Реклама
ООО «Бизнес легко» ИНН 9724022968. erid: LjN8KRtRE
11 лучших систем электронного кадрового документооборота (КЭДО) в 2024 году
Предприятия все чаще отдают предпочтение автоматизированным бизнес-системам. Рассказываем, какие системы электронного кадрового документооборота оказались самыми востребованными в 2024 году.
Внедрение систем кадрового электронного документооборота во многом связана с приходом пандемии, когда организациям пришлось переводить персонал на удаленный формат работы. Вместе с тем возникла необходимость создания новых правил взаимодействия сотрудника с работодателем.
Что такое электронный кадровый документооборот простыми словами
Если говорить простыми словами, электронный кадровый документооборот – это система для создания цифрового аналога документа, имеющего ту же юридическую значимость, что и бумажный носитель. На сегодняшний день переход на КЭДО не является обязательным.
Выбор редакции
«СБИС КЭДО»
Продвинутая программа, которая позволит упростить работу, связанную с учетом персонала предприятия. Предназначена для отделов кадров и HR-менеджеров. Особую актуальность сервис получил после увеличения популярности удаленного формата работы.
Реклама
ООО «Бизнес легко» ИНН 9724022968. erid: LjN8KRtRE
это интересно
Улучшите работу HR-отдела
Получите программу, которая позволит хранить важные документы в электронном виде. Это удобно и просто
Узнать подробнее
С помощью программы можно формировать справки и приказы, хранить личные дела и составлять графики отпусков. Система позволяет подписывать около 160 видов документов: договоры, нормативные акты, больничные, расчетные листки, соглашения и так далее. В программу входят все необходимые инструменты для работы с персоналом, от подбора кандидата до расчета зарплаты. Сервис легко интегрируется и станет прекрасным дополнением любой другой автоматизированной системы, которую предприятие использует для ведения электронной бухгалтерии или учета рабочего времени.
Системой предусмотрен личный кабинет для сотрудников. Вход можно осуществить как со стационарного компьютера, так и с мобильного устройства. Работники самостоятельно могут запросить справку о доходах, ознакомиться с внутренними документами, сформировать заявление на отпуск или внести данные больничного листа.
Характеристики
| Функционал | Кадровый и воинский учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, настройка графиков работ, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Облачное |
| Демоверсия | Да |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 4 тыс. рублей в год |
Узнать подробнее как
Рейтинг топ-10 лучших систем электронного кадрового документооборота
Directum HR Pro
Комплексное решение от отечественного разработчика ПО. Система предназначена для полноценного ведения кадрового дела на производстве. Программа имеет структуру блоков и настраивается индивидуально под каждого заказчика. КЭДО можно внедрить как отдельный продукт, так и совместно с другими модулями.
Система позволяет отправлять работникам документы на ознакомление, подписывать и согласовывать трудовые договора, планировать отпуска, формировать заявления, осуществлять массовую выгрузку для экспорта в госорганы. Кроме того, на ресурсе можно настроить опцию информирования персонала о предстоящих мероприятиях или событиях.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, настройка графиков работ, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Облачное и локальное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 650 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Широкий функционал, адаптация под разные сферы и масштабы бизнеса, интеграция со сторонними сервисами
– Подписка на обновление ПО и бесплатная техподдержка предоставляется только на 1 год, цена может быть слишком завышена
«Сбер.Корус»
Облачный продукт для электронного подписания, обмена и хранения кадровых документов. Программа интегрируется с любой системой учета и имеет встроенный модуль для работы в 1С. Компания располагает собственным Удостоверяющим центром, что позволяет сгенерировать для каждого сотрудника уникальную неквалифицированную подпись. На ресурсе можно настроить маршруты согласования документов, а также направить их на долгосрочное хранение в электронный архив.
Программу можно использовать не только для взаимодействия со штатными сотрудниками, но и для работы с самозанятыми или по договору ГПХ. На сайте разработчика можно посмотреть короткое видео о преимуществах КЭДО или заказать демонстрацию программы, заполнив специальную форму.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, настройка графиков работ, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Облачное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 620 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Хранение неограниченного количества документов, выпуск ЭЦП, инструкции по заполнению документов, отправка уведомлений сотрудникам через sms или по email
– Нет демоверсии, техподдержка только через форму обращения или email компании, сроки рассмотрения заявки в зависимости от выбранного тарифа
Nopaper
Удобный сервис для обмена и электронного подписания документов. Система внедряется локально, но можно использовать и веб-версию. Для того чтобы начать работу с ресурсом, необходимо скачать приложение Nopaper через AppStore или Google Play. После прохождения регистрации и подтверждения личности станет доступна бесплатная усиленная электронная подпись. Программа настраивается и интегрируется с любыми сервисами найма сотрудников. Если компания использует платформу 1С, документы выгружаются прямо из учетной системы. Работник получит и подпишет их через приложение.
Для внедрения программы компания-разработчик предоставляет персонального менеджера. В пакет услуг также входит обучение сотрудников, готовые шаблоны документов и круглосуточная сервисная поддержка.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция |
| Варианты внедрения | Локальное и облачное |
| Демоверсия | Да |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 900 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Наличие мобильного приложения, простая регистрация, интеграция, простой и быстрый способ получения ЭЦП, круглосуточная техподдержка
– Подписание документов только через мобильное устройство с помощью приложения
Elma360 КЭДО
Программа для комплексной автоматизации кадрового документооборота. Система адаптируется под особенности предприятия и легко настраивается в процессе эксплуатации. В пакет установки входит конструктор документов, который позволит быстро вносить корректировки в готовые шаблоны. Встроенный искусственный интеллект распознает сканированный текст, что исключает ошибки при ручном внесении данных.
В базовый тариф входят следующие модули: интеграция с 1С:ЗУП, шаблоны документов, трудоустройство, заявления и приказы, выпуск УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись), изменение персональных данных, перевод и увольнение, присвоение категорий работникам (для назначения льгот и пособий).
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция |
| Варианты внедрения | Локальное и облачное |
| Демоверсия | Да |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 12 тыс. рублей |
Плюсы и минусы
+ Большой список процессов, интеграция, адаптация под масштабы и специфику предприятия
– Со 2 года использования техподдержка платная (20% от стоимости лицензии), платный выпуск УНЭП, модуль «Отпуска» подключается дополнительно (от 200 тыс. рублей в год)
это интересно
«1С: Кабинет сотрудника»
Одно из самых популярных решений от крупнейшего поставщика автоматизированных систем для бизнеса. Сервис позволяет быстро оформить и подписать заявление на отпуск, получить электронный расчетный лист, заказать справку и многое другое.
Продукт доступен в облачном и локальном формате и интегрируется с любой платформой 1С. Работодатель заверяет документы УКЭП, которую он может получить с помощью 1С:Подпись в удостоверяющем центре или через ФНС. Сотруднику УНЭП предоставляется бесплатно. Для более удобной и оперативной работы с документами разработано специальное мобильное приложение.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Локальное и Облачное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 276 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Интеграция в 1С, наличие мобильного приложения, широкий функционал, предоставляется тестовый период
– Локальная версия устанавливается при условии покупки лицензий минимум на 1 тысячу сотрудников (от 276 тыс. рублей в год)
HR Link
Отечественный сервис, с помощью которого любое предприятие легко перейдет на цифровой формат работы. Система обладает всеми необходимыми инструментами для ведения кадрового дела. Для согласования документов доступны все виды ЭП. Кроме того, к сервису можно подключить учетную запись на портале Госуслуг и использовать ее в качестве электронной подписи.
Системой предусмотрена рассылка уведомлений работникам с просьбой ознакомиться с документами. Сообщение можно отправить по разным каналам связи: email, sms, мессенджеры или по API с других систем. Сотрудник по ссылке перенаправляется в личный кабинет для дальнейшего подписания документа.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Локальное и облачное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 1 тыс. рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Широкий функционал, возможность использовать ЭП с Госуслуг, бесплатная техподдержка, скидка 30% для малого бизнеса
– Нет демоверсии, цена
VK HR Tek
Удобный сервис для обмена и подписания кадровых документов. Система позволяет взаимодействовать с офисными и удаленными сотрудниками, самозанятыми и по договору ГПХ. Для работников предусмотрено мобильное приложение, в котором они могут заказать типовую справку, оформить заявление на отпуск, ознакомиться с должностной инструкцией и подписать приказ. Программа доступна в облачном и локальном формате и легко интегрируется с любой учетной системой (1С:ЗУП, Битрикс, SAP, БОСС-Кадровик и другие).
Разработчик гарантирует безопасное хранение данных: документы размещаются сразу на нескольких серверах, каждое действие пользователей логируется, а доступ к интерфейсу осуществляется через защищенное HTTP-соединение.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, ЭЦП, интеграция, личный кабинет, учет отпусков |
| Варианты внедрения | Локальное и облачное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | По запросу |
Плюсы и минусы
+ Интеграция, круглосуточная техподдержка
– Демодоступ через запись на сайте, нет собственного удостоверяющего центра, руководитель получает УКЭП при личной явке
EmplDocs
Российское ПО для автоматизации кадровых процессов. С помощью системы можно оцифровывать и подписывать документы, работать со штатными и самозанятыми сотрудниками, а также формировать долгосрочный архив. Ресурс доступен с любого мобильного устройства или персонального компьютера.
В личном кабинете сотрудник может посмотреть данные о заработной плате и иных начислениях, запланировать отпуск, заказать справку, ознакомится с приказом, внести изменения в свой профиль и подписать документы. В зависимости от ролевой модели, система позволяет составить график отпусков, отследить путь согласования заявки и проконтролировать статус сотрудников.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, учет отпусков и командировок, ЭЦП, долгосрочное хранение документов, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Локальное и облачное |
| Демоверсия | Да |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 500 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Удобный интерфейс, широкий функционал, интеграция
– Локальная версия устанавливается при условии покупки лицензий минимум на 250 сотрудников (126 тыс. рублей в год)
«Астрал iКЭДО»
Облачный сервис для полноценного кадрового документооборота. Разработчик обладает собственным удостоверяющим центром, а потому выпуск УНЭП производится прямо из системы. Все подписанные документы имеют законную юридическую силу и хранятся в электронном архиве. Для работы в системе не нужно устанавливать мобильное приложение, вход в личный кабинет осуществляется через любой браузер. О необходимости подписания документов сотруднику поступает уведомление в Telegram.
Техподдержка доступна круглосуточно вне зависимости от выбранного тарифа и пакета услуг. Связаться со службой сервиса можно по телефону или через email.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, электронный архив, ЭЦП, интеграция, личный кабинет |
| Варианты внедрения | Облачное |
| Демоверсия | Нет |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 500 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Бесплатная техподдержка, наличие удостоверяющего центра, интеграция с 1С
– Только облачная версия, нет бесплатного периода и демоверсии, не предусмотрена работа с графиком отпусков и командировок
EasyDocs
Простая и удобная программа со всеми необходимыми инструментами для управления кадровыми процессами. Предусмотрен только в облачный формат, который не требует установки специального ПО на компьютер заказчика. Сервис легко интегрируется с другими учетными системами с помощью встроенных модулей или по API.
Личный кабинет для сотрудников не предоставляется. Вместо этого в каждый мессенджер внедрен полнофункциональный бот, через который кадровая служба взаимодействует с работником. То есть создание запроса, ознакомление и подписание документа происходит через WhatsApp, Viber или Telegram.
Характеристики
| Функционал | Кадровый учет, ЭЦП, интеграция, учет отпусков и командировок |
| Варианты внедрения | Облачное |
| Демоверсия | Да |
| Наличие техподдержки | Да |
| Цена | От 300 рублей в год за 1 сотрудника |
Плюсы и минусы
+ Интеграция, использование ЭП с Госуслуг, можно создать облачную подпись
– Техподдержка только с 9:00 до 18:00 по МСК, отсутствие полноценного личного кабинета, нет электронного архива
Если у вас есть рекомендации и дополнения по материалу, вы можете отправить их на почту money@kp.ru.
Как выбрать систему электронного кадрового документооборота
На рынке появляется все больше сервисов для автоматизации кадровых процессов и перехода компаний на цифровой формат работы. Расскажем, на что обращать внимание при выборе подходящей системы.
Опыт и надежность компании
Разработчики, которые давно и стабильно присутствуют на рынке, имеют ряд преимуществ перед молодыми игроками. Такие компании обладают многолетним опытом хранения данных, а также тщательно следят за соблюдением всех правил и норм, которые возложило на них государство. Можно рискнуть и довериться новичку. Но тогда стоит учитывать, что в процессе эксплуатации системы могут возникать ошибки или недоработки, и не всегда их будут решать оперативно и качественно.
Сервисное обслуживание
Скорость реагирования специалистов техподдержки еще один важный пункт в выборе системы. Не все компании могут обеспечить круглосуточную линию помощи. Хорошо, если предприятие находится в одном часовом поясе с разработчиком. Но когда вас разделяют тысячи километров, а разница во времени 5-7 часов, это становится проблемой. Кроме того, обратите внимание на то, какой способ используется для контакта со специалистом. Это может быть чат, электронная почта, форма обратной связи на сайте или специально выделенная телефонная линия. Выбирайте среди тех компаний, которые используют сразу несколько каналов. Так у вас будет больше шансов на своевременное решение проблемы.
Стоимость решения
Цена системы кадрового электронного документооборота играет важную, но не ключевую роль. Опыт многих предприятий показывает, что экономия на бумаге, принтерах и доставке документов, значительно превышает расходы на внедрение и обслуживание качественной системы КЭДО. Рекомендуем сосредоточиться не на стоимости продукта, а на выборе надежного и опытного разработчика или поставщика услуг.
Интеграция
Большую часть современных сервисов можно использовать совместно с другими программами. Это позволяет работать в привычном для вас интерфейсе и осуществлять бесшовную передачу данных из одной системы в другую. При выборе подходящего решения уточните у поставщика, возможна ли интеграция в ваше установленное ПО и какие механизмы для этого будут использованы.
Безопасность
Так как система предназначена для работы с большим количеством персональных данных, важно, чтобы она была максимально защищена от взлома и утечки информации. Уточните у поставщика, где будут храниться электронные документы, используется ли авторизация через логин и пароль, делаются ли резервные копии. На сайте Роскомнадзора можно найти информацию о том, включена ли компания в реестр операторов, которые имеют право на сбор и хранение персональных данных.
Отзыв эксперта о системах электронного кадрового документооборота
Сервисов стало очень много, каждый из них старается предоставить свое решение по оптимизации кадрового делопроизводства. По сравнению с прошлым годом, их стало больше на 20-30%, ведь спрос рождает предложение. Тем не менее, надо говорить не о количестве сервисов, а том, сколько из них готовы к потоку желающих, подчеркивает Рафаэль Туляков, руководитель отдела внедрения КЭДО в компании ООО «Бизнес легко».
«Если в прошлом году такими системами интересовались 1-2 организации из 10, то сейчас 8-9. Потребность в сервисах электронного кадрового документооборота выросла. Сейчас организации приобретают системы КЭДО для оптимизации работы сотрудников, ускорения решения вопросов. Организации активно интересуются использованием электронного кадрового документооборота, поскольку это удобно, доступно и законно.
Можно вспомнить события 2019 года, когда большинство организаций были не готовы к переходу на удаленный режим работы. КЭДО же позволяет полностью вести сотрудника на удаленке и не приглашать его в штат.
КЭДО подразумевает работу с любым видом бизнеса. Он упрощает взаимодействие работодателя с сотрудником: подписание трудового договора, ознакомление с должностными инструкциями. В КЭДО сотрудник может легко запросить повышение, отправить заявление на отпуск и так далее. Электронный кадровый документооборот облегчает жизнь бухгалтера и кадрового специалиста. Можно вести штат из более чем тысячи сотрудников без привлечения дополнительных кадровых специалистов», – объясняет эксперт.
Популярные вопросы и ответы
На популярные вопросы о системах электронного кадрового документооборота отвечает Рафаэль Туляков, руководитель отдела внедрения КЭДО в компании ООО «Бизнес легко».
Как можно сэкономить на внедрении системы электронного кадрового документооборота?
Сэкономить помогут ваши сотрудники, руководители и другие специалисты, которые сами научатся работать в системе КЭДО, а позже научат других. Обучение присутствует, но не все сразу готовы к такому переходу. Не всем легко перейти на электронную подпись, отказаться от бумажных документов. Поэтому экономия на внедрении системы происходит тогда, когда вы находите тех самых сотрудников, которые первыми осваивают сервис и начинают им пользоваться.
Обязателен или нет кадровый электронный документооборот в организации?
Сейчас нет закона, который бы обязывал организацию использовать КЭДО. Большинство организаций сами активно переходят на такие системы. Причиной тому является удобство использования. Например, в части взаимодействия с сотрудниками на удаленке.
Есть ли бесплатные системы электронного кадрового документооборота?
Наверное, такие системы есть, но я о них не слышал и люди, с которыми я работаю, о таких сервисах не говорят. Наверное, все дело в том, что электронный кадровый документооборот довольно сложный процесс, который требует внимания. Скорее всего люди больше доверяют сервису, который вложил средства в разработку своей системы, отвечающей потребностям бухгалтеров и кадровых специалистов.
Какие документы можно перевести в систему электронного кадрового документооборота?
Проще сказать, какие документы нельзя перевести в КЭДО. Это акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника, а также документ, подтверждающий прохождение сотрудником инструктажа по охране труда. Все остальные документы работодатель может смело переводить в электронный вид.
Когда переход на системы КЭДО станет обязательным?
Законодательство активно оптимизирует возможности использования КЭДО, так, ряд принятых законов позволил внедрить кадровый электронный документооборот. Сейчас данная система активно используется организациями, а значит необходимость делать переход обязательным отпадает.
Как работает кадровый электронный документооборот?
Это способ работы с документами в онлайн-виде. Кадровому специалисту больше не требуется распечатывать документы: приказы, договоры и так далее. Более того, ему не нужно следить за тем, чтобы сотрудники подписывали эти документы. За все будет отвечать система. Кадровый специалист формирует документ в электронном виде, направляет сотрудникам и указывает сроки выполнения. Далее ему остается дождаться получения информации о выполненной работе и подписанном документе. То есть работа в КЭДО полностью автоматизирована, что позволяет экономить рабочее время.
Какие есть плюсы и минусы у кадрового электронного документооборота?
Самый большой плюс – это экономия на бумаге. На обеспечение штата из 100 сотрудников в год у вас уйдет не менее 1,5 млн рублей. Еще один плюс – снижение количества времени на обработку задачи, поскольку вы сформировали документ, направили сотруднику и он сразу может начать работу. Кроме того, при работе с сотрудниками на удаленке вам не нужно формировать заказные письма, приглашать их в офис, оплачивать командировочные. Также плюсом является возможность хранения всех документов в электронном виде на сервере. Вам не нужно будет тратиться на системы хранения кадровых документов. Некоторые из них нужно хранить до 75 лет, а это дорогостоящий и трудоемкий процесс.
К минусам КЭДО можно отнести только то, что некоторые относятся к нему с недоверием, потому что не хотят меняться. Тоже самое происходило при выходе смартфонов с сенсорными экранами, когда все использовали кнопочные телефоны. Мы всю жизнь все делали на бумаге, все работало хорошо, зачем ломать то, что хорошо работает. С этим можно столкнуться, но в итоге сотрудники собственным примером доказывают удобство использования и в какой-то момент те, кто наотрез отказывался использовать КЭДО, так или иначе соглашается. Но на это требуется время.
К минусам КЭДО можно отнести только то, что некоторые относятся к нему с недоверием, потому что не хотят меняться. Тоже самое происходило при выходе смартфонов с сенсорными экранами, когда все использовали кнопочные телефоны. Мы всю жизнь все делали на бумаге, все работало хорошо, зачем ломать то, что хорошо работает. С этим можно столкнуться, но в итоге сотрудники собственным примером доказывают удобство использования и в какой-то момент те, кто наотрез отказывался использовать КЭДО, так или иначе соглашается. Но на это требуется время.
Источники
- Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202111220001
