Электронная трудовая книжка: зачем она нужна и какие дает преимущества

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и небольшого бизнеса. Для граждан, переход на ЭТК — это возможность получить все сведения о своей карьере в цифровом формате. Переход на нее добровольный. Для этого необходимо написать заявление в отделе кадров. При этом бумажная трудовая книжка больше не будет вестись и работник получит ее на руки. Все дальнейшие записи будут храниться безопасно в цифровом виде. Обратный переход не предусмотрен.

По данным Социального фонда России, который занимается администрированием электронных трудовых книжек, с момента их введения выбор в пользу современного цифрового формата сделали более 23 млн работающих россиян.

Для людей, кто впервые трудоустроился после 2020 года трудовая книжка сразу заводится в электронном виде.

КАК РАБОТАЕТ ЭТК?

Сведения о трудовой деятельности граждан в ЭТК заносит Социальный фонд России. Соответствующие данные он получает от работодателей. С 2023 года организации предоставляют в СФР единую форму сведений (ЕФС-1), в которой содержится информация обо всех кадровых мероприятиях: прием сотрудника на работу, перевод на другую должность, увольнение и другая. Делается это достаточно оперативно — не позднее следующего рабочего дня. Поэтому гражданин сможет увидеть соответствующую строку в ЭТК уже в течение нескольких дней.

КАКИЕ СВЕДЕНИЯ СОДЕРЖИТ ЭТК?

В электронной трудовой книжке гражданам доступна информация о работодателе с полным наименованием юридического лица и регистрационным номером в СФР, должность, код выполняемой функции, дата кадрового мероприятия, его наименование и основание — соответствующая статья Трудового кодекса и Приказ. Но такая расширенная информация присутствует только о работе после 2020 года. По более ранним периодам указываются только наименование работодателя, даты приема и увольнения.

КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭТК?

Сведения из электронной трудовой книжки доступны в виде выписки. Ее можно заказать в СФР самостоятельно из личного кабинета на портале госуслуг или обратиться за ней в клиентскую службу Соцфонда или в МФЦ. Также выписку из ЭТК можно запросить у последнего работодателя. Документ заверяется усиленной квалифицированной подписью и может использоваться как в электронном виде, так и в распечатанном — они равнозначны. Заказ выписки предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

БУМАЖНАЯ НЕ НУЖНА?

Избавляться от бумажной трудовой книжки не следует, поскольку она сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее следует хранить как источник сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

Также, несмотря на объем сведений в электронной трудовой книжке, туда не включается информация о наградах, почетных грамотах и благодарностях, поскольку связанные с ними льготы не относятся к трудовой деятельности. Для того, чтобы ими воспользоваться необходимо предъявлять сопроводительные документы.

ОЧЕВИДНЫЕ ПЛЮСЫ

Электронная трудовая книжка позволила работодателям сократить расходы на приобретение и ведение бумажных. Работники также смогли оценить удобство:

• сведения легко и быстро доступны;

• ее невозможно потерять или испортить;

• данные из ЭТК надежно защищены;

• сведения удобно использовать для получения государственных и муниципальных услуг;

• вероятность ошибок или неточных сведений минимальна.

ВАЖНО

Если в сведениях электронной трудовой книжки все же была обнаружена неточность, для ее исправления можно обратиться к работодателю, который их внес. Если организация ликвидирована, то в Социальный фонд России. Специалисты фонда рекомендуют гражданам периодически проверять электронную трудовую книжку, чтобы иметь возможность своевременно скорректировать недостоверную информацию в ней.