Электронная трудовая книжка в России в 2025 году: что такое, выписка, переход, образец заявления, где ее посмотреть, ведение, внесение записи, советы экспертов

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году ¹: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате. Сейчас система стабильно работает и полностью отлажена. Раньше при смене работы нужно было не забыть забрать трудовую, а при потере — восстанавливать ее, то теперь все это решается парой кликов. Для граждан, кто начал свою карьеру после 1 января 2021 года, электронная книжка ведется только в цифровом формате. Те, кто когда-то уже завел бумажный вариант, могут ее оставить. Причем даже при сохранении обычной трудовой работодатель все равно обязан дублировать данные в электронную систему. Чтобы отказаться от обычной трудовой книжки, нужно написать заявление об отказе на имя работодателя.

Вместе с экспертом поговорим о том, что представляет из себя электронная трудовая книжка в России и каковы ее преимущества в 2025 году.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой документ, который содержит всю информацию о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются личные данные, наименование работодателя, а также любые кадровые изменения: прием на работу, увольнение, перевод на другую должность. Работодатель обязан передавать все данные в Социальный фонд России (СФР). Таким образом, в системе формируется ваше личное трудовое досье, доступ к которому есть у вас, ваших работодателей и у государственных служб для начисления пособий и пенсии.

Полезная информация об электронной трудовой книжке

В таблице кратко собрана основная информация о ЭТК.

Электронная трудовая книжка	Подробности
Формат	Данные хранятся в цифровом виде на сервере Социального фонда России (СФР)
Доступность	Работник может посмотреть свою ЭТК в любое время на сайте госуслуг или СФР, прийти в отделение СФР или МФЦ, запросить у работодателя
Отказ от ведения ЭТК	Невозможно
Кто вносит данные	Работодатель при любом кадровом событии направляет в СФР специальный отчет (форма ЕФС-1)
Кому нужно оформить	Всем сотрудникам, впервые устроившимся на работу с 1 января 2021 года. Для них бумажная трудовая не заводится

Пошаговая инструкция по переходу на электронную трудовую книжку

Работники, до сих пор не отказавшиеся от бумажных трудовых, могут сделать это в любой момент. Разберем, что для этого необходимо сделать.

Написать заявление

Для отказа от бумажной трудовой, в первую очередь, нужно сообщить о своем намерении работодателю заявлением в свободной форме. Можно указать дату, с которой планируете прекратить пользоваться бумажной трудовой книжкой. Подписанный документ отдайте в отдел кадров или руководителю.

Получить бумажную трудовую

В отделе кадров в бумажную трудовую внесут информацию о переходе на электронный вариант. В течение трех дней после подачи заявления бумажную трудовую отдадут работнику на руки. С этого момента работодатель перестает вести и хранить вашу бумажную трудовую книжку.

Проверить данные

После перехода лучше проверить корректность внесенных сведений. Сделать это можно через личный кабинет на сайте СФР. Если нашли какие-то неточности — обратитесь в отдел кадров, чтобы внесли исправления.

Образец заявления для перехода на трудовую электронную книжку

Нет жестких требований к тому, что писать в заявлении для перехода на ЭТК. Поэтому формулировать можно по-своему. Вот пример такого заявления.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Получить информацию из электронной трудовой книжки можно достаточно легко. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ ² для этого есть несколько способов.

Портал госуслуг. Один из самых простых и удобных способов. Нужно в личном кабинете вписать в строку поиска «Выписка из электронной трудовой книжки». Система предложит заказать соответствующую услугу. Когда выписка в формате PDF с электронной подписью СФР сформируется, придет уведомление.
Сайт СФР или личное обращение. Через личный кабинет процедура практически такая же, как на «Госуслугах»: выбрать раздел, связанный с трудовой деятельностью, и заказать выписку. При личном обращении выдают бумажный документ, заверенный надлежащим образом.
Работодатель. У нынешнего или последнего работодателя можно запросить сведения о своей трудовой деятельности. Для этого нужно подать письменное заявление. Работодатель обязан предоставить вам выписку по форме СТД-Р (содержит сведения о трудовой деятельности только у данного работодателя) в течение трех рабочих дней.
МФЦ. Выписка выдается при личном обращении на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом. С собой понадобится паспорт.

Выписка из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки представляет собой документ, содержащий информацию о трудовом стаже, включая периоды работы, должности и организации. Документ предоставляется бесплатно в электронном или бумажном виде. Электронная версия имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. Документ обычно используется для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Стоит отметить, что выписка бывает двух видов: в формате СТД-Р и СТД-СФР. СТД-Р выдается работодателем и содержит информацию только о трудовой деятельности в данной организации. СТД-СФР — выписка, которую получают на «Госуслугах», в МФЦ и СФР. В ней полная информация о трудовом стаже с первого дня.

это интересно

Перевод на удаленную работу

Какие права и обязанности есть у удаленного сотрудника

Подробнее

Запись о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке

Запись о переходе на электронную трудовую книжку включает следующую информацию: номер записи, дата, основание внесения записи, наименование и дата документа, на основании которого внесена запись. Ниже ставится печать и подпись ответственного сотрудника. Запись обычно примерно такая: «Подано письменное заявление от /ФИО/ о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Ведение электронной трудовой книжки

Ведение электронной трудовой книжки — это регулярное обновление информации о сотруднике: внесение записей о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и прочих событиях в профессиональной деятельности.

Работнику рекомендуется периодически (можно раз в полгода) проверять свои данные. При обнаружении ошибки стоит обратиться в отдел кадров с просьбой внести исправления.

Советы экспертов по переходу на электронную трудовую книжку

Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы GdeRabota.ru:

Процесс перехода на электронную трудовую книжку зависит от момента получения первой официальной работы. Если у сотрудника стаж несколько десятилетий и он сохранил бумажную версию документа, то отказаться от старой трудовой книжки легко. Достаточно написать заявление в свободной форме на имя руководителя. Можно написать: «Прошу предоставить данные о трудовом стаже в электронном виде, согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ».

После этого работодатель отметит в бумажной трудовой переход на ЭТК и не будет использовать старую версию документа для актуальной информации. Но выбрасывать бумажный вариант не стоит — он пригодится для подтверждения прошлого опыта в Социальном фонде.

Если сотрудник в первый раз устроился официально после 2020 года, то сам он оформлять ничего не должен. Все сделает работодатель. Достаточно только подписать трудовой договор и предоставить необходимые документы. Затем компания передаст информацию в Социальный фонд.

Популярные вопросы и ответы

Отвечает Екатерина Агаева:

Как узнать, есть ли у тебя электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка есть у всех официально трудоустроенных работников. С 2020 года работодатели обязаны передавать информацию о сотрудниках в Социальный фонд, и именно эти данные включает электронная книжка.

До 2020 года сотрудники могли написать заявление на сохранение бумажной версии трудовой. Но даже при наличии бумажной, ЭТК все равно заводилась. Это стало одним из обязательств работодателя — отправлять информацию в СФР, который заносит данные в электронную трудовую книжку.

Но если сотрудник в первый раз устроился на работу в 2021 году и позже, то для него заводится только электронная трудовая книжка. Выбрать старый вариант уже нельзя. Однако работодатель обязан делать запись в бумажной трудовой, если сотрудник сохранил ее и поменял работу после 2020 года.

Посмотреть данные из ЭКТ можно двумя способами: дистанционно с помощью «Госуслуг» или лично в МФЦ. На «Госуслугах» нужно перейти в раздел «Выписка» из электронной трудовой книжки» и нажать на кнопку «Получить выписку». Через несколько минут в разделе «Заявления» появится выписка в формате pdf. Документ можно скачать и распечатать при необходимости.

В МФЦ нужно прийти с паспортом. Там сотрудники также выдадут бумажный вариант выписки. Но получить электронный вариант документа не получится — в целях безопасности работники не используют флешки клиентов.

Еще вариант — подойти в отдел кадров. В течение трех дней кадровики предоставят информацию.

Какие преимущества у электронной трудовой книжки?

Главный плюс электронной версии — мобильность. Теперь невозможно потерять трудовую книжку и утратить вместе с ней все данные о профессиональном опыте. Информация о трудовом стаже хранится в СФР, а не у работодателя или дома у работника. Это безопасно, ведь исключает возможность пропажи или похищения данных.

При этом сотрудник может проверить информацию в ЭТК в любое время на наличие опечаток и ошибок. Исправить неточности спустя десятки лет бывает сложно — и работодатель может обанкротиться, и данные могут не сохраниться. Поэтому благодаря быстрому доступу к электронной трудовой книжке можно просмотреть данные и попросить исправить погрешности.

Электронная трудовая книжка — это удобный вариант для удаленных сотрудников. Не придется отправлять оригиналы документов по почте в другой город. После 2020 года у работодателей есть доступ к ЭТК из любой точки страны, что ускоряет процесс найма.

Также электронный документооборот упрощает оформление пенсии. Компании и СФР обмениваются информацией между собой без посредника в виде работника. А сотруднику нет необходимости лично приходить в СФР для просмотра пенсионных баллов. Достаточно запросить информацию на «Госуслугах».

Может ли работник отказаться от ЭТК?

Нет, работник не вправе отказаться от электронной трудовой книжки. Согласно закону, ЭТК это не документ, а данные о работнике, которые хранятся в СФР. Работодатель не имеет права не передавать информацию о сотрудниках в фонд. Единственный вариант — работать неофициально или попросить начальство не направлять данные. Но все это противоречит закону и ведет к административной ответственности.

Можно ли выкинуть бумажную трудовую при переходе на ЭТК?

Социальный фонд России советует не выбрасывать бумажный вариант трудовой книжки после перехода на электронную версию. Документ пригодится для подтверждения трудового стажа до 2020 года. Он поможет разрешить возможные недопонимания и споры.

Также подтвердить трудовой стаж можно с помощью сохранившихся трудовых договоров, приказах о приеме на работу или увольнении. Если у сотрудника до сих пор есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан делать в ней актуальные записи, несмотря на наличие электронной версии.

Но в любой момент можно обратиться в СФР с бумажным вариантом документа, чтобы перенести все данные до 2020 года.

Источники

Федеральный закон от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/44934
Трудовой кодекс Российской Федерации. URL: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102074279