Автоматизация бара в 2021 году

Система автоматизации — это программный комплекс, благодаря которому владелец заведения общепита может контролировать все бизнес-процессы и управлять ими. Это намного эффективнее, чем пытаться все сделать вручную. Смысл работы такого ПО — увидеть наглядные показатели и принять верные решения по их улучшению
Автоматизация бара в 2021 году
Автоматизация бара. Фото: globallookpress

Система автоматизации помогает выстроить аналитику по продажам и понять, на каких позициях в меню нужно сделать акцент, а какие убрать из него. С помощью ПО можно отследить остатки продуктов и товаров и вовремя сделать заказ, рассчитать зарплату сотрудников, вести финансовую отчетность и видеть показатели прибыли, а также вести клиентскую базу и даже учитывать предпочтения того или иного гостя. 

Так какую же систему выбрать для своего заведения? Редакция КП изучила этот рынок и составила свой собственный рейтинг систем автоматизации. Выбрать можно любую из них, учитывая потребности своего бара. 

Выбор редакции

iiko

iiko

Эта система комфортна тем, что к ней одновременно можно подключить несколько заведений, что удобно владельцам сети баров. Подключение к ней происходит без остановки деятельности заведения, а настройка ПО проводится удаленно. Благодаря программе становится возможной полная автоматизация закупок и прогнозирование продаж. Кроме того, функционал предполагает постоянный контроль персонала: премирование при хороших продажах и автоматические штрафы при нарушениях. 

С помощью этой системы можно привлекать новых посетителей, так как в нее встроена программа лояльности. Также можно управлять резервами, банкетами и дисконтными картами ресторана, проводить барную и складскую инвентаризации, вводить депозитную систему и даже учитывать доставки. Кроме того, iiko позволяет получить актуальный отчет об убытках и прибыли, а благодаря системе событийного видеонаблюдения можно разобраться с возникшим конфликтом и наказать виновных.

Стоимость сервиса начинается от 5 990 рублей в месяц.

Официальный сайтiiko.ru

Топ-9 лучших систем для автоматизации бара в 2021 году

1. R-keeper

R-keeper

Компания-разработчик этой системы существует на рынке уже более 30 лет и представлена более чем в 40 странах мира. ПО успешно внедрили многие крупные компании. Система включает в себя все самые необходимые модули, которые подойдут как для мини-бара, так и сети заведений. Также она постоянно совершенствуется, и функционал настолько обширен, что не все владельцы баров даже могут предположить, что что-то из него может пригодиться, но в дальнейшем соглашаются с тем, что работать и контролировать все процессы стало гораздо проще. Есть и недостатки — систему сложно интегрировать со сторонними сервисами предзаказа, бонусными системами, бронированием. Кроме того, федеральная техподдержка – весьма дорогое удовольствие. 

Стоимость сервиса начинается от 2 000 рублей в месяц.

Официальный сайтrkeeper.ru

2. Tillypad

Tillypad

Это единая система автоматизации для бара или другого заведения общепита. По заявлению разработчика, Tillypad – самая быстрая POS-система, которая способна стабильно работать при большом потоке гостей. Программу легко освоить, а сама она имеет богатый функционал.

С помощью ПО можно принимать заказы, рассчитываться с гостями, взаимодействовать с кухней, внедрять программы лояльности, сократить издержки, и тем самым увеличить прибыль.

Tillypad распространяется как по подписке за 2 500 рублей в месяц, так и по лицензии lifetime за 25 000. lifetime – это метрика, переводится как “время жизни пользователя”. То есть можно купить лицензию lifetime и пользоваться программой до тех пор, пока ресторан не закроется, доплачивать в будущем не придется. 

Официальный сайтtillypad.ru

3. Poster

Poster

Одна из первых систем в сфере облачного ПО. Эта программа будет идеальным решением для небольшого заведения. Установка занимает не больше 15 минут, а функционал предполагает подгрузку накладных, также включает в себя модуль бонусной системы, а кроме того, предполагает набор оборудования для автоматизации кассы. При использовании сервиса можно не бояться сделать что-то не так, так как по всей стране действует единая техподдержка. Кроме того, система работает в соответствии с 54-ФЗ и ЕГАИС, что позволяет учитывать продажу алкогольной продукции. 

Стоимость сервиса начинается от 1 520 рублей в месяц.

Официальный сайт joinposter.com

4. СБИС Presto

СБИС Presto

Это облачный продукт от компании СБИС, которая занимается электронным документооборотом. Главное преимущество ПО — возможность загружать приходные накладные через ЭДО СБИС. Кроме того, функционал включает в себя передачу фискальных данных в налоговую, модули для поваров и доставки, CRM и виджет «Мобильный официант». Есть несколько вариантов использования системы: можно подключить базовый функционал, а затем добавлять только нужные функции. Также реализована интересная функция — видеофиксация каждого пробитого чека. 

Стоимость сервиса начинается от 2 300 рублей в месяц.

Официальный сайтsbis.ru

5. Контур 

Контур

Программа для бара или другого заведения общепита, которая автоматизирует учёт, меню заведения и заказ поставок. Есть возможность работы ЕГАИС и «Меркурий» в одном окне. Функционал предполагает создание технологических карт блюд. Программа сама считает складские остатки, ведёт учёт продуктов, тем самым повышается прибыльность, снижаются издержки, упрощается контроль деятельности персонала и заведения, снижается количество ошибок работников. 

Стоимость сервиса — от 6 200 рублей в год.

Бесплатный пробный период 14 дней.

Официальный сайт kontur.ru

6. Атол Еда

Атол Еда

Система работает только на моноблоке SIGMA, который в корпусе содержит фискальный принтер. То есть по факту владелец заведения покупает моноблок, фискальный принтер и программное обеспечение только один раз. Возможности программы стандартные, никаких особенностей нет. При этом сама система не слишком популярна, а компания может долго везти запчасти, если оборудование выйдет из строя. В этом случае продажи учитываться не будут в течение всего этого времени. 

Оборудование стоит 17 400 рублей, а тариф можно выбрать из нескольких, начальная цена — 2 900 рублей в год.

Официальный сайтatol.ru

7. Yoma

Yoma

Комплексная система автоматизации деятельности бара или другого заведения общественного питания. Она включает в себя: бэк-офис, в который можно зайти с любого устройства и в любое время увидеть актуальную информацию о складских остатках, скидках, сформировать нужный отчёт, а также онлайн-кассу.

Сотрудники бара смогут в реальном времени самостоятельно получить информацию о заказах. Судя по отзывам владельцев ресторанов, при использовании данной системы увеличивается производительность труда, а также упрощается анализ деятельности заведения.

Стоимость программного обеспечения составляет 24 000 рублей, в будущем ничего доплачивать не нужно.

Официальный сайтyumapos.ru

8. Paloma 365

Paloma 365

Полностью безопасная система автоматизации заведения общепита. Это возможно благодаря тому, что вся информация хранится в облаке, а синхронизация происходит каждые 2 минуты. Программа может работать без доступа в интернет в течении двух недель и сохранит все данные за это время. Благодаря системе можно наладить удобный контроль за деятельностью заведения, управляя всеми процессами в одном приложении.

Стоимость начинается от 1 100 рублей в месяц.

Бесплатный пробный период 15 дней.

Официальный сайтpaloma365.ru

9. Dooglys

Dooglys

Эта система автоматизации является облачной и включает в себя полный цикл работ заведения общепита и способна автоматизировать всю работу заведения. Возможно подключение к ПО дополнительного оборудования, а также интеграция с онлайн-кассами ЭВОТОР и MSPOS, POS-терминалами на ОС Windows, 1С Бухгалтерией — односторонняя из Dooglys в 1С. Кроме того, к ней можно подключить сканер, весы и принтер этикеток. Есть мобильное приложение для руководителя и отдельно для водителя, а также клиентское приложение. Руководитель бара может получить с помощью ПО любые отчеты по выручке, движению товаров по складам. Подключить можно сразу несколько заведений.

Стоимость системы — от 300 до 2 200 рублей в месяц, подключение второй кассы — 1 100 рублей в месяц, обслуживание — от 1 000 до 1 500 рублей в месяц.

Официальный сайтdooglys.com

Как выбрать систему для автоматизации бара 

Перед тем, как определиться с конкретной системой, нужно знать, что включает в себя стандартная система автоматизации. Обычно она состоит из трех модулей:

  • Модуль для кассира. С его помощью работники зала распределяют заказы по столам и проводят продажи в формате быстрого чека.
  • Модуль для управляющего заведением. Он предполагает возможность создания и корректировки меню, а также выгрузку отчетов по продажам с помощью разных фильтров и категорий. 
  • Модуль для склада. Здесь можно создавать новую рецептуру, высчитать себестоимость блюда и узнать продуктовые остатки.

Перечисленные блоки — базовые, обычно они есть в большинстве систем автоматизации. При этом некоторое ПО включает в себя дополнительные модули, которые еще больше упрощают управление баром. Например, это может быть модуль бонусной системы, модуль для поваров, модуль бронирования, модуль доставки и другие. Выбирать тот или иной функционал стоит исходя из реальных потребностей заведения, иначе велик риск переплатить за ненужные возможности ПО.

Популярные вопросы и ответы 

На самые частые вопросы владельцев и управляющих барами редакция «Комсомольской правды» попросила ответить эксперта, Сандульского Александра Александровича, руководителя проекта Финоко.

Сколько в среднем уходит времени на автоматизацию бара?
На автоматизацию бара может уйти от пары дней до нескольких месяцев. Зависит от того, что нужно сделать. Самое простое — автоматизация бухгалтерского учета. Установка и настройка программы займет несколько дней. Это необходимо сделать на самом раннем этапе — без налаженного бухучета заведение просто не откроется. Как правило, в этом случае внедряют отраслевые решения 1С. Можно назвать это обязательным, “нулевым” этапом. 

Следующий шаг — автоматизация учета выручки, работы зала и передачи заказов на кухню. Сегодня без этого ни одно заведения общепита не сможет стать конкурентоспособным. На такую автоматизацию, с учетом покупки оборудования, прокладки сетей, обучения персонала и настройки программного обеспечения, может уйти около месяца. Как правило, подготовка начинается еще в процессе ремонта помещения: прокладываются сети, инсталлируются принтеры и станции для официантов. Рынок такой автоматизации поделен между двумя крупнейшими игроками — iiko и r_keeper. Установка этих программно-аппаратных комплексов обойдется примерно в полмиллиона рублей. 

Следующий уровень автоматизации управленческого учета бара решает задачу синхронного учета расходов (1С: Бухгалтерия) и доходов (выбранная система). Таким образом в ежедневном режиме владелец и директор бара-ресторана может видеть, сколько же реально денег он заработал. Такой управленческий учет самого верхнего уровня, консолидирующий данные из всех информационных систем, совершенно необходим развивающимся компаниям, которые открывают новые заведения. На такую автоматизацию уходит до трех месяцев уже после открытия бара, потому как нужно время на формирование технологических карт и обкатку бизнес-процессов. 

Еще один класс информационных систем можно назвать вспомогательным — это различные сервисы управления лояльностью, доставкой и маркетинговыми активностями. Подобные решения стоят относительно недорого и внедряются достаточно быстро — в течении пары недель, рассказал Александр Сандульский.
Насколько эффективно внедрение систем автоматизации в бары?
Если рассуждать об автоматизации учета выручки, то системы такого уровня нужны для контроля добросовестности персонала. А эту задачу только одной лишь установкой, пусть даже самой хорошей программы, не решить. В любом случае будет нужен человеческий контроль со стороны управленцев, считает эксперт. И в данном случае эффективность автоматизации определяется квалификацией менеджмента и системой организации всей работы персонала. Программа — это лишь инструмент, а чтобы бар хорошо работал, нужны еще и люди, которые умеют им пользоватся. Сам по себе софт никакого чуда не сотворит. 

Однако, эксперт дополнил, что в контроле работы бара человеческий фактор играет гораздо большую роль. Ведь известно, что если повара несут продукты домой, то бармены приносят с собой алкоголь на работу и торгуют “леваком”. Зачастую это очень плохо контролируется. Кроме того, в барах практически нет калькуляционных карт. Сколько граммов в какой коктейль наливается понять и проконтролировать достаточно сложно. Да и вообще хорошо бы сначала добиться, чтобы все чеки пробивались. Реальность такова, что клиенты баров по понятным причинам не обращают на это внимание. Процент пробитых чеков в баре сильно отличается от, например, кафе. Из-за всех этих особенностей автоматизация баров, как правило, ограничивается учетом выручки и контролем оборота, рассказывает Александр Сандульский

Управленческий учет самого верхнего уровня, который давал бы информацию в ежедневном режиме сколько заработало то или иное заведение, внедрить чрезвычайно сложно, если вообще возможно. Очень сложно адекватно посчитать себестоимость и списания. Проведение инвентаризации в баре — задача, мягко говоря, нетривиальная. Как посчитать сколько там осталось во множестве половинных бутылок? Не говоря уже о распространенности всяческих махинаций со стороны персонала. Методики контроля, конечно, есть — это и фотографирование бутылок, с последующими вычислениями остатков и видеоконтроль работы сотрудников. Но это достаточно сложные и дорогие системы. Стоимость “железа”, программного обеспечения и человеческого труда окажется достаточно высокой. Пожалуй только бары при отелях реально могут себе позволить считать остатки с точностью до миллиграмма.

Широкого распространения такие системы учета не имеют. Не только из-за их сложности — когда эти технологии встречаются с человеческим фактором, не всегда эта встреча заканчивается взаимной любовью. И в барах это проявляется особенно ярко. Таким образом сложность системы учета высшего уровня в барах превышает ее реальную необходимость, считает эксперт. Проще договорится с барменами, которым, как правило, просто ставят целевые показатели по объему выручки и обороту разных видов продукции.
Можно ли самому создать программу для автоматизации бара?
Можно. Если у владельца бара есть много лишних денег и времени. В разработку программных решений вроде iiko или r_keeper вложены десятки миллионов долларов. На рынке достаточно продуктов для автоматизации на любой кошелек. Заказывать непонятно у кого “кастомные” поделки смысла большого нет, считает Сандульский Александр. Вот, например, бухгалтерскую программу сделать относительно несложно. Однако законодательство в этой области меняется столь интенсивно (а это значит программу надо постоянно изменять), что инвестиции в поддержание ее в актуальном состоянии уже через год превысят затраты на разработку. Некоторый смысл есть в заказе индивидуальной разработки дополнительных сервисов: для управления лояльностью, для учета доставки, брони столов и маркетинговых активностей. На этом рынке множество мелких разработчиков, небольшие бюджеты и огромное количество “сырых” программных продуктов. Так что, если хочется чего-то специального — можно смотреть в эту сторону, а вот попытка “изобрести велосипед”, ввязавшись в разработку решений для бухгалтерского и управленческого учетов может вылиться в многомиллионные затраты с нулевым результатом.

А какую систему автоматизации используете вы для своего заведения?