5 правил успешной конференции: место, время и условия

Любая конференция или деловая сессия требует подробной проработки всех деталей. Ведь задача организатора — не только дать посетителям полезную информацию, но и сделать их постоянными участниками ваших мероприятий.

Прежде всего стоит изучить свою аудиторию: их привычки, ожидания, опыт. Также будет полезно проанализировать мероприятия коллег и конкурентов. Изучить все плюсы и минусы, сделать выводы. На втором этапе следует обозначить цель мероприятия и результаты, которые вы хотите получить по итогам конференции. 

И вот, когда подготовительный этап пройден, приступайте к детальному планированию. «КП» подготовила для вас 5 правил, при соблюдении которых ваша конференция станет успешной и позволит вам настроить позитивную коммуникацию с аудиторией.

Правило 1. Составьте подробный план

Когда цели и задачи определены, необходимо составить подробный план собственно мероприятия. Это документ, в котором подробно расписаны все детали по минутам, регламентированы сроки выполнения подготовительных этапов и, что особенно важно, обозначены ответственные за выполнение каждого действия.

Советуем не пренебрегать письменным планированием, ведь именно оно поможет составить точную смету и рассчитать, как много времени и сил уйдет на подготовку. А еще упростит отчетность по конференции. Не фокусируйтесь на внешнем виде таблицы. Самое важное, чтобы план был составлен удобно, а каждый ответственный сотрудник имел к нему доступ.

Правило 2. Выберите правильное место

Площадка — первое и самое главное, что видят посетители. Поэтому при выборе места проведения конференции следует быть максимально избирательными. Пример идеальной локации — Palmira Business Club на Новоданиловской набережной.

Это первый коммуникационный отель, который проводит мероприятия любого формата: от арт-выставок до бизнес-конференций. Его площадь позволяет разместить ваших гостей с комфортом. 1200 кв.м. конференц-пространства и 221 просторных видовых номера различных категорий помогут организовать и деловую, и неформальную часть мероприятия. А панорамный бар и SPA-комплекс с видом на Москву-реку точно не оставят ваших гостей равнодушными.

Правило 3. Не забывайте про удобство для участников

Гости конференции обычно принимают решение об участии, исходя из ряда прагматических требований. Среди них — удаленность локации от центра Москвы, возможность добраться на личном и общественном транспорте, удобная парковка и наличие инфраструктуры в шаговой доступности.

Всем этим критериям соответствует, например, Palmira Business Club. Отель расположен в 5 км от Кремля, в районе деловой Москвы.

В распоряжении гостей крытая трехуровневая парковка. Торговые и бизнес-центры находятся в шаговой доступности, а при необходимости — в 10 минутах расположена остановка аэроэкспресса в аэропорт Домодедово, что очень важно, если предполагается участие гостей из других городов.

Правило 4. Согласуйте смету заранее

Залог успешной организации любой конференции — тщательная проработка финансовых вопросов. Иначе, вы рискуете потратить вдвое больше времени, корректируя смету при новых вводных. Если вы прислушались к нашему первому совету, то посчитать смету не составит труда. Вам необходимо сложить стоимость каждого этапа и свести затраты в единую таблицу.

Не забудьте добавить в нее пункт «‎непредвиденные расходы»: во время подготовки конференции может возникнуть необходимость в дополнительных затратах. Обычно, это 20-25% от общей суммы. При заказе товаров и услуг, обязательно сохраняйте все документы, они пригодятся для отчета.

Правило 5. Помните: дьявол в деталях

Когда все глобальные вопросы спланированы, включите свою креативность. Придумайте несколько «‎фишек» мероприятия. Поверьте, именно они запомнятся участникам и будут формировать ваш уникальный почерк как организатора. Это может быть необычная фотозона, перформанс, сувенирная продукция или мастер-классы.

Также постарайтесь привести мероприятие к единому стилю брендинга. Презентации спикеров, пресс-воллы, буклеты, ролики — все это должно быть узнаваемо вашей аудиторией.

Желаем вам успешных и эффективных конференций!