфере создания и управления проектами

Несколько сотрудников (или даже несколько отделов) работают в связке над крупным проектом, при этом им важно соблюдать порядок выполнения этапов. Поэтому, чтобы процесс не «провисал», дедлайны устанавливаются для промежуточных задач. 

• В медиасфере

Зачастую журналисты, редакторы и дизайнеры работают в условиях жестких сроков выпуска материалов. Здесь это крайне важно для того, чтобы успевать публиковать новости, пока они актуальны. Ведь «протухшие» инфоповоды читателям не нужны.

• В сфере образования

Студенты сдают работы к установленной дате, в противном случае «долги» копятся и ведут по дороге к отчислению. Преподавателям дедлайны помогают планировать учебный процесс.

И даже в повседневной жизни мы часто встречаемся с дедлайнами. Платить налоги, менять паспорт, подавать документы на поступление нужно до определенной даты. Иначе будут проблемы.

Как сотруднику соблюдать дедлайны

Казалось бы, соблюдать дедлайны легко: просто будь пунктуальным и самоорганизованным. Однако не у всех есть такие качества, а развить их бывает достаточно сложно. Чтобы научиться не срывать сроки, придерживайтесь следующих советов.

Делите большие задачи на маленькие

Когда задача большая и расплывчатая, сложно понять, сколько времени она займет. Маленькие подзадачи делают работу конкретной и измеримой. Например, «подготовить презентацию для клиента» поделите на «собрать информацию», «составить структуру презентации», «создать слайды». «Подзадачи» тоже можно разбить на этапы, таким образом «создание слайдов» будет состоять из выбора шаблона оформления, подбора изображений, оформления каждого слайда. Эти шаги разложите по дням или часам. Таким образом вы реально оцените, успеваете вы или нет, и у вас будет возможность вовремя скорректировать план.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Даже самая продуманная и логично выстроенная система работы может затянуться из-за отвлекающих факторов. Уберите телефон, закройте вкладки с соцсетями, покормите и погладьте кошку – теперь, когда ничто не мешает сосредоточиться на задачах, приступайте к работе.

Устанавливайте редлайны

Редлайн – это срок, установленный на 2-3 дня раньше дедлайна. Иными словами: сделайте раньше и оставьте себе запас времени для проверки и доработки. Кстати, если случится форс-мажор, запасное время станет для вас настоящим спасением. Алексей Оносов, основатель компании «Юнисофт», эксперт по построению и автоматизации производства подтверждает:

– Проверено на деле: если установить редлайн на 80% от общего времени проекта, то остальные 20% можно спокойно потратить на тестирование и исправление недочетов.

Используйте специальные программы

Отслеживайте свои дела в task-менеджерах. Для каждой задачи можно установить дату завершения, и система будет напоминать об этом – визуально или через уведомления.

Поощряйте себя

Например: «сделаю эту задачу до 16:00 – посмотрю серию любимого сериала». Как это работает. Когда вы отмечаете даже небольшие успехи, мозг получает «дозу» дофамина – гормона удовольствия. Это формирует привычку работать эффективно и способствует повторению результата.

Но что, если вы прямо сейчас понимаете: срыв дедлайна неизбежен? Не паникуйте. Воспользуйтесь советом от нашего опытного эксперта, Алексея Оносова:

– Есть такая штука – «минимально жизнеспособный продукт». То есть можно сдать базовую версию, которая решает основные задачи, а потом уже ее доработать. У нас была ситуация с крупным заказом – сроки поджимали, но мы честно сказали клиенту о рисках и предложили поэтапную сдачу. Что получилось? Довольный клиент и долгосрочные отношения на годы вперед.

Надеемся, эта история вас приободрила и дала понять, что срыв дедлайна – это не приговор. Возможно, именно это откроет путь к более удачному решению. Ну и, конечно, вы получили самое бесценное – опыт: теперь вы лучше понимаете объем работы и сможете учесть это в дальнейшем.

это интересно

Фидбэк: зачем нужен и где используется

Важную роль в решении рабочих задач играет обратная связь, или фидбэк. Расскажем, каким он может быть

Подробнее

Плюсы дедлайнов

Грамотно установленные дедлайны хорошо дисциплинируют, повышают результативность сотрудников, помогают делать работу более упорядоченной. «Без четких сроков ведь многие откладывают дела на потом, и это нормально для человека, – комментирует Алексей Оносов. – К тому же с дедлайнами повышается продуктивность сотрудников, потому что ограничение по времени заставляет концентрироваться на том, что действительно важно. Дедлайны помогают планировать рабочий процесс, логично структурировать задачи. Команду мотивируют – когда видишь финишную черту, появляется энергия и даже азарт какой-то. Они учат управлению временем, заставляют думать о приоритетах и о том, как правильно распределить ресурсы. Чем больше проектов с дедлайнами делаешь, тем лучше команда учится планировать по-нормальному. Работает на практике, сам много раз проверял».

Минусы дедлайнов

Согласно данным совместного исследования Сеченовского университета и МГУ, более 41% российских IT-специалистов назвали основным источником стресса именно жесткие дедлайны. Они приводят к ощущению «огромной спешки», накоплению тревоги, потерю мотивации и в конечном счёте – к профессиональному выгоранию. Повторимся, речь идет о жестких дедлайнах, то есть о сроках, которые нельзя поменять.

Кроме того, твердо установленные сроки могут вести к снижению качества работы. В спешке легко упустить критические ошибки, которые потом могут вылиться в серьезные проблемы.

Ну и, наконец, постоянное давление дедлайнов уменьшает удовольствие от работы и ведет к конфликтам в команде.

«Чтобы избежать всех этих негативных последствий, – отмечает Алексей Оносов, – сотрудники начинают подходить к задачам с формальным подходом – делают работу «для галочки», лишь бы уложиться в срок, а не для реального результата». Об эффективности здесь речи, конечно, уже нет. 

Мнение специалистов о влиянии дедлайнов на эффективность сотрудников

Алексей Оносов:

Мое мнение – дедлайны должны быть обязательно, иначе работа просто не будет выполняться.

Но дедлайны должны быть реалистичными и требовать лишь некоторого напряжения, а не героических усилий.

Алексей ОносовОснователь компании «Юнисофт», эксперт по построению и автоматизации производства

Как предприниматель часто работаю в дедлайнах и понимаю, что без них никуда в современном бизнесе. Но всегда оставляю время на возможные форс-мажоры: что-то может сломаться, заболеет ключевой сотрудник, изменятся требования заказчика. Таким образом, дедлайн – это инструмент, а не кнут. Кстати, видел компании, где люди работали в режиме постоянных «горящих» сроков, в итоге они просто выгорали. Разве это эффективность? Взять ответственность за реалистичное планирование – вот что требуется от руководителя.

Мария Олехнович, преподаватель бизнес-школы ИМИСП, к.пс.н., руководитель направления развития персонала «Иннопрактики», корпоративный антрополог:

Дедлайн – это крайний срок выполнения задачи. А понятие «горящий дедлайн» означает, что этот срок стремительно приближается и счет идет уже не на недели, а на дни. В результате резко меняется формат работы: сотрудники нервничают и трудятся в усиленном режиме, возможно, даже сверхурочно и без выходных, иногда в ущерб качеству. А все потому, что есть риск серьезных последствий: санкции, финансовые и репутационные потери.

Дедлайны – это как молоток: ими можно построить дом, а можно получить травму. То есть эффективность этого инструмента зависит от того, как его использовать.

Мария ОлехновичПреподаватель ИМИСП, к.пс.н., руководитель проектов по HR-технологиям 

В полезном смысле они задают рамки работы, помогают расставить приоритеты и создают здоровое давление, мобилизующее силы команды.

Но дедлайны могут и навредить. Постоянное напряжение, как правило, ведет к усталости и выгоранию, а в погоне за сроками страдает качество работы. Авралы повышают нервозность, вызывают конфликты, постоянный стресс демотивирует сотрудников и становится причиной их увольнения.

Таким образом, ключ к успеху – баланс с учетом реальных возможностей, использования промежуточных сроков и обязательного времени на отдых.

Популярные вопросы и ответы

Отвечает Алексей Оносов