Хочешь все успевать - съешь на завтрак лягушку

Управление временем - это прекрасно. Но и самому лениться не стоит. Фото: Фотобанк Лори

Как ни старайся, но в сутках никогда не будет 25 часов, а в неделе - 8 дней. Но можно попробовать заставить время работать на вас. Есть целая наука по управлению минутами и часами - тайм-менеджмент. Эти знания позволят успевать больше и отказываться от лишнего.

По приоритетам, становись!

- Несколько лет назад я перешла на новую работу. Сразу столько дел навалилось, что не успевала разгребать. Сидела в офисе до ночи, и все равно заданий оставался непочатый край. Потом поняла - обязательно надо делать только важное, а остальное - по мере наличия времени, - рассказала в эфире радио «КП» Лариса из Подмосковья.

Это умение правильно расставить приоритеты. Но как узнать это «самое важное»?

- Предстоящему делу нужно присвоить два показателя - важности и срочности. Например, начальник дал задание подготовить отчет, который нужен ему через пару часов на собрании совета директоров. Срочная ли это задача? Да. Значит, ей присваивается статус «Важно и срочно», и она должна быть выполнена в первую очередь. А тут и дети просят купить билеты на новый фильм. Срочная ли это задача? Нет, билеты могут подождать до вечера. Соответственно, эта задача получает статус «Важно и несрочно, - обрисовывает план действий партнер Dale Carnegie Training Russia Виталий Макаров.

У вас появится несколько групп задач: важные и срочные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; неважные и несрочные. Выполнять их надо по очереди. А про дела из последней категории вообще можно забыть.

Самые противные дела - с утра

«Съешьте на завтрак лягушку» - это не приглашение к экзотическому столу, а образ. Его придумал бизнес-тренер Брайан Трейси. Это о том, что самые неприятные дела лучше сделать сразу с утра, вне зависимости от степени их важности. Можно составить целый список из таких «лягушек» (звонок неприятному клиенту, уборка на столе и т.п.). И тогда за неделю вы сделаете сразу пять неприятных дел. Тогда негативные мысли о не будут портить вам рабочий день.

Планируйте с вечера

Завтра начинается сегодня. Так что лучше планировать свой день накануне. Психологи даже советуют представить его, мысленно прожить, испытать положительные эмоции, которые вас ждут. Если столь длительная медитация - не для вас, то хотя бы напишите список дел на завтра. И расставьте приоритеты.

Бывает, что предстоит сразу несколько «важных и срочных» дел. Их надо чередовать с теми, которые не требуют высокой нагрузки. Иначе быстро выдохнетесь.

- Важно сохранить лидерскую позицию по отношению к своим делам. Должно быть ощущение, что вы управляете делами, а не они вами. Это помогает сохранять контроль над ситуацией и расставлять приоритеты в соответствии с личными целями, а не обслуживать бесконечный поток заданий, который на вас сваливаются, - советует преподаватель Русской школы управления Наталья Сторожева.

Пусть за вас работают другие

Другими словами, делегируйте те дела, которые не хотите делать сами. Или такие, которые вы легко можете поручить другим, а сами в это время займетесь чем-то более приятным или доходным.

Например, вы не любите ходить по магазинам. К вашим услугам - специальные компании, которые доставят продукты на дом. Да, это стоит денег. Но на них вы покупаете свое время и хорошее настроение. Так что считайте сами - адекватны и разумны эти траты или нет.

ВОЗЬМИ НА ЗАМЕТКУ

Избавляемся от «пожирателей»

«Пожиратели» - это ваши же действия, которые убивают время. Вы пришли на работу, попили кофе, посидели в соцсетях, позвонили друзьям. Казалось бы, какая мелочь. А вот нет: из-за такой «мелочи» получаса, а то и часа - как не бывало. А если вы имеете привычку отвлекаться таким образом постоянно, то эти бестолковые дела съедают чуть ли не половину рабочего дня. Если вы не можете без этого, то найдите компромисс. В течение часа-полутора концентрируйтесь исключительно на своем задании, не отвлекаясь ни на что. А потом сделайте 15-минутный перерыв.

Беспорядок на столе - бардак в голове

Это не красивые слова. Давно известно, что чистота положительно влияет на психику и снимает стресс. Да-да - хотите, чтобы вам стало лучше, сделайте уборку. Наведите порядок на рабочем месте. Если там много лишнего, то на высокую продуктивность рассчитывать не стоит.

ПРОВЕРЬ СЕБЯ

Кто ты: прагматик или интуит?

Основатель «Евросети» Евгений Чичваркин был небедным человеком. При этом, по его рассказам, работал он всего два часа в день.

- Если ты работаешь так, что света белого не видишь, то зачем ты работаешь? - вопрошал он.

Но такой подход к делу подойдет не всем. Да и планирование рабочего дня - тоже.

Ломать себя и делать определенные дела в строго определенное время, когда вы, быть может, еще толком проснуться не успели, в лучшем случае не приведет ни к чему хорошего. В худшем - разовьет в вас комплекс неполноценности. Некоторым людям «жить по режиму» вообще противопоказано.

- Есть люди прагматики и интуиты. Последние идут по жизни интуитивно: утром не знают, что будут делать вечером. Это не значит, что они неуспешны. У таких людей есть удивительная способность: они, ничего не планируя, могут оказаться в нужном месте в нужное время. Они весьма эффективны в бизнесе, потому что успевают делать меньше, но с большим качеством. Интуиция позволяет им не делать лишних движений, которые совершают рационалисты, - поясняет Наталья Сторожева.

КСТАТИ

Всего не переделаешь

- Какой бы эффективный подход к использованию времени не был у человека, успевать все - невозможно. Быть перфекционистом - значит похоронить себя на работе. Да, надо много работать, чтобы зарабатывать. Но «много работать» - означает «много делать», а не сидеть в офисе по 15 часов в день, медленно разбирая почту, поглядывая в фейсбук или раскладывая пасьянс, - считает менеджер СКБ Контур Иван Ильин.

Почаще вспоминайте принцип Парето. Про то, что 20% усилий дают 80% результата. Ну и конечно, про то, что работать надо не 24 часа в сутки, а головой. И тут одного тайм-менеджмента вам будет явно мало...

Волшебное слово «нет»

Не становитесь безотказным осликом, которому показывают морковку, и он покорно идет за ней, волоча непомерный груз.

Всегда найдутся желающие перевалить свою работу и заботу на вас. В стремлении помочь вы забудете о своих задачах, и тогда все планирование полетит в тартарары. Умейте говорить «нет» всему, что нежелательно и обременительно для вас. Но если человек вам дорог и вы действительно хотите помочь, то для таких задач можно делать исключение. Нормальных человеческих отношений это ни в коем разе не заменяет.