Была простая, а стала цифровая: Россия переходит на электронные трудовые книжки
Бумажные трудовые уходят в прошлое.
Фото: Светлана МАКОВЕЕВА
С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. По сути, это все та же привычная трудовая, только в цифровом формате. Все сведения, которые раньше работодатель записывал в бумажную трудовую книжку, будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде России. Посмотреть их можно в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг.
Переход на электронный формат - дело сугубо добровольное. Единственное исключение - люди, которые с 2021 года устраиваются на работу впервые. У них бумажной книжки не будет, все сведения будут вестись только в электронном виде. Все остальные могут сделать свой выбор до конца 2020 года. Для этого нужно подать заявление работодателю в произвольной форме, какой трудовой вы хотите пользоваться.
В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА
Информация всегда под рукой
Выписка из трудовой книжки часто нужна для оформления визы, кредита в банке или социальных пособий. Обращаться к работодателю за ней больше необязательно, ведь необходимые сведения всегда доступны онлайн, в том числе на смартфоне.
Трудовая книжка не потеряется
Потеря трудовой книжки может обернуться бюрократической чехардой, которой и врагу не пожелаешь. Остается надежда на дубликат, а в противном случае придется по крупицам собирать свою трудовую биографию.
С электронным документом в этом плане намного проще. Все сведения, которые хранятся в Пенсионном фонде России, надежно защищены, а система хранения исключает риск потери данных. Ну и понятно, что если в электронной книжке нет страниц, то они не истреплются, не помнутся, а чернила не размоются и не выцветут.
Легче оформить пенсию
Самая обидная проблема при оформлении пенсии - потеря стажа. Особенно это характерно для тех, кто полуофициально работал в 90-е годы. То ли отчислялись за него взносы, то ли нет - сам человек не уверен. Получить подтверждение бывает невозможно: фирма не вела учет или документы утеряны. А стаж, между прочим, напрямую влияет на размер пенсии.
С электронной трудовой книжкой такой проблемы нет. Данные никуда не пропадут, контролировать это можно через личный кабинет. К выходу человека на заслуженный отдых Пенсионный фонд России будет видеть полную картину трудовой жизни и сможет оформить пенсию дистанционно без всяких подтверждающих документов. Фактически потребуются только данные лицевого счета.
Удобно на удаленке
Теперь нет никакой необходимости ехать в отдел кадров только для того, чтобы «положить» туда трудовую книжку. Электронная книжка дает возможность устроиться на работу дистанционно. А это не только облегчает жизнь, но и расширяет границы рынка труда, например, для иногородних.
Отсутствие ошибок
В прошлое уйдет риск человеческого фактора, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника и не заметить этого.
ОФИЦИАЛЬНО
Что будет с данными в случае сбоя или утечки информации?
Пенсионный фонд России:
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим несанкционированным изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
КСТАТИ
Что будет записано в ЭТК
Электронная книжка сохранила практически все сведения, которые сегодня есть в трудовой:
• Персональные данные работника.
• Даты приема и увольнения.
• Место работы.
• Кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение.
• Вид выполняемой работы.
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).
• Причины прекращения трудового договора.
Что нужно знать работодателю
• С начала 2020 года нужно подавать в Пенсионный фонд России сведения о кадровых процедурах по новой форме (СЗВ-ТД). В случае приема на работу или увольнения сотрудника - на следующий день после приказа. В остальных - до 15-го числа следующего месяца.
• Компании с численностью до 25 сотрудников могут подавать отчетность в электронном или бумажном виде. От 25 - только в электронном.
• До 31 октября 2020 года включительно нужно письменно уведомить работников о необходимости сделать выбор между электронной и бумажной трудовой. До 31 декабря ждать их заявления в ответ.
• Если сотрудник выбрал электронную книжку, внести соответствующую запись об этом в бумажную книжку и вернуть ее сотруднику.
• Если сотрудник выбрал бумажную или проигнорировал выбор, продолжать вести его трудовую книжку как обычно и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.
Как посмотреть свой «электронный» стаж
• Зайти на портал es.pfrf.ru или портал gosuslugi.ru.
• Войти в личный кабинет, используя логин и пароль от портала госуслуг.
• Посмотреть сведения электронной трудовой книжки.
ВОПРОС - ОТВЕТ
Если вы написали заявление на сохранение бумажной трудовой, то это не помешает вам впоследствии перейти на электронный учет. А вот если выбрали электронную трудовую книжку, вернуться к прежней версии уже не получится.
• Я перешел на электронную трудовую книжку, бумажную можно выкидывать?
Ни в коем случае. В электронной трудовой книжке содержится история вашей работы только начиная с 2020 года. Таким образом, бумажная версия не теряет своей силы, и ей при необходимости можно будет подтвердить ваш предыдущий стаж.
• А можно ли сразу занести все старые данные в систему? Чтобы не бояться, что потеряешь книжку в будущем.
Пока нет, но этот пробел уже предложили устранить. Проект закона предлагает дать работнику возможность обратиться в Пенсионный фонд России с просьбой включить в электронную трудовую книжку данные о своей работе за любой период. Если поправки будут одобрены, такое право вскоре появится.
• Как предъявить электронную трудовую книжку будущему работодателю? Или он сам получит к ней доступ?
При трудоустройстве нужно предоставить работодателю сведения электронной трудовой книжки в цифровом виде (удобно, если вы планируете направить сведения работодателю по электронной почте) или в привычном формате - на бумаге. Получить их можно онлайн на порталах es.pfrf.ru и gosuslugi.ru или лично - в отделениях Пенсионного фонда или МФЦ. А еще на прежнем месте работы, но они будут касаться только конкретной компании.
Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке, где и на каких должностях вы трудились раньше. К электронной версии доступ у него будет только с вашего согласия и только в том случае, если вы передавали эти данные работодателю.
• Что делать, если я найду ошибку в электронной трудовой?
Обратиться с заявлением к работодателю, чтобы он исправил или дополнил сведения и передал их в Пенсионный фонд России.