Cкладской учет на предприятии

Как организовать складской учет на предприятии: определение понятия, методы учета на складах, правила и автоматизация процесса

АНДРЕЙ АБРАМОВ
Журналист «КП»
Николай Жук
Финансовый директор
фулфилмент-оператора FulEx
Василий Кузьмин
Руководитель группы систем
управления складом
онлайн-гипермаркета ВсеИнструменты.ру
Дмитрий Леонтьев
Руководитель направления
«Логистика» компании «Свеза»
Александр Демкин
Директор логистики корпорации
«Биосфера» в России
Олег Ткачев
Генеральный директор
и соучредитель компании Sputnik,
разработчик систем управления
товарными запасами
Что нужно знать о складском учете на предприятии
Складское хозяйство — важный элемент работы любого предприятия. Учет складского хозяйства — это контроль за тем, как перемещаются товары. Склады это не только зоны хранения товарных запасов, они нужны для того, чтобы производство работало без перебоев.
— Сколько товара в наличии, правильно ли он хранится, как избежать «затаренности», как быстро можно отгрузить заказчикам – от этого зависят и успешные продажи, и производство. Обычно продукцию располагают по срокам и сортам на разные секторы склада, — рассказывает руководитель направления «Логистика» компании «Свеза» Дмитрий Леонтьев.

Что такое складской учет

— Складской учет — сложная система подготовки к приемке, размещению товаров на хранение, отпуску и самого отпуска товаров. Все это звенья одной цепи, тесно связанные друг с другом, — рассказывает финансовый директор фулфилмент-оператора FulEx Николай Жук.

Складской учет подразумевает ведение документации в специальной системе или бумажном виде. Это могут быть накладные или документы, касающиеся разных хозяйственных операций, а также другие виды. На некоторых предприятиях, например, важно учитывать перемещение товара внутри предприятия или склада. Все зависит от потребностей этого учета.

— Существует учет на вход и выход товара, но есть более сложные варианты в разрезе определенных показателей и свойств товаров. Какие-то товары требуют учета срока годности, метража, веса и, соответственно, отдельного хранения в специальной зоне на складе, — объясняет руководитель группы систем управления складом онлайн-гипермаркета ВсеИнструменты.ру Василий Кузьмин.

Генеральный директор и соучредитель компании Sputnik Олег Ткачев рассказывает, что складской учитывает:

  • операции: приемка, хранение, отборка, перемещения;
  • товары: срок годности, местоположение;
  • персонал: время прихода/ухода, регистрация выполнения заданий;
  • оборудование: наличие и свойства оборудования.
Собирая, храня, и обрабатывая эту информацию предприятие получает возможность качественно управлять процессами на складе.

Виды складского учета

Специалисты выделяют четыре вида складского учета.

Ручной. Ассортимент и количество сделок невелики, и все можно фиксировать в рабочей тетради.

Учет с помощью простых программ. Не слишком отличается от ручного вида учета, хотя позволяет вносить больше данных, чем можно вписать в тетрадь. По сути, этот способ тоже ручной несмотря на то, что тот же Excel возьмет на себя некоторые расчеты.
Автоматизированный. Работает с помощью товароучетных программ.

Комплексная автоматизация. Контроль не только за складами, но и всем остальным — продажами и закупками, торговыми площадями и т.д.

Есть два способа складского учета.

Сортовой. Хранение по наименованию и сортам. Время поступления и цены не учитываются. К плюсам способа учета можно отнести оперативное регулирование товарных остатков, экономное использование складской площади и адресное хранение товаров. Недостатки — рост трудозатрат и невозможность разделить товары одного вида по цене поступления. Способ предполагает два метода, сальдовый и количественно-суммовой.

Сальдовый - это организация на складах количественного учета по видам ценностей. При этом бухгалтерия ведет только суммовой учет. Количественно-суммовой метод — одновременная организация и количественного, и суммового учета на складах и в бухгалтерии.

Партионный способ отличается тем, что ведется по каждой партии. Особенно важно применять партионный учет организациям, которые реализуют товары с коротким сроком годности — скоропортящиеся. Методика учета позволяет отслеживать товар, на исходе срока годности и принимать меры. Это усиливает контроль над сохранностью и помогает избежать возможных финансовых потерь. Применяться он должен сразу и на складе, и в бухгалтерии, чтобы избежать разночтений по данным складского и бухучета.

Такой учет позволяет выяснить, как расходуется партия, не проводя при этом инвентаризацию. Другой вопрос, что партионный способ не дает возможности оперативно управлять запасами.

Правила ведения складского учета

Правила ведения складского учета во многом зависят от ширины ассортимента. Ведь для кого-то достаточно вести учет в блокноте.

— Но, когда количество и разнообразие товара растет, специалисты уходят от бумажных носителей. Кто-то ведет таблицы в Excel, другие покупают готовые решения или создают собственные программные. «Автоматизация сокращает расходы на персонал и оптимизирует работу склада», —говорит Василий Кузьмин.
Это интересно
Управление бизнес-процессами предприятия
Что такое управление бизнес-процессами предприятия: «Комсомолка» вместе с экспертами простым языком объясняет про BPM, его структуру, цели, методы и принципы оптимизации
Планирование, честность, ответственность и отчетность — основопологающие принципы складского учеты.

— Работы должны идти строго по графику, товары нужно учитывать по их реальному наличию, а не со слов коллег. Все операции обязательно вести в режиме реального времени, и формировать архив со всеми документами, фиксирующими списания, возвраты и прочее, — говорит Николай Жук.

Ведение учета на складе, с одной стороны, достаточно простая процедура, но требует внимательности и скрупулезности. Прежде всего, необходим 100% учет продукции и ежемесячное проведение инвентаризации остатков.

— Также важен качественный и достаточно объемный документооборот: расходные и приходные накладные, карточки учета при поступлении новой партии. По сути, на складе три основные должности: кладовщики, контролирующие места расположения продукции на складе; водители погрузчиков, которые организуют быстрое перемещение продукции; и специалист по оформлению документов на приемку и отгрузку, — говорит Дмитрий Леонтьев.
Директор логистики корпорации «Биосфера» в России Александр Демкин называет основным правилом складского учета принцип: движение товара не может быть без документа или соответствующей проводки в WMS системе (так в логистической сфере называют весь комплекс автоматизации — прим.ред.) и наоборот.

— Как только товар появляется на складе, любое его перемещение должно быть формализовано проводкой в терминале и отражено в системе WMS. Наша система управления бизнес-процессами складской работы синхронизируется с 1С и позволяет авторизованному пользователю в любой момент времени и с любого устройства посмотреть текущий остаток, движение, статусы товаров. В обычном учете используется 2 статуса «годен» и «брак», но мы ввели дополнительные статусы, так как это дает более качественное понимание дальнейшей работы с товаром. Работа со «статусами» товаров на складе позволяет гибко подходить к приемке товаров и определять их состояние для дальнейшей обработки, — рассказывает Александр Демкин.

Собеседник считает, что важно не только автоматизировать бизнес-процессы внутри склада, но и с контрагентами. Например, наладить документооборот и формализовать его не, а бумаге или в почте, а перевести в онлайн. Это позволяет улучшить качество общения с торговыми сетями. Это значительный вклад в долгосрочное сотрудничество и позволяет сэкономить человеко-часы в месяц.

Методы автоматизации складского учета

Вести складской учет можно по-разному. Например, с помощью специальных автоматизированных программ. Их очень много, они все разные, со своими плюсами и минусами. Пользуются популярностью «ЕКАМ», «МойСклад» и «Бизнес.ру».

— Сократить потери помогают современные методы автоматизации, они оптимизируют время на обработку и снижают риски ошибок. Практически все компании внедряют WMS – так в логистической сфере называют весь комплекс автоматизации. Даже в малом бизнесе автоматизация эффективна, порог входа в решения очень низок, а эффективность повышается во много раз. Сегодня для инвентаризации есть программы даже для мобильных телефонов, которые считывают штрих коды, систематизируют продукцию и дают полное представление о товарных запасах, — рассказывает Дмитрий Леонтьев.

Уровень развития автоматизации у всех фирм и складов разный. Кто-то только начинает внедрять электронные системы учета, а есть компании, у которых на складе практически исключен ручной труд. Но в любом случае складская работа с течением времени будет меняться: уже есть примеры, когда на складе нет работников, все переведено в автоматический режим.

— Автоматизация решает множество задач самостоятельно и приводит работу склада в порядок. Вы можете осуществлять контроль за остатками на складе в реальном времени, следить за перемещением всех товаров — отгрузкой, движением между складами, за продажами, за работой сотрудников, их эффективностью, — поясняет Николай Жук.

Благодаря автоматизированным системам вы будете информированы о том, есть товар на складе или отсутствует, сможете готовить бухотчеты и документы для поставщиков, внедрять программы лояльности для покупателей, взаимодействовать сразу с несколькими магазинами, складами и т.д.
Автоматизация склада может быть разной, все зависит от того, какие цели ставит предприятие.

  • Если складские процедуры просты, можно автоматизировать только ключевые операции на складе. Это позволит наладить контроль за персоналом, товарный учет, понять скорость выполнения операций.

  • Чем выше уровень функционирования склада, тем сложней должна быть автоматизация.

  • Оптимальный вариант: адаптация автоматизированной системы под конкретные условия.

— Методов и инструментов автоматизации работы складов сейчас много - зависит от бюджета и масштабов. Привлечение внешнего ПО может не подходить полностью под задачи бизнеса, поэтому по возможности лучше разработать собственное. Своя разработка может занять больше времени, но это как долгосрочная инвестиция, которая окупается на «длинном плече». Самим проще создавать программное обеспечение под текущие процессы. «Плюс будет более гладкое внедрение в работу», — говорит Василий Кузьмин.
ГЛАВНОЕ
  • Автоматизация склада нужна большим складам, в которых одновременно находится большое количество товара и задействованы десятки людей.

  • Учет позволяет вести деятельность склада.

  • Без учета невозможно определить какой товар, где находится, насколько он свежий.

  • Невозможно определить насколько качественно работают люди на складе.

  • Невозможно пополнять ячейки.

  • Автоматизация помогает решить эти проблемы и иметь высокоэффективные операции на складе.

  • Автоматический учет показывает, где хранится товар, определяет, какой в каком количестве пополнить, регулирует сроки годности товара, определяет мотивацию персонала, обеспечивает не переполнение склада.

Популярные вопросы и ответы

Складской учет следует организовывать самостоятельно или привлекать специалистов?

— Ручной учет можно вести самостоятельно, работать в Excel — тоже. Что касается автоматизированных систем, разобраться с приложениями типа «ЕКАМ» и «МойСклад» также можно без посторонней помощи. Если же масштабы внушительны — большой склад, обширная номенклатура, возможно, стоит прибегать к услугам специалистов, — считает Николай Жук.

Каким должен быть должностной состав склада?

— Зависит от размера организации, где-то достаточно одного руководителя склада и мультизадачных сотрудников. При росте бизнеса его проще делить на отделы, где вводятся требуемые должности. На крупных предприятиях необходимо чтобы были отдел контроля, процесс-инженеры, сотрудники приемки, размещения, комплектации, грузчики, специалисты по документообороту и другие, — отвечает Василий Кузьмин.

— Состав склада - грузчики, уборщики, кладовщики и заведующий. Функционал грузчиков и уборщиков не нуждается в разъяснении. Работа кладовщика — приемка товаров, проверка документации, сопровождающей товары, внесение информации о товаре в учетную документацию, выдача товарных ценностей, выписка расходных документов, переучет. Завскладом несет материальную ответственность за товарные и матценности. Его задача — организация работы коллектива, контроль за всем происходящим, за приходом-расходом, внутренним движением товаров, — говорит Николай Жук.

Существуют ли сегодня склады, которым можно отказаться от автоматизированного учета в пользу ручного?

— Обойтись без автоматизации можно, когда количество операций невелико и все можно зафиксировать вручную. Также ручной учет подойдет, если склад работает с однотипным товаром, с одним наименованием, — говорит Николай Жук.

Что такое система документооборота складского учета?

— Это учет по документам прихода-расхода, которые показывают поступление и выдачу. Также это внутрискладской учет, где фиксируются движения материалов между складами одного субъекта хозяйствования. И, наконец, это учетные регистры, куда ответственные лица вовремя вносят данные по движению объектов хранения. В конце месяца завскладом подводит итог работы. На основании отчетов кладовщиков он вносит в книгу складского учета все сводные данные. Затем собирает полученную и выписанную первичную документацию и вместе с заполненной заборной картой отдает в бухгалтерию, — отвечает Николай Жук.

Какую литературу почитать, чтобы лучше вникнуть в тему складского учета?

Вот подборка книг, которую порекомендовали опрошенные «КП» эксперты.

  • «Склад. Стандарты управления: Практическое пособие» Владислава Волгина. «Организация складского учета», «Логистика. Краткий курс» Игоря Савченко.

  • «Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2» Алексея Гладкого.

  • «Искусство управления складом» Сергея Бердышева.

  • «Логистика. Искусство управления цепочками поставок» Дэймона Шехтера.
Это интересно
Бизнес-процессы предприятия
«КП» простыми словами объясняет бизнес-процессы предприятия: рассказываем, про виды, особенности и правила внедрения
Фото на обложке: pixabay.com

А вы проводили складской учет на предприятии? Поделитесь опытом в комментариях:

Комментарии для сайта Cackle
Made on
Tilda