10 лучших систем управления проектами в 2025 году
Российский рынок систем управления проектами в 2025 году напоминает «шведский стол». Есть как проверенные мировые бренды, так и качественные локальные продукты. Собрали список лучших систем управления проектами для бизнеса в 2025 году.
Система управления проектами нужна практически любому современному бизнесу. IT — для управления разработкой, маркетинговым агентствам — для контроля рекламных кампаний, строительным организациям — для планирования работ на объекте.
Система становится особенно важной при увеличении количества параллельных проектов, работе распределенных команд, необходимости точного контроля сроков и бюджета, а также при росте бизнеса и естественном усложнении процессов. Вместе с экспертами подготовили обзор лучших систем управления проектами, объяснили, с чего начать внедрение и как сэкономить.
Что такое система управления проектами
Система управления проектами (СУП) — это специализированное программное обеспечение, которое помогает командам планировать, организовывать и контролировать выполнение проектов. По сути, это единое цифровое пространство, где собирается вся ключевая информация о проекте: задачи и сроки, ресурсы и бюджет, а также вся коммуникация.
Рейтинг топ-10 лучших систем управления проектами
Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
YouGile
Современное решение для управления проектами, сочетающее простоту использования с мощным функционалом. Платформа предлагает low-code инструменты (интеграции за 1 час), полный API, коробочную версию для собственного сервера, кроссплатформенность и мобильное приложение. Система подходит для небольших команд, IT-отделов и маркетологов.
Характеристики
| Функционал | — таск-трекер, Канбан-доски, отчеты, спринты, диаграмма Ганта, мессенджер — чат внутри каждой задачи, отчеты в виде колонок, синхронизированные копии задач на разных досках для параллельной работы разных команд — интеграции (например, с Telegram) |
| Стоимость | бесплатно до 10 человек, с 11-го пользователя — 495 рублей/месяц за человека |
| Пробный период/бесплатная версия | бесплатный тариф без ограничения по времени и функциям |
Плюсы и минусы
+ дружелюбный и простой интерфейс, быстрое внедрение, low-code платформа и большой набор интеграций, бесплатный тариф и мобильное приложение
— бесплатная версия ограничена 10 пользователями
Яндекс Трекер
Сервис для управления задачи и проектами, позволяющий контролировать работу отдельных команд. Интегрируется с другими решениями Яндекса, автоматизирует рутинные задачи — составление расписания, назначение исполнителей, напоминание о дедлайнах. Сервис будет удобен IT-разработчикам, продуктовым командам и бизнесу, который уже использует экосистему Яндекса.
Характеристики
| Функционал | — управление проектами, автоматизация процессов, аналитика — доски со спринтами, бэклогом, диаграмма сгорания (позволяет видеть скорость выполнения задач) — очереди задач (можно создать разные очереди для разных процессов и настроить под нужды каждой команды), интеграция с другими сервисами Яндекс |
| Стоимость | от 400 рублей в месяц за сотрудника |
| Пробный период/бесплатная версия | не указан |
Плюсы и минусы
+ глубокая интеграция с экосистемой Яндекса, широкий функционал, простота освоения, входит в реестр отечественного ПО
— для использования системы необходима регистрация организации в «Яндекс 360»
Kaiten
Российская система визуального управления работой и проектами с акцентом на Agile (гибкий подход к управлению проектами с быстрой адаптацией к изменениям). Разработчик позиционирует систему как один инструмент для всех рабочих процессов — от идеи и планирования до ведения проекта и его поддержки. Решение подходит компаниям из любых сфер — ритейл, производство, строительство, образование.
Характеристики
| Функционал | — вывод нескольких Канбан-досок на один экран, комбинирование досок — карточки, отчеты и аналитика, настройки ролей и доступа, хранение и редактирование документов — специальные модули для Agile-практик, карты пользовательских историй |
| Стоимость | от 185 рублей/месяц за одного пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | есть бесплатная версия до 5 пользователей и демо по запросу |
Плюсы и минусы
+ удобная работа с задачами и проектами, создание связей между карточками, визуализация рабочего процесса, автоимпорт задач из других систем
— интерфейс может показаться перегруженным
«ПланФикс»
Еще одна система для управления задачами и проектами, подстраивающаяся под специфику бизнеса. С ее помощью можно отслеживать ход работ, планировать этапы через диаграммы Ганта, создавать собственные отчеты. Система гибко настраивается под задачи каждого отдела, от продаж до техподдержки. Как отмечает разработчик, «ПланФикс» подходит компаниям со штатом 25+ сотрудников. Небольшому бизнесу лучше выбрать другую систему.
Характеристики
| Функционал | — управление задачами и проектами, CRM (управление клиентами), автоматизация бизнес-процессов, диаграмма Ганта — автоматическая проверка исполнения и уведомления — инструменты для создания отчетов и мониторинга показателей |
| Стоимость | от 360 рублей/месяц за одного пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | 14 дней |
Плюсы и минусы
+ широкий функционал, возможность тонкой кастомизации под нужды бизнеса, есть бесплатная версия до 5 пользователей
— не подходит малому бизнесу
Weeek
Разработчик позиционирует систему как современный, быстрый и дружелюбный к пользователю инструмент. Он покрывает большинство потребностей малых и средних команд в организации работы, не перегружая их. Заменяет собой несколько инструментов сразу — личный и командный сервис для задач, CRM, аналитика, хранение документов. Систему успешно используют в самых разных сферах: от разработки и дизайна до маркетинга, HR и производства.
Характеристики
| Функционал | – управление задачами и проектами, Канбан-доски — база знаний, CRM, календарь, аналитика — уведомления: Telegram, почта, в браузере |
| Стоимость | от 199 рублей/месяц за пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | есть бесплатный тариф для команд до 5 человек с ограниченным функционалом |
Плюсы и минусы
+ простой и интуитивный интерфейс, глубокая детализация задач и гибкие настройки проектов, готовые шаблоны и сценарии для разных отделов (маркетинг, HR, разработка)
— для команд свыше 10 человек нужно выбирать более дорогой тариф
это интересно
Лучшие PLM-системы для управления полным жизненным циклом продукта
Советы по внедрению и отзывы экспертов
Подробнее
Asana
Система для управления проектами с акцентом на координацию работы команды. Подходит для крупных и средних компаний, которые хотят связать операционную деятельность со стратегическими целями, а также команд, работающих в сложных экосистемах, где важны интеграции с другими корпоративными сервисами. С помощью системы можно запускать и следить за рекламными кампаниями, автоматизировать рабочие процессы, координировать запуск разных проектов.
Характеристики
| Функционал | — встроенный ИИ для автоматизации задач, генерации отчетов и аналитики — прямая привязка ежедневных задач к стратегическим целям компании — интеграция с 300+ сервисами (например, Slack, Google Drive, Microsoft Teams) |
| Стоимость | от 10,99 долларов США |
| Пробный период/бесплатная версия | есть бесплатный доступ до 10 участников |
Плюсы и минусы
+ легкий старт и быстрое освоение, удобная визуализация рабочих процессов, хорошо подходит для кросс-функциональных команд
— зарубежное решение, могут быть сложности с настройкой и оплатой
Advanta
Российская информационная система для управления портфелями проектов. Позиционируется как прямой аналог зарубежных решений (Microsoft Project + SharePoint + Power BI). Система станет хорошим выбором для крупных холдингов и промышленных предприятий с большим портфелем проектов, инжиниринговых компаний в строительстве, IT и консалтинге, государственных структур, ведущих проектную деятельность. Является оптимальным инструментом для контроля сроков, бюджетов и ресурсов по всем проектам компании.
Характеристики
| Функционал | — управление портфелями проектов, стратегическое управление — аналитика через OLAP-кубы, диаграммы и графики — бюджетирование (БДР/БДДС), планирование платежей, учет затрат |
| Стоимость | от 4,5 тыс. рублей/месяц за пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | не указан |
Плюсы и минусы
+ полный контроль над всеми проектами компании в едином формате, визуальный конструктор и сводные отчеты по портфелю в один клик, входит в реестр отечественного ПО
— может быть сложной для рядовых сотрудников
«Мегаплан»
Комплексная система управления бизнесом, объединяющая CRM, управление проектами и задачами. «Мегаплан» подходит для малого и среднего бизнеса в сферах производства, оптовых продаж, строительства. Позволяет наглядно контролировать прогресс проекта, собирать все данные проекта в одном месте, распределять задачи по ответственным, планировать и контролировать сроки.
Характеристики
| Функционал | — CRM, управление задачами и проектами, складской учет, документооборот, база знаний, работа с подрядчиками — готовые сценарии для производства, оптовой торговли, строительства, сферы услуг — видеосвязь для совещаний и вебинаров внутри платформы, настройка воронок, напоминаний и уведомлений |
| Стоимость | от 315 рублей/месяц за пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | 14 дней |
Плюсы и минусы
+ объединяет CRM, проекты, задачи и склад в едином пространстве, легче пересадить отделы продаж и операционные команды по сравнению с более сложными системами, не требует сборки с нуля, есть настроенные под конкретную сферу шаблоны
— базовый тариф только на 10 пользователей
Pyrus
Система для автоматизации бизнес-процессов, ориентированная на управление задачами, документооборотом и сервисной поддержкой. Станет идеальным выбором для крупных корпораций (банки, телеком, ритейл) с потребностью в BPM и документообороте, юридических, финансовых отделов и бухгалтерий, где работа с документами — основа процессов, а также сервисных подразделений (IT-поддержка), работающих по регламентам.
Характеристики
| Функционал | — управление задачами, CRM, Service Desk (ITSM) — ЭДО: подписание, хранение и согласование документов вместе с задачами — low-code платформа, ИИ-ассистент для автоматического распознавания и оцифровки документов (чеки, счета, резюме) |
| Стоимость | 415 рублей/месяц за пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | есть бесплатная версия для общения и постановки задач |
Плюсы и минусы
+ широкий функционал, содержит инструменты ЭДО для согласования документов и ИИ, можно установить на собственный сервер,
— функционал может быть избыточным для малых компаний
A2B
Универсальная облачная платформа для управления бизнес-процессами, объединяющая СЭД, CRM, управление проектами и задачи. А2Б — идеальный выбор для малого и среднего бизнеса, который ищет универсальное решение «все в одном». Система позволяет визуализировать работу через Канбан-доски и отображать этапы, сроки и исполнителей проекта на диаграмме Ганта.
Характеристики
| Функционал | — централизованное хранение документов, CRM, управление проектами, поручения, бизнес-процессы — предустановленные отчеты о работе сотрудников и процессам — диаграмма Ганта и Канбан-доски |
| Стоимость | от 550 рублей/месяц за пользователя |
| Пробный период/бесплатная версия | 7 дней |
Плюсы и минусы
+ широкий набор модулей для большинства бизнес-задач, интуитивный интерфейс, мобильное приложение и полный удаленный доступ, коробочная версия
— крупным холдингам может не хватить функционала
Как выбрать систему управления проектами
Составили пошаговую инструкцию по выбору нужной системы.
Определите цель и зафиксируйте требования
Перед поиском системы управления проектами нужно понять, какую главную бизнес-проблему она должна решить. Для этого на бумаге сформулируйте цель — что вы хотите автоматизировать в первую очередь, управление задачами, контроль сроков, бюджетный учет.
После этого напишите, что вам нужно: строгое планирование, учет зависимостей задач, интеграция с 1С или CRM, финансовый контроль. Без этого списка вы рискуете выбрать систему, которая окажется слишком сложной, дорогой или неудобной.
Составьте «карту процессов»
Вместе с руководителями отделов нарисуйте процессы «от заявки до сдачи». Зафиксируйте все точки взаимодействия, ручные операции и частые источники ошибок. Это можно сделать на простой блок-схеме. Если процессы сложные — ограничьтесь последовательностью основных шагов. Без карты процессов даже лучшая система превратится в цифровой хаос. Она поможет выявить, какие функции вам реально нужны, а без каких можно обойтись.
Потребности команды
Нужно собрать пожелания не только от руководителей, но и от исполнителей. Система должна быть удобной для всех. В демонстрациях от финалистов должны участвовать сотрудники, которые понимают потребности всех ключевых ролей в проекте.
Если команде неудобно, система будет использоваться «из-под палки» или вообще не приживется.
Анализ рынка
Теперь можно приступать к анализу рынка. Используйте наш рейтинг систем или проведите собственное исследование современных решений. Можно обратиться к коллегам, использующим такие системы в работе. Отобрав кандидатов составьте таблицу сравнения по параметрам, важным именно вам, например: стоимость, интеграция с CRM, удобство мобильного приложения, гибкость настроек.
Запросите демо
Выбрав 3-4 системы запросите демо-версию у разработчика. Проверьте гибкость настроек. Система не должна диктовать вам процессы — вы должны настраивать ее под себя. Обратите внимание на возможность менять кастомные поля, создавать шаблоны проектов. После тестирования проведите итоговую встречу с сотрудниками, внимательно выслушайте их замечания. Это повысит вовлеченность и снизит сопротивление при полном внедрении.
После выбора назначьте владельца системы — человека, который будет отвечать за ее эксплуатацию, обучение пользователей. В первые месяцы регулярно оценивайте эффективность: снимайте метрики, анализируйте, за счет чего растет продуктивность.
это интересно
Лучшие системы учета рабочего времени
С чего начать внедрение и как сэкономить на покупке программы
Подробнее
Отзыв эксперта о системах управления проектами
Своим мнением о системах управления проектами поделились Алексей Ятленко, менеджер по развитию продуктового направления ООО «Электрорешения», и Людмила Филиппова, финансовый стратег, руководитель проектов консалтинговой компании BEZ Cнocok.
Алексей Ятленко
«Система управления проектами (СУП) является удобным пространством для ежедневной работы проектных менеджеров, руководителей проектов, заказчиков, стейкхолдеров и всех других ключевых участников. Дисциплинированное использование СУП экономит компании много времени на подготовку отчетов о состоянии работ над проектами, облегчает планирование, управление отклонениями, управление ресурсами, автоматически предупреждает о конфликтах и потенциальных проблемах. Стоит понимать, что СУП — это специализированное программное обеспечение, UX и UI, стремительно бегущие навстречу «любителям», но все же его использование требует определенной квалификации.
Приведу статистику моих личных наблюдений и опыта коллег из разных сфер бизнеса: эффективность работы над проектами возрастает при использовании СУП от 25% до 200%, то есть это значит, что в ряде случаев один сотрудник может качественно управлять, к примеру, не 2–3 проектами, а 5–6».
Людмила Филиппова
«Как человек, который внедрял системы и в банках, и в девелоперских проектах, скажу честно: главный миф — что можно купить «волшебную коробку» и бардак и вечные онлайн-встречи исчезнут. Нет. Сначала культура и процессы, потом — система. Без этого любое решение превращается в красивый, но бесполезный интерфейс».
Популярные вопросы и ответы
Алексей Ятленко и Людмила Филиппова ответили на популярные вопросы о системах управления проектами.
Как можно сэкономить на покупке системы управления проектами?
Начать с бесплатных тарифов, использовать open-source, выбирать российские аналоги — дешевле и без санкционных рисков. Внедрять модульно: сначала задачи и календарь, потом бюджеты и ресурсы — советует Людмила Филиппова.
Вопрос соотношения функциональности и стоимости программных продуктов почти у всех выглядит следующим образом: «Нужен крайне функциональный и недорогой продукт». Рекомендую во всех случаях внедрения любых программных продуктов отталкиваться от конкретных задач, которые необходимо решить сейчас или в горизонте 2–3 лет, подробно зафиксировать эти задачи и открыто общаться с вендорами продуктов, запрашивая демонстрацию. И при этом ориентироваться на принципы операционной эффективности — отмечает Алексей Ятленко.
Вопрос соотношения функциональности и стоимости программных продуктов почти у всех выглядит следующим образом: «Нужен крайне функциональный и недорогой продукт». Рекомендую во всех случаях внедрения любых программных продуктов отталкиваться от конкретных задач, которые необходимо решить сейчас или в горизонте 2–3 лет, подробно зафиксировать эти задачи и открыто общаться с вендорами продуктов, запрашивая демонстрацию. И при этом ориентироваться на принципы операционной эффективности — отмечает Алексей Ятленко.
Какие компоненты есть у системы управления проектами?
По словам Людмилы Филипповой, современная система управления проектами включает в себя:
• доски задач (Канбан, список, диаграмма Ганта);
• управление ресурсами (люди, бюджеты, оборудование);
• календарь и дедлайны;
• аналитика и отчетность;
• интеграции (CRM, бухгалтерия, мессенджеры);
• база знаний и документооборот;
• права доступа и контроль версий.
На практике это значит, что у руководителя появляется «второй офис» в цифре, где все процессы связаны.
• доски задач (Канбан, список, диаграмма Ганта);
• управление ресурсами (люди, бюджеты, оборудование);
• календарь и дедлайны;
• аналитика и отчетность;
• интеграции (CRM, бухгалтерия, мессенджеры);
• база знаний и документооборот;
• права доступа и контроль версий.
На практике это значит, что у руководителя появляется «второй офис» в цифре, где все процессы связаны.
С чего начать внедрение системы управления проектами?
Мой совет всегда один: начинайте с пилота. Выберите один отдел, опишите процессы, настройте систему и запустите ее в работу. После — масштабируйте. Обязательно: обучите сотрудников, введите единые правила постановки и закрытия задач, назначьте ответственных. Самая частая ошибка компаний — «купить систему для всех сразу». В итоге сопротивление, усталость и возврат в таблицы — советует Людмила Филиппова.
Когда вопрос: «Зачем нам СУП» уже не стоит, и мы уверены, что система такого класса нам необходима, мы должны зафиксировать ожидаемые бизнес-результаты внедрения, которые сможем количественно и качественно измерить по итогам внедрения и эксплуатации, а достигнутый результат перевести в экономический эффект от реализации.
Вторым этапом необходимо составить бизнес-требования к СУП, выделив все важные элементы, которые нам будут необходимы для успешной работы с проектами, а желательно еще и помогут сократить операционные затраты на проектную деятельность (отчеты, графики работы, ресурсы, риски, вехи, контрольные функции). Когда мы имеем четкое понимание, какой именно функционал нам нужен, приступаем к выбору готовых продуктов на рынке, запрашивая демонстрации у вендоров и «примеряя» СУП на свою компанию с горизонтом развития проектной деятельности в компании на 2–3 года — говорит Алексей Ятленко.
Когда вопрос: «Зачем нам СУП» уже не стоит, и мы уверены, что система такого класса нам необходима, мы должны зафиксировать ожидаемые бизнес-результаты внедрения, которые сможем количественно и качественно измерить по итогам внедрения и эксплуатации, а достигнутый результат перевести в экономический эффект от реализации.
Вторым этапом необходимо составить бизнес-требования к СУП, выделив все важные элементы, которые нам будут необходимы для успешной работы с проектами, а желательно еще и помогут сократить операционные затраты на проектную деятельность (отчеты, графики работы, ресурсы, риски, вехи, контрольные функции). Когда мы имеем четкое понимание, какой именно функционал нам нужен, приступаем к выбору готовых продуктов на рынке, запрашивая демонстрации у вендоров и «примеряя» СУП на свою компанию с горизонтом развития проектной деятельности в компании на 2–3 года — говорит Алексей Ятленко.
Как системы управления проектами помогают оптимизировать работу?
Руководитель видит узкие места заранее, команда понимает приоритеты, клиенты получают ясность. Убирается ручное администрирование и двойная работа, снижается количество ошибок, быстрее идут согласования. В результате бизнес работает не в режиме постоянного тушения пожаров, а в режиме управляемого развития — отмечает Людмила Филиппова.
Хорошая СУП существенно сокращает время на подготовку отчетов о ходе реализации проектов, уровне достаточности ресурсов и их дефиците в конкретных проектах или задачах, структурирует работу с рисками, позволяет синхронизировать дорожные карты проектов и управлять бюджетами. Но, увы, вопреки любому порядку, часто что-то мешает реализовать проект в срок, а если команды не фиксируют причины отклонений, не проводят ретроспективы и не фиксируют выученные уроки — то коллективный опыт не обогащается, а текучка персонала вымывает опыт и лучшие практики, поэтому важно использовать СУП еще и как базу знаний о проектах, проблемах и решениях — говорит Алексей Ятленко.
Хорошая СУП существенно сокращает время на подготовку отчетов о ходе реализации проектов, уровне достаточности ресурсов и их дефиците в конкретных проектах или задачах, структурирует работу с рисками, позволяет синхронизировать дорожные карты проектов и управлять бюджетами. Но, увы, вопреки любому порядку, часто что-то мешает реализовать проект в срок, а если команды не фиксируют причины отклонений, не проводят ретроспективы и не фиксируют выученные уроки — то коллективный опыт не обогащается, а текучка персонала вымывает опыт и лучшие практики, поэтому важно использовать СУП еще и как базу знаний о проектах, проблемах и решениях — говорит Алексей Ятленко.
Какую систему управления проектами выбрать для небольшого бизнеса?
Если вы небольшой бизнес, главный критерий — простота и цена. Trello и Notion — отличный старт для стартапа или агентства. «ПланФикс» — для компаний, которые предоставляют услуги и хотят кастомизировать процессы. «Битрикс24» — если нужна связка «продажи+проекты» в одной среде. Главное — не прыгать сразу в «корпоративные монстры», а выбирать систему под ваш уровень зрелости — советует Людмила Филиппова.
