ЭДО для ИП в 2025 году
Документооборот с контрагентами реально перевести в электронный вид и это существенно упростит ведение бизнеса. Рассказываем, что такое электронный документооборот (ЭДО) для ИП и как его подключить.
На первый взгляд кажется, что ЭДО дорого обходится бизнесу. Это платный сервис, который в 2025 году предлагают десятки операторов и банков. Но на дистанции выясняется, что электронный документооборот значительно экономит время предпринимателя и избавляет его от необходимости заниматься бумажной волокитой. Работать с документами все равно придется, но уже на экране компьютера или смартфона, а затем быстро переслать получателю — в ведомство или контрагенту. Вместе с экспертом объясним основные моменты ЭДО для ИП в 2025 году.
Уважаемые пользователи, информация в статье актуальна на момент публикации. Пожалуйста, перед использованием представленных данных уточняйте все детали на официальных сайтах органов власти и организаций. Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
Что такое ЭДО
ЭДО — это современный способ обмена документами в цифровом виде между компаниями, индивидуальными предпринимателями, госорганами. Можно использовать ЭДО и внутри компании для издания и оформления собственных документов. Проще говоря, электронный документооборот — цифровой заменитель бумажной работы. Вместо распечатки, подписи, сканирования и отправки по почте, все происходит онлайн, быстро и безопасно, а главное, имеет юридическую силу.
ЭДО — это не одна программа, а система. Как правило, платная. Например, веб-сервис, который пользователь запускает в браузере или приложении (в гаджете, ПК или облаке). Современные сервисы интегрируются с учетными системами вроде «1С», «Битрикс», «МойСклад» и другими.
Примеры документов в ЭДО:
- счета-фактуры;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- акты выполненных работ;
- договоры;
- накладные;
- товарные чеки.
Полезная информация об ЭДО для ИП
Важную информацию об ЭДО собрали в таблицу.
| Основная функция ЭДО | обмен документами с ведомствами и контрагентами |
| Разница между электронным и бумажным документом | юридически ее нет (если ЭДО заверен электронной подписью) |
| Основные плюсы перехода на ЭДО | экономия времени, упрощение учета, рост скорости расчетов |
| В каких сферах нельзя без ЭДО | госзакупки (44-ФЗ, 223-ФЗ), маркированные товары, сдача счет-фактур в налоговую |
| Расходы на внедрения ЭДО | около 300-400 рублей/месяц + квалифицированная электронная подпись 2 000 рублей/год |
Как выбрать ЭДО для ИП
Пробный период
Лучший способ проверить сервис — протестировать его во время пробного доступа. Его дают не все, но большинство операторов. Пробный период длится от двух недель до месяца. Обычно, этого хватает для проверки работоспособности. Бесплатный тариф может быть ограничен лимитом в 20-50 документов на месяц.
Ряд операторов также предоставляют бесплатное ведение бухгалтерии на время тестирования ЭДО. Возможно, вам понравится и вы останетесь с этим подрядчиком.
Во время теста обязательно сделайте пробный обмен документом. Создайте УПД или счет-фактуру, подпишите ее электронной подписью и отправьте контрагенту. Попросите также прислать вам на подпись документ.
Интеграция с учетными системами
Этот шаг актуален для ИП, которые в 2025 году используют ERP или CRM, онлайн-банки для бизнеса с дополнительным функционалом. Убедитесь, что выбранный ЭДО-сервис интегрируется с вашей системой. Ведь перенося данные вручную, будете тратить много времени. Ненароком можно допустить ошибку.
На что обращать внимание при сравнении операторов ЭДО
Удобство интерфейса. Лаконичный, быстро открывается, все нужное можно найти за пару кликов.
Есть доступ со смартфона. Чтобы не привязывать себя к рабочему месту.
Обучение и служба поддержки. Самый удобный обучающий формат — короткие ролики с ответами. Оператор сможет проконсультировать по телефону или в мессенджере по доступным опциям.
Тарифы. Сравните стоимость за месяц, включенный лимит по документам, стоимость подключения новых контрагентов. Удобно, когда у оператора есть гибкие тарифы с возможностью оплатить только за нужные опции.
Убедитесь, что сервис работает с вашими контрагентами
Чтобы обмениваться документами, ваш деловой партнер должен быть в той же сети ЭДО или в совместимой. Будет неудобно подключиться к оператору, с которым не работают ваши подрядчики, клиенты, покупатели.
Как подключить ЭДО для ИП
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП — цифровой аналог личной подписи, которая дает документу юридическую силу. Без нее нельзя ни подписать, ни отправить документ в ЭДО (есть ряд исключений, на которые идут сервисы, но только между клиентами одного оператора).
КЭП бесплатно выдает налоговая. Сделать это можно в личном кабинете налогоплательщика онлайн. Сама подпись — это файл, в котором зашифрован уникальный код. Но чтобы использовать файл понадобится токен — специальная флешка с этим кодом. Такая стоит в среднем 1-2 тыс. рублей.
Можно не обращаться в ФНС, а пойти в один из аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ). По сути это компании, которым налоговая доверяет и разрешает выпускать подписи. Услуга будет платной (около 1,5 тыс. рублей/год), зато сразу получите токен.
КЭП можно вводить не только токеном (флешкой), но и с помощью облачного сервиса. С его помощью можно подписывать электронные документы с любого устройства —лишь бы был доступен интернет. Удобно, если боитесь потерять еще одну флешку. Ключи от облака хранятся не у владельца, а на сервере удостоверяющего центра, а пользователю дают пароль. Дополнительно он может подтверждаться кодом из SMS-сообщения.
Выберите оператора ЭДО
То есть компанию, которая даст вам доступ к платформе (по сути программе) для обмена документами. Далее нужно зарегистрироваться в выбранном сервисе ЭДО. Понадобится ввести ФИО, ИНН, контактные данные, а затем подтвердить регистрацию кодом из SMS или электронного письма. Проверка занимает не более суток, чаще всего от нескольких минут до пары часов. Это время оператор тратит на проверку ваших данных в ФНС.
Привяжите электронную КЭП к аккаунту
Делается это в личном кабинете ЭДО (в разделе с настройками либо уведомление будет висеть на главной странице) Вы можете подключить токен (флешку) или облачную подпись.
Можете начинать обмен документами
В ЭДО можно пригласить своих контрагентов, но при условии, что они также подключены к одному из операторов. Для приглашения достаточно ввести ИНН, а иногда хватит и корпоративной электронной почты. Если ваш деловой партнер не подключен к сервису, вы можете отправить ему файл PDF, заверенный электронной подписью.
Если используете CRM, какие-то складские или логистические системы, можно интегрировать их со своим сервисом ЭДО — документы будут создаваться автоматически. Правда, оператор ЭДО должен поддерживать интеграцию.
Теперь все подписанные и переданные через ЭДО документы сервис-подрядчик будет хранить у себя на серверах, минимум пять лет. Удобно, чтобы искать нужную бумагу по дате, контрагенту, номеру и в будущем формировать отчетность.
Преимущества перехода ИП на ЭДО
Перечислим основные плюсы перехода индивидуальных предпринимателей на ЭДО:
- открывается возможность работать с маркированными и отслеживаемыми товарами (например, «Честный знак», «Меркурий»);
- закупки через электронные площадки и маркетплейсы осуществляются преимущественно посредством ЭДО;
- рост привлекательности ИП и его бренда для контрагентов, которые используют ЭДО;
- удобство выставления документов, особенно для ИП с бухгалтерией на аутсорсе;
- организация КЭДО (кадровый электронный документооборот), если у ИП есть сотрудники из других регионов.
Рекомендации эксперта по переходу ИП на ЭДО
Советами поделилась старший преподаватель кафедры налогов и налогового администрирования Финансового университета при Правительстве РФ Мария Антонова.
«На сегодняшний момент ЭДО — это удобная альтернатива для бизнеса с точки зрения оптимизации затрат и времени, в котором контрагенты играют важную, но не основополагающую роль.
Есть категории ИП, которым вообще нельзя без ЭДО. Это те, кто работает с маркированными и отслеживаемыми товарами, занят реализацией товаров животного происхождения. ЭДО также необходимо для участия в госзакупках и сдаче счетов-фактур в ФНС, особенно при НДС.
Если говорить о выборе оператора ЭДО, то в России работают десятки. Реестр операторов ведет налоговая служба. Крупнейшие — Контур, СБИС, Астрал и 1С. Кроме цен и расположения офисов, особой разницы между ними нет.
Полный переход на ЭДО носит в настоящее время смешанный характер: с налоговой — удобно, с контрагентами — не всегда. Есть дорожные карты развития экономики России, но сроки по ним постоянно сдвигаются. Потому что полный переход на ЭДО в России — это вопрос не нормативных документов, а готовности или неготовности бизнеса его вести, а также поддержки со стороны IT-служб. Предположим, вы перейдете на ЭДО в части путевых листов в регионе, где есть проблемы с интернет-покрытием на пути следования автотранспорта. Ваши логистические цепочки постоянно будут давать сбой. Поэтому подходите к вопросу перехода рационально, исходя из анализа своего технологического процесса и региона ведения деятельности».
Популярные вопросы и ответы
У предпринимателей, которые хотят внедрить электронный документооборот, могут возникнуть вопросы. Главные моменты разъясняет старший преподаватель Финуниверситета Мария Антонова.