Анастасия БАСОС 31 августа 2022, 16:03

5 правил успешной конференции: место, время и условия

Фото: unsplash.com
Фото: unsplash.com

Как и где организовать мероприятие так, чтобы и все участники остались довольны, и встреча не прошла впустую

Любая конференция или деловая сессия требует подробной проработки всех деталей. Ведь задача организатора — не только дать посетителям полезную информацию, но и сделать их постоянными участниками ваших мероприятий.

Прежде всего стоит изучить свою аудиторию: их привычки, ожидания, опыт. Также будет полезно проанализировать мероприятия коллег и конкурентов. Изучить все плюсы и минусы, сделать выводы. На втором этапе следует обозначить цель мероприятия и результаты, которые вы хотите получить по итогам конференции. 

И вот, когда подготовительный этап пройден, приступайте к детальному планированию. «КП» подготовила для вас 5 правил, при соблюдении которых ваша конференция станет успешной и позволит вам настроить позитивную коммуникацию с аудиторией.


Правило 1. Составьте подробный план

Когда цели и задачи определены, необходимо составить подробный план собственно мероприятия. Это документ, в котором подробно расписаны все детали по минутам, регламентированы сроки выполнения подготовительных этапов и, что особенно важно, обозначены ответственные за выполнение каждого действия.

Необходимо составить подробный план мероприятия.
Фото: unsplash.com

Советуем не пренебрегать письменным планированием, ведь именно оно поможет составить точную смету и рассчитать, как много времени и сил уйдет на подготовку. А еще упростит отчетность по конференции. Не фокусируйтесь на внешнем виде таблицы. Самое важное, чтобы план был составлен удобно, а каждый ответственный сотрудник имел к нему доступ.


Правило 2. Выберите правильное место

Площадка — первое и самое главное, что видят посетители. Поэтому при выборе места проведения конференции следует быть максимально избирательными. Пример идеальной локации — Palmira Business Club на Новоданиловской набережной.

Palmira Business Club проводит мероприятия любого формата.
Фото: Palmira Business Club

Это первый коммуникационный отель, который проводит мероприятия любого формата: от арт-выставок до бизнес-конференций. Его площадь позволяет разместить ваших гостей с комфортом. 1200 кв.м. конференц-пространства и 221 просторных видовых номера различных категорий помогут организовать и деловую, и неформальную часть мероприятия. А панорамный бар и SPA-комплекс с видом на Москву-реку точно не оставят ваших гостей равнодушными.

SPA-комплекс с видом на реку точно не оставят гостей равнодушными.
Фото: Palmira Business Club

Командировка в Москву со скидкой

Кстати, до конца года в отеле Palmira Business Club действует специальное предложение для бизнес-туристов — скидка в 15% на проживание в номерах любой категории от 2-х ночей с воскресенья по четверг, а также 15-процентная скидка на аренду переговорных комнат, акции на меню лаунж-бара и лобби-бара в бизнес-часы, услуги раннего заезда и позднего выезда.

* Условия спецпредложения уточняйте при бронировании


Правило 3. Не забывайте про удобство для участников

Гости конференции обычно принимают решение об участии, исходя из ряда прагматических требований. Среди них — удаленность локации от центра Москвы, возможность добраться на личном и общественном транспорте, удобная парковка и наличие инфраструктуры в шаговой доступности.

Место проведения конференции должно быть комфортным и привлекательным для гостей.
Фото: Palmira Business Club

Всем этим критериям соответствует, например, Palmira Business Club. Отель расположен в 5 км от Кремля, в районе деловой Москвы.

Коммуникационный отель расположен на берегу Москвы-реки.
Фото: Palmira Business Club

В распоряжении гостей крытая трехуровневая парковка. Торговые и бизнес-центры находятся в шаговой доступности, а при необходимости — в 10 минутах расположена остановка аэроэкспресса в аэропорт Домодедово, что очень важно, если предполагается участие гостей из других городов.


Правило 4. Согласуйте смету заранее

Залог успешной организации любой конференции — тщательная проработка финансовых вопросов. Иначе, вы рискуете потратить вдвое больше времени, корректируя смету при новых вводных. Если вы прислушались к нашему первому совету, то посчитать смету не составит труда. Вам необходимо сложить стоимость каждого этапа и свести затраты в единую таблицу.

Тщательно просчитайте смету мероприятия.
Фото: Palmira Business Club

Не забудьте добавить в нее пункт «‎непредвиденные расходы»: во время подготовки конференции может возникнуть необходимость в дополнительных затратах. Обычно, это 20-25% от общей суммы. При заказе товаров и услуг, обязательно сохраняйте все документы, они пригодятся для отчета.


Правило 5. Помните: дьявол в деталях

Когда все глобальные вопросы спланированы, включите свою креативность. Придумайте несколько «‎фишек» мероприятия. Поверьте, именно они запомнятся участникам и будут формировать ваш уникальный почерк как организатора. Это может быть необычная фотозона, перформанс, сувенирная продукция или мастер-классы.

Не забывайте о мелочах и особых «фишках» мероприятия.
Фото: Palmira Business Club

Также постарайтесь привести мероприятие к единому стилю брендинга. Презентации спикеров, пресс-воллы, буклеты, ролики — все это должно быть узнаваемо вашей аудиторией.

Желаем вам успешных и эффективных конференций!