Лучшие системы электронных архивов документов в 2024 году

Все больше компаний переходят на цифровой формат работы. Хранение документов на стеллажах постепенно уходит в прошлое. В некоторых случаях это продиктовано заботой о природных ресурсах, а для кого-то решающим фактором становится снижение затрат на бумагу и аренду дополнительных помещений. 

Система электронного архива помогает систематизировать и упорядочить большие массивы информации. При наличии в компании бумажных документов, после их оцифровки и создания электронных копий, программа автоматизирует работу с ними. Во многих случаях нет необходимости обращаться к оригиналу приказа или заявления. Достаточно лишь выгрузить его скан-образ. Кроме того, бумажные архивы можно будет вывезти из офисов компании и передать на ответственное хранение подрядчикам. 

Если же фирма частично или полностью перешла на ЭДО, система электронного архива становится еще актуальнее. Программа поможет отследить работу с документом от его создания до отправки в цифровое хранилище. В случае аудиторской или налоговой проверки можно быстро выгрузить всю необходимую информацию или предоставить удаленный доступ к первичным документам и витринам данных. 

Составили список наиболее востребованных систем архивов документов в 2024 году.

Рейтинг топ-10 лучших систем электронных архивов для организации, хранения документов

Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).

«Этлас»

Современный и эффективный сервис по организации централизованного хранения документов. Продукт прост в использовании и адаптируется под любую операционную систему. С помощью программы можно не только вести архивное дело, но и автоматизировать весь процесс работы с документами.  

Одна из особенностей системы – ведение неограниченного количества картотек по учету любого вида данных разного формата и размера. Компания-разработчик гарантирует высокую степень защищенности и надежности хранения файлов. 

В зависимости от размеров фирмы, сервис предоставляется в двух комплектациях: «Стандарт» – для малого и среднего бизнеса с объемом хранения данных до 1 млн документов и «Про» – для средних и крупных корпораций с базой данных свыше 1 млн документов.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Защита от случайного удаления документа
+ Возможность выбора модулей и настройка системы под конкретные задачи
+ Наличие облачной версии
+ Поточное сканирование
– Платное сервисное обслуживание
– Доплата за каждого пользователя и отдельные модули

Leradata

Цифровая платформа для создания, обмена и хранения электронных документов. Архивный сервис имеет только один тарифный план и предоставляется исключительно в облачном формате. Для доступа в систему не требуется установка дополнительного ПО, авторизация происходит через логин и пароль. 

Ресурс рассчитан на хранение финансовой отчетности, бухгалтерских, кадровых и нормативных документов. Клиентам доступны следующие виды услуг: электронный архив отсканированных копий, ведение картотеки, просмотр реестров и отчетов. Кроме того, имеется возможность настроить отправку уведомлений – оповещение пользователя об открытии, редактировании, удалении файла. 

Разработчики платформы гарантируют надежное хранение юридически значимых документов и исключают несанкционированный доступ к информации. Сервис предусматривает регулярное формирование резервных копий.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Доступ к системе неограниченного количества пользователей
+ Совместная работа над документом
+ Восстановление документа из резервной копии
+ Разграничение прав доступа
+ Есть интеграция с 1С
+ Открытый API
+ К документы можно оставлять комментарии
– Нет демоверсии
– Нужен скоростной интернет

«Электронный архив»

Простое и удобное решение для автоматизации процессов поиска, регистрации и хранения информации от компании «СоюзЭВМкомплекс». Система позволяет классифицировать документы по категориям, распределять и структурировать файлы в электронные папки. 

Продукт представлен только в локальной версии, но на сайте компании есть возможность ознакомиться с сервисом в режиме онлайн. В стоимость поставки не входит внедрение решения. За полное техническое сопровождение необходимо доплачивать. Сюда входит: установка программы на сервер заказчика, обучение сотрудников, решение проблем в ходе эксплуатации.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Простой интерфейс
+ На некоторые продукты распространяется акция (при покупке одного, второй в подарок)
+ Удобный фильтр поиска документов
– Нет интеграции со сторонними сервисами
– Нет оцифровки сканированных документов
– Дорогое и длительное внедрение (110 тыс. рублей)

«ДЛ Архив»

Простой и удобный сервис для хранения и поиска отсканированных документов. Для внедрения системы не требуется помощь специалиста, достаточно просто скачать установочный файл на сайте разработчика и запустить программу на своем ПК. Ключ активации специалисты вышлют на указанный адрес электронной почты после оплаты лицензии. 

Продукт подойдет не только для предприятий, но и для физических лиц, которые хотят привести в порядок сканированные файлы на своем рабочем столе. Для хранения разных типов документов предусмотрено несколько разделов: «Письма», «Договоры», «Уставные», «Судебные», «Прочие». 

Перед покупкой полнофункциональной программы компания предлагает воспользоваться ее триал-версией с ограниченным сроком действия на 60 дней. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Простое внедрение
+ Подробные инструкции
+ Бессрочные лицензии
+ Поддерживает два языка (русский, английский)
+ Можно синхронизировать ПК, на которых установлена программа и работать над архивом совместно
+ Скидки при покупке большого количества лицензий
– Устанавливается на каждый компьютер отдельно (1 лицензия – один компьютер)
– Нет интеграций
– Нет функции сканирования 
– Не предусмотрены обновления

EnDocs

Ресурс предназначен для регистрации и хранения бухгалтерских документов и финансовой отчетности. Вся информация надежно защищена, а право доступа к архиву регулируется и предоставляется ограниченному числу пользователей. 

Система позволяет настроить маршрутизацию файлов, определить круг согласующих и выставить сроки рассмотрения. Каждый документ визируется квалифицированной электронной подписью, что гарантирует его юридическую значимость. Удобная картотека классифицирует информацию по определенным признакам: отдельно по каждому проекту или сделке, по наименованию и реквизитам. 

После регистрации пользователя автоматически подключают к бесплатному тарифу «Старт». Здесь доступен весь функционал системы, кроме некоторых дополнительных опций и интеграций со сторонними сервисами. Такая версия программы не ограничена по времени и рассчитана на 2 пользователей. Место в облаке – не более 1 Гб. В любой момент возможности сервиса можно расширить, перейдя на один из платных тарифов. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Есть бесплатный тариф
+ Гарантия на внедрение
+ Персональный менеджер
+ Обучение сотрудников
+ При оплате облачного решения за 1 год – скидка 15 %
+ Автоконтроль корректности документов
+ API
– Адаптирован только для хранения бухгалтерской отчетности
– Интеграция с 1С:Бухгалтерия платная
– Ограниченный объем хранилища

это интересно

Облачные хранилища для бизнеса

Рассказываем о лучших доступных решениях на рынке

Подробнее

«Логика: Архив»

Система электронного архива от российского производителя ПО. Сервис подойдет для обработки и хранения документов организациям любого масштаба. Программа рассчитана на большие объемы информации и может вмещать в себя миллионы документов: технические, финансовые, кадровые, сканированные копии, досье клиента и т. д.  

Функциональные возможности системы позволяют группировать и классифицировать информацию по тематикам, управлять связями между файлами, использовать штрихкодирование для упрощения и ускорения процесса обработки и много другое. Программу легко интегрировать со сторонними сервисами заказчика и адаптировать под любую операционную систему. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+  Собственный центр сканирования
+ Большой функционал
+ Использование штрихкодирования для ускорения обработки документа
+ Есть поточный (массовый) ввод документов в систему
+ Открытый API
+ Разграничение прав доступа
+ Совместная работа с документом
–  Платная техподдержка

«e-Архив»

Облачный ресурс для создания архива разного вида документации. Доступ к информации возможен с любого устройства и местоположения. Система обеспечивает быстрый поиск нужного документа, надежно защищает от несанкционированного доступа, помогает сократить операционные расходы и упрощает повседневные процессы.

Оценка объема работы и подсчет документов занимает около двух недель. После чего компания собственными силами доставляет бумажный архив в свои центры сканирования, заносит информацию в систему и создает единую базу для работы с документами. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Неограниченное количество картотек
+ Быстрый поиск документа по разным параметрам
+ Адаптивный интерфейс
– Только облачная поставка

«Скан-Архив»

Локальный продукт с интеграцией в любую из подсистем платформы «1С: Предприятие». Программа помогает осуществлять полный контроль над входящей и исходящей документацией. Кроме того, функционал системы позволяет отследить местонахождение бумажного носителя, а при наличии нескольких филиалов указать подразделение, в котором находится оригинал. В программу внедрена система автоматического штрихкодирования, что значительно упрощает работу с дальнейшим распознаванием документа. 

Демонстрационная версия не предусмотрена, но у компании можно запросить видео с примерами работы в программе или записаться на онлайн-презентацию. Менеджер подключит пользователя к системе удаленно, наглядно продемонстрирует все ее возможности, а также позволит произвести ряд манипуляций. Если же заказчик хочет самостоятельно изучить функционал ПО, можно активировать платный пробный период и тестировать программу в течение 1 месяца.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Широкий функционал
+ Бесплатная техподдержка
+ Проста и удобна в использовании
+ Подробные инструкции и руководства пользователя
+ Бессрочная лицензия на использование программы
+ Поточное сканирование
– Платный тестовый период (7 тыс. руб.)
– Большие объемы документов сканируются силами заказчика

«Делис Архив»

Прежде чем внедрить систему на сервер заказчика, специалисты бесплатно создают демонстрационный прототип программы. Далее следует полный цикл по архивированию. Процесс состоит из следующих этапов: оценка типа и объема документов, сканирование, перевод графических образов в редактируемые (для быстрого поиска документа по слову), форматирование (DOC, PDF), установка программы, загрузка в нее обработанной информации, передача системы заказчику и обучение персонала.

На все виды услуг компания предоставляет бессрочную гарантию. Стоимость зависит от объема и формата первичных документов, способа хранения, необходимости в сканировании и оцифровке бумаг и т. д.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Полный цикл создания и внедрения системы
+ Бессрочная гарантия
+ Бесплатная техподдержка
+ Есть быстрый поиск документа
– Работы по интеграции ПО с другими сервисами заказчика осуществляются на возмездной основе (60 тыс. руб.)

«Архивное дело»

Локальная система, с помощью которой осуществляется весь цикл по автоматизированному учету и хранению бумажных и электронных документов. Программа полностью соответствует установленным правилам делопроизводства и архивных работ. Доступ на ресурс строго разграничивается и предоставляется согласно ролевой модели пользователя («Делопроизводитель», «Архивный работник», «Читатель»). 

Среди преимуществ можно выделить следующие: ведение нескольких независимых архивов, полнотекстовый и атрибутивный поиск, создание неограниченного количества папок, поточное сканирование, интеграция с другими сервисами, уничтожение электронных документов. 

На сайте разработчика можно скачать подробную презентацию с описанием системы, посмотреть короткие видеоролики с демонстрацией программы и ознакомится с прайсом. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Полный цикл архивных работ
+ Разграничение прав доступа
+ Расширенное сервисное обслуживание в течение 1 года
+ Подробные видеоинструкции на сайте
+ Скидки на покупку большого количества лицензий
– После 1 года эксплуатации текущие обновления и техподдержка становятся платными (от 15% от стоимости лицензий)

Как выбрать систему электронного архива документов

На отечественном рынке много компаний, готовых предложить свои услуги по созданию и внедрению систем электронного архива. Программа должна не только соответствовать регламентам и внутренним нормативам компании, но и учитывать требования законодательства. Составили список из нескольких пунктов, на которые следует обратить внимание при выборе подходящего решения.  

Безопасность

Вся информация, которая будет загружена в систему, должна быть надежно защищена от потери, повреждения, удаления или несанкционированного доступа. Если вы решили выбрать облачный сервис, поинтересуйтесь у разработчика, с какой периодичностью создаются резервные копии, шифруются ли данные, есть ли защита от случайной утраты документа, можно ли настроить ролевые модели. При выборе локального ресурса о безопасности стоит побеспокоиться самостоятельно: ограничьте доступ к серверу, установите на компьютеры антивирусные программы, не допускайте перегрева жестких дисков.

Цена

Стоимость услуг по внедрению системы электронного архива во многом зависит от списка функций и требований, которые вы предъявляете к разработчику. Также необходимо учитывать, что сервис не может оцениваться дешево, если он должным образом обеспечивает безопасность хранения данных, соответствует законодательным нормам и оказывает качественную техническую поддержку. Часто фирмы этим злоупотребляют и могут навязывать лишний дополнительный сервис. Выбирайте среди тех компаний, которые имеют гибкую ценовую политику и лояльно подходят к выбору заказчика. 

Интерфейс

Важным фактором при выборе программы является удобство ее эксплуатации. Чем проще и понятней программа, тем быстрее к ней приспособится персонал. Большим плюсом станет наличие демоверсии или пробного периода. Это хорошая возможность оценить все преимущества и выявить недостатки программы прежде, чем вы заплатите за установку. В ином случае запросите видео с демонстрацией работы в системе. Обратите внимание, по каким параметрам осуществляется поиск документа, удобно ли расположены кнопки и модули, понятны ли вам настройки. При возникновении сложностей или неудобств, обратитесь к поставщику услуг. Если проблему устранить невозможно, переходите к другому варианту. 

Интеграция

Если на вашем предприятии уже установлено программное обеспечение, которое используется для автоматизации некоторых бизнес-процессов, то стоит обратить внимание на продукты с возможностью интеграции. В этом случае документы, которые формируются в вашей системе, автоматически загружаются в электронный архив. Но будьте готовы к тому, что стоимость такого решения может быть увеличена.   

это интересно

Автоматизированные системы экономят время и деньги

Вместе с экспертом выбрали лучшие конструкторы договоров и документов

Подробнее

Отзыв эксперта о системах электронных архивов документов

Электронный архив нужен компаниям, в которых накоплено большое количество информации. Например, он будет полезен для хранения конструкторской и проектной документации, архивов клиентских досье в банках и страховых компаниях, говорит ведущий менеджер по развитию партнерской сети Hopper IT Григорий Меньших.

«Электронные архивы отлично впишутся в оптимизацию работы территориально-распределенных организаций, а также госструктур, где есть необходимость хранения в соответствии с ГОСТом.

Даже для начинающих компаний, где на первый взгляд не требуется комплексный контроль над документооборотом. Тем не менее, и для них важно, чтобы документация была в полном порядке – это экономит время, трудозатраты и нервы. Особенно актуально это будет в случае развития и укрупнения бизнеса.

Есть сразу несколько положительных сторон от введения электронных архивов, перечислю их тезисно:

1. Освобождение офисных помещений от бумаг. Можно сэкономить на дополнительной аренде помещений для хранения;
2. Быстрый и удобный поиск необходимых документов. Это значительно ускоряет работу архивистов и делопроизводителей;
3. Защита информации от потерь и повреждений, а документов – от злоумышленников; 
4. Структурирование данных. Документы гораздо проще систематизировать, что опять же упрощает работу и сокращает трудозатраты;
5. Гораздо проще формировать отчетность и передавать информацию по всем правилам, установленным законодательством. К тому же, использование электронных архивов обеспечивает документы юридической значимостью в течение всего срока хранения. И это только малая часть преимуществ, которую получает предприятие после внедрения электронного архива документов.

Считаю, что эти системы будут только развиваться. В первую очередь, потому что это удобно и значительно облегчает работу предприятий. К тому же у организаций, по сути, не будет выбора – использовать или нет электронные архивы. Государство на законодательном уровне всячески подталкивает компании к переходу на электронный документооборот, причем, как внутри организации, так и для обмена с контрагентами, контролирующими и другими организациями. А для сохранения юридической значимости и соответствия процедурам хранения документов просто необходимы системы электронного архива документов.

Существует ряд требований, которое государство предъявляет к хранению документов. Перечислю основные на сегодняшний день.

Первое – архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей в формате CADES-A, сам файл в формате PDF/A.

Кроме того, необходимо хранение резервной копии на другом сервере на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра.

Как я уже упомянул ранее, это и обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения. Как это работает: электронные документы хранятся в специальном контейнере вместе с отсоединенными подписями. Действительность сертификатов подтверждается с помощью регулярной перештамповки.

Компания обязана соблюдать и правила безопасности: исключать возможную утрату, несанкционированный доступ или внесение изменений в документ. И обязательно проводить проверку не реже одного раза в 5 лет, что включает перезапись электронных документов на новые носители при необходимости. Все это, разумеется, при соблюдении ГОСТа», – объясняет эксперт.

Популярные вопросы и ответы

На самые популярные вопросы об электронных архивах документов отвечает ведущий менеджер по развитию партнерской сети Hopper IT Григорий Меньших.