11 лучших систем электронного документооборота (СЭД) в 2024 году

Цифровизация касается всех областей жизни. В России этот процесс получил резкий скачок, значительно упростив жизнь простых граждан. Так, большинство справок сейчас можно заказать через сервис Госуслуги – для этого даже не нужно выходить из дома. Но благами современных технологий пользуются не только физические лица, но и предприниматели. Системы электронного документооборота позволяют систематизировать важные файлы и хранить их в надежном месте. Также такая технология дает обмениваться цифровыми версиями документов с контрагентами без необходимости личной встречи.

В конце концов, переведя документооборот в цифровой вид руководство предприятия в перспективе существенно сэкономит, сократив затраты на покупку бумаги, курьеров и прочие расходы, связанные с использованием физических версий разнообразных отчетов, актов и протоколов. В нашем материале мы расскажем о лучших системах документооборота (СЭД).

Что такое система электронного документооборота

Система электронного документооборота – это набор функций, позволяющий автоматизировать обмен и хранение документов в рамках одной или нескольких организаций. Для работы некоторых ее частей необходимо разрешение ФНС, которое выдается операторам электронного документооборота. Попадание в реестр аккредитованных операторов гарантирует безопасность передачи данных и возможность работы с электронной подписью. Это отличает СЭД от других способов удаленной передачи файлов и документов.

Впрочем, какие-то бесплатные системы электронного документооборота (ЭДО) могут работать и без сертификации ФНС. В этом случае сервис будет представлять собой лишь удобное хранилище документов, в котором администратор может распределять роли каждого пользователя. Такое промежуточное решение позволит навести порядок с документацией внутри предприятия, но вот совершать юридические действия с контрагентами не даст.

Выбор редакции

Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).

Битрикс24

Комплексное предложение от одного из лидеров по оказанию цифровых услуг для бизнеса.

Система позволит создать архив документов, который будет автоматически пополняться новыми файлами (поступают с электронной почты или других источников). Алгоритм можно настроить так, чтобы доступ к новым документам выделялся лишь определенным группам пользователей.

Также программа поможет упростить согласование решений, которые требуют внимания множества пользователей. Система будет сама продвигать файл по иерархии внутри компании. При необходимости документ можно редактировать по ходу обсуждения.

ЭДО – лишь одна из функций программы. Также пользователи могут подключить модули контроля задач, чатов, календарей, Scrum и других полезных для управления коллективом инструментов.

Характеристики

Рейтинг топ-5 лучших бесплатных систем электронного документооборота

На рынке не так много бесплатных решений, позволяющих устроить полноценный электронный обмен документами. На разработку и поддержание функционирования СЭД тратят много сил и ресурсов, поэтому наиболее удобные системы нужно покупать. Мы собрали несколько бесплатных вариантов, но в них есть различные ограничения. По-сути, такие версии программ распространяют для того, чтобы побудить пользователей приобрести полноценную версию ПО.

СЭД от Сбербанка

Решение будет бесплатным лишь для предпринимателей, у которых есть расчетный счет в этом банке. 

Программа позволит перевести всю офисную документацию в цифровой вид и получать к ней мгновенный доступ из любой точки мира. Пользователям дадут обмениваться файлами с контрагентами и подписывать файлы. Статус документов на сервере обновляются в режиме реального времени.

Также эта система ЭДО может самостоятельно собирать отчеты для государственных органов – ФНС и Социального фонда России. Есть возможность работы с физлицами.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Много функций, работа с маркированными товарами
— Бесплатна только для клиентов Сбера

ЭДО Лайт

Эту программу предлагают использовать создатели системы маркировки «Честный ЗНАК». 

Приложение работает прямо со страницы браузера, поэтому пользователю не нужно будет устанавливать дополнительное ПО. Как и в платных системах ЭДО, через эту программу можно работать с закрывающими документами.

Предполагается, что использовать этот сервис цифрового документооборота будут только через сайт. Для клиентов, которые захотят интегрировать сервис в свою учетную систему, есть ограничение – до 1 тыс. исходящих документов в год. 

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Нет ограничений по количеству документов, есть видеоуроки
— Дает обмениваться документами только участникам системы маркировки «Честный ЗНАК»

TrustDoc

Ограниченная, но бесплатная версия полноценного сервиса электронного документооборота.

Дает обмениваться файлами не только внутри своей компании, но и с контрагентами. Система зарегистрирована как оператор ЭДО, поэтому с ее помощью можно проводить юридические операции. Например, отправлять акты сверки. При установке дополнительного ПО появляется возможность работы с электронной подписью.

Полноценный функционал ограничивается общим количеством документов, которые можно отправить в рамках бесплатного тарифа – их всего 100. Примечательно, что передавать файлы разрешается только партнерам, которые используют СЭД TrustDoc.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Полный функционал в бесплатной версии
— Можно отправить только 100 документов в месяц

СЭД от банка Точка

Еще одно предложение от банка, упрощающее документооборот с партнерами.

Эта система полностью бесплатна и позволяет клиенту взаимодействовать с партнерами удаленно через интернет. Все действия проходят в личном кабинете пользователя банка. Помимо этого, программа позволяет обмениваться данными и внутри самой компании.

Не обошлось и без ограничений. Так, пользователь не сможет получить документы от партнеров, которые используют другую СЭД. Также система не дает обмениваться данными с маркетплейсами.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Полный функционал
— Есть ограничения по работе с пользователями других СЭД и маркетплейсами

Alfresco Community Edition

Продвинутое бизнес-решение с модулем электронной системы документооборота. СЭД подойдет лишь для работы внутри предприятия.

Главное ограничение этой версии сервиса – отсутствие поддержки цифровой подписи. Из-за этого в ней невозможно проводить юридически значимые действия с контрагентами.

Во всех остальных случаях – это прекрасное open-source решение, позволяющее бесплатно настроить хранение и обмен документов внутри одной организации. Также пользователям дадут возможность редактировать файлы, маршрутизировать их движение и создавать базы знаний.

Помимо функции ЭДО в программе есть система управления бизнес-проектами.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Много функций для работы внутри предприятия
— Нет поддержки цифровой подписи

Рейтинг топ-5 лучших платных систем электронного документооборота

На рынке много платных предложений для организации документооборота и смежных действий. Из-за их комплексности в некоторых случаях придется заказывать услуги внедрения системы и обучения персонала – их нужно оплачивать отдельно. Собрали список из наиболее интересных СЭД.

СБИС

Программа для управления бизнесом – в ней есть продвинутый модуль электронного документооборота.

Помимо стандартного набора функций (вроде создания архива, маршрутизации документов и работы с контрагентами) здесь есть удобная опция интеграции ЭДО в учетную систему клиента. В некоторых случаях документы перенесутся автоматически, где-то СБИС станет работать через API, а иногда файлы нужно будет перенести в базу данных вручную. В последнем случае система сама конвертирует их в необходимый формат.

Приложение работает со всеми операторами ЭДО. В некоторых случаях файлы можно отправлять ссылками, которые откроются только при наличии необходимой цифровой подписи у получателя.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Много функций для бизнеса (не только СЭД), интеграция в учетную систему нового клиента
— Некоторые модули надо докупать

1C: Документооборот

Комплексный набор приложений, позволяющий настроить цифровую систему обмена данными внутри предприятия и с контрагентами.

Администратор может создавать хранилища документов, редактировать и шифровать их, выстраивать структуру и маршрут движения.

Файлы разрешено передавать через электронную почту, FTP-серверы или подключаемые веб-сервисы. Вместе с документами будут предоставляться сведения об электронной подписи. Для удобства пользователей есть мобильное приложение, в котором можно полноценно работать со всеми функциями СЭД.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Много функций для бизнеса (не только СЭД)
— Сложно настроить самому

Контур.Диадок

Продвинутая, но в тоже время простая в управлении, система электронного документооборота.

Позволяет создавать защищенные хранилища файлов с поиском, настраивать к ним доступ, согласовывать и вести обмен документами с партнерами. Также система будет полезна и кадровым службам – здесь есть отдельная функция документооборота в сфере персонала.

Программа дает вести обмен электронными файлами с органами власти. Например, отправлять счета-фактуры в ФНС. Благодаря роумингу система корректно работает со всеми основными СЭД.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Функционал, простой интерфейс
— Нужно отдельно оплачивать работу с цифровой подписью

Астрал.ЭДО

Продвинутая программа, функционал которой направлен только на организацию электронного документооборота.

Создатели приложения состоят в специальном реестре ФНС. Поэтому это решение подходит для бизнесменов, намеренных использовать в работе цифровую подпись. В программе есть удобная функция проверки корреспонденции – она уведомит пользователя, если типовой документ был оформлен неправильно.

Пользователи в любой момент могут изучить файлы, которые находятся в архиве системы. При этом они могут быть в любом формате (формализированный и неформализированный).

Система поддерживает обмен данными с любыми операторами ЭДО благодаря бесплатному роумингу.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Бесплатный роуминг
— Нет возможности работать из 1С

ЭДО.Поток

Система электронного документооборота, позволяющая напрямую работать с 1С или использовать API для подключения к другим программам.

С помощью этого ПО можно обмениваться счетами фактурами, актами приемки-передачи, сверки, накладными, УПД и УКД, а также документами в прочих форматах. Все данные хранятся на защищенных серверах. Информация передается по закрытым каналам, поэтому файлы нельзя перехватить.

Работа с системой происходит прямо с сайта разработчиков, пользователю не нужно будет устанавливать отдельные программы.

Характеристики

Плюсы и минусы

+ Интеграция с 1С
— Нет редактора файлов

Как выбрать систему электронного документооборота

В России запущено множество сервисов для ведения ЭДО. Выделим основные виды:

• кадровый документооборот – для отправки расчетных листков сотрудникам и подписания документов;
• внутренний документооборот – для обмена информацией внутри компании;
• внешний документооборот – для подписания и обмена документами с контрагентами и поставщиками.

Выбирайте систему цифрового документооборота на основе этой классификации. Вот еще несколько советов, которые помогут определиться с конкретным для вас решением.

Определитесь, с какими основными учетными системами будет работать ЭДО

При выборе системы для обмена с контрагентами и поставщиками нужно обратить внимание на то, в каких программах организация ведет учет и нужна ли интеграция сервиса с этими программами. Например, если компания работает в программах 1С, то дополнительная интеграция не потребуется – в большинстве программ 1С встроен модуль ЭДО. 

Если компания использует другую учетную систему, то потребуется интеграция. Здесь важно обратить внимание на то, как сложно внедрить СЭД в вашу программу. 

это интересно

ECM-системы

Для решения многих проблем, связанных с бумажными документами компании, потребуется использование специальной ЕСМ-системы для управления документами.

подробнее

Изучите функционал сервиса цифрового документооборота

Чтобы выбрать оптимальный сервис для внешнего документооборота, нужно учитывать следующие аспекты:

• позволяет ли сервис создавать, отправлять и подписывать документы;
• поддерживаются ли в базовом функционале все типы документов, с которыми вы работаете;
• обеспечена ли безопасность данных;
• наличие функции хранения и архивирования файлов;
• возможна ли интеграция с другими системами.

Оцените интерфейс системы

Перед выбором системы рекомендуем попробовать бесплатную демоверсию. В ней пользователи могут посмотреть достаточно ли функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс, а также задать вопросы специалистам по интеграции.

Отзыв эксперта о системах электронного документооборота

На рынке немало решений, позволяющих провести цифровизацию документооборота. Мы попросили эксперта по цифровым сервисам 1С компании «Первый Бит» Ольгу Шамшееву рассказать об особенностях развития сферы ЭДО.

«Каждый год все больше компаний и предпринимателей присоединяются к использованию СЭД. На это влияют изменения законодательства и желание организаций оптимизировать процесс обмена документами со своими контрагентами, – объясняет эксперт. – Государство поддерживает внедрение СЭД, и активно модернизирует нормативно-правовую базу, способствуя цифровизации различных сфер документооборота.

В 2022 году было сделано несколько значимых шагов для развития ЭДО. Федеральная налоговая служба разработала и утвердила 21 формат электронных документов (акт приемки-сдачи работ, товарная накладная, счет-фактура, универсальный передаточный документ и другие).

В 2023 году планируется обновление 3 ранее принятых форматов и добавление 7 новых формализованных документов. Важно отметить, что существующие документы должны быть созданы в утвержденном формате, согласно требованиям законодательства. Также были введены новые правила в области документооборота. Согласно изменениям в Трудовом кодексе, работодатели теперь имеют возможность вести кадровый электронный документооборот.

Сегодня системы электронного документооборота широко используются предприятиями различных масштабов во всех сферах бизнеса. Наиболее распространены в следующих секторах: 

• торговля и дистрибуция: компании и поставщики используют электронный документооборот для упрощения процессов заказа, отгрузки, приема товаров, а также для выполнения требований законодательства РФ по обороту и выбытию маркируемых товаров;
• производство: промышленные предприятия активно применяют СЭД для управления документами, связанными с закупками, производством, качеством и логистикой;
• IT-компании: здесь используют цифровой документооборот для увеличения эффективности бизнес-процессов и сокращения ручной работы.

это интересно

Лучшие CRM-системы

Какую систему выбрать и как разобраться в многообразии, советует эксперт.

подробнее

Популярные вопросы и ответы

Тема выбора, внедрения и использования цифровой документации может вызвать дополнительные вопросы. На самые популярные отвечает эксперт по цифровым сервисам 1С компании «Первый Бит» Ольга Шамшеева.