Спс, что не уволили: какие правила соблюдать в переписке с коллегами, чтобы не раздражать начальника и подчиненных
Аккуратнее со смайликами. В каких-то случаях они уместны, а в каких-то могут навредить. Фото: syedfahadghazanfar/Shutterstock/Fotodom
Казалось бы, деловая переписка - вещь скучная. Но на самом деле по ней многое можно понять: например, как человек относится к работе и довольно ли им начальство.
Как же изменились правила делового общения за последнее время? Какие фразы шефа говорят о том, что вас хотят уволить, и каких выражений стоит избегать в общении с руководством? В нюансах современного делового языка разбиралась спецкор KP.RU.
НАЗОВИ МЕНЯ В ЧАТЕ ПО ИМЕНИ
В последнее время из рабочей переписки почти исчезло обращение по имени.
- Если копнуть в психологию, то в отсутствии имени я вижу некое не осознаваемое человеком желание обезличить того, к кому он обращается. Тот для него - просто функция, и тратить физическую и психическую энергию на адресное приветствие он не готов, - говорит HR-консультант, карьерный консультант Галина Бобкова. - Причем такое обезличенное обращение мы видим в наши дни в переписке не только между коллегами, но и при взаимодействии с клиентами, бизнес-партнерами, поставщиками. Нередкий случай - некто обращается к специалисту с просьбой оказать ему услугу, но даже не хочет потрудиться написать его имя или имя-отчество.
А еще, по словам эксперта, часто пишут просто «добрый день» с точкой в конце вместо рекомендованного при приветствии восклицательного знака.
- Как будто констатация факта, что день нынче добрый, - говорит Галина Бобкова.
Еще одно новшество - «упразднение» в переписке знаков препинания. Иногда получаешь письмо или сообщение, а там один сплошной текст без точек и запятых.
- От этого страдает смысл написанного, и велика вероятность быть неправильно понятым, - замечает Галина Бобкова.
Что же это такое и откуда пошло?
- Есть такое явление, как разговорный письменный язык. Это язык СМС и неформального письменного общения. В нем используется сленг, сокращения, действует своя пунктуация. Он влияет на русский язык в целом, в том числе на деловую переписку. Люди и в ней все чаще позволяют себе достаточно неофициальные выражения, обращения. Если раньше было принято отвечать «спасибо», «приму к сведению», «выполню», «возьму в работу», то сейчас это все легко заменяется простым «ок». Желание людей как можно сильнее сокращать общение, экономить языковые средства, экономить время - налицо, - пояснила KP.RU учитель русского языка, блогер Татьяна Гартман.
СОКРАЩЕНИЕ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ
Настоящим бичом стало использование в переписке сокращенных слов. Но если в общении между друзьями подвоха в сокращении искать особо не стоит, то в рабочей переписке все иначе.
Как выяснили аналитики компании «Стахановец», сокращение слов в переписке с начальством и коллегами может говорить о недовольстве работой. Так, использование сокращения «спс» вместо «спасибо» может свидетельствовать о повышенном риске (в среднем на 15,7%) увольнения сотрудника в ближайшие полгода.
По словам исследователей, особенно показательны случаи асимметричной коммуникации, когда сотрудник пишет «спс» руководителю или в чате с коллегами, где остальные используют полную форму. У человека, регулярно отвечающего «спс» на развернутые инструкции, через три-четыре месяца «фиксируется снижение вовлеченности в работу на 22%» (то есть старается он на четверть меньше, чем мог бы).
Исследователи подметили, что риск увольнения возрастает, если человек из десяти случаев благодарности в восьми пишет «спс». У тех сотрудников, кто в 80% случаев использует «спс» в адрес руководителя, вероятность увольнения достигает 34%. А вот у тех, кто пишет слово «спасибо» полностью, - только 12%.
- Сами по себе фразы или отдельные слова не являются маркерами готовящегося увольнения. Тут надо смотреть на то, как в целом изменился тон общения сотрудника в последнее время. Если концентрация сокращений типа «спс» или «пон» значительно возросла, это может говорить о том, что человек уже внутренне уволился, мысленно перешел на новое место и не хочет больше вкладываться в поддержание качественной коммуникации на старом, - поясняет Галина Бобкова.
Эксперт отмечает: еще один показатель, что сотруднику осточертела нынешняя работа - это когда руководитель на свои просьбы или распоряжения частенько начинает получать от подчиненного возражения и вопросы «А зачем это нужно?»
Казалось бы, деловая переписка - вещь скучная. Но на самом деле по ней многое можно понять. Фото: PeopleImages/Shutterstock/Fotodom
ВЫНОС ЧЕЛА
По словам Татьяны Гартман, в некоторых компаниях приветствуется, когда люди общаются не канцелярскими фразами, а используют живой язык. Это сближает.
- Если компанию возглавляют молодые и демократичные зумеры (люди моложе 30 лет, - Ред.), предпочитающие более простой язык общения, то это входит в привычку и у подчиненных. Но тут тоже есть красные линии, которые лучше не переходить. Если есть субординация с начальником, то ты же не напишешь ему: «слышь, чел, спс, ок, я все пон» и сердечко в конце не поставишь. Это выглядит не очень корректно и будет говорить о том, что человек не особо ценит своего начальника и готов перейти на другую работу. Либо подобное общение приветствуется самим начальством, либо человек уже стирает границу в общении, начальник становится для него «друганом», с которым он после работы попьет пиво, - говорит Татьяна Гартман.
По ее словам, в деловой переписке стоит избегать коверканья слов, типа «ща», «пон». Плюс важно следить за грамотностью. Есть категория людей, которых от ошибок просто воротит. К тому же если сотрудник не готов тратить время на исправление ошибок (тем более, что программа в телефоне или компьютерный редактор выделяет их красным цветом), это также может говорить о его отношении к работе.
- Бывает, человек не ставит точку после последнего слова в предложении, а делает зачем-то пробел и лишь потом ставит точку. Это противоречит правилам языка, выглядит небрежно и может раздражать. Получается, человек даже миллисекунды не потратил, чтобы убрать этот лишний пробел. Конечно, есть те, кто и внимания на это обратит, но если начальник или деловой партнер - человек образованный, это может ему не понравиться, - предупреждает Татьяна Гартман.
НЕ ИГРАЙТЕ С ШЕФОМ В ЛАДУШКИ
Из переписки можно сделать выводы и об отношении начальства к сотруднику.
- Если руководитель стал использовать сухую письменную речь без прилагательных, это всегда говорит об его отчуждении, о том, что он уже не заинтересован в сотруднике. В обратном случае он напишет хотя бы на одно слово больше - за пределами сухих «да», «нет», «пожалуйста», «спасибо». Нарочитая корректность в переписке как бы показывает: «я вежливый человек, я сотрудника поблагодарил, какие могут быть ко мне претензии?» Но на самом деле за формальной вежливостью может скрывается то, что к сотруднику относятся без тепла, заботы и им, увы, не дорожат, - поясняет Татьяна Гартман.
- Здесь тоже нужно смотреть в динамике, - добавляет Галина Бобкова. И перечисляет признаки того, что руководитель недоволен вами:
* Самый показательный - когда между строк начинает чувствоваться нарастающее напряжение с той стороны;
* Если все общение с ним в последнее время свелось к формальным вежливым фразам - «здравствуйте», «спасибо», «отчет получил» и т. п.;
* Еще хуже - если вас перестали посвящать в стратегические планы отдела или компании, и вы чувствуете, что оказались в информационном вакууме.
Из переписки можно сделать выводы и об отношении начальства к сотруднику. Фото: insta_photos/Shutterstock/Fotodom
Но даже если вас уже давно колотит от токсичного обращения начальника с вами, отвечать ему стоит максимально корректно, соблюдая субординацию, говорит Галина Бобкова.
- Если непонятно, почему к вам изменилось отношение, можно попытаться попросить руководителя о разговоре, в котором задать прямой вопрос, что его в вас не устраивает, - советует Галина Бобкова.
Она отмечает, что есть слова, которые в обиходе нам кажутся вполне нормальными, но в переписке с начальством их лучше не использовать.
- Каким бы демократичным ни был начальник, он выше нас по статусу, и пытаться встать вровень с ним - это проявлять к нему неуважение. Поэтому, даже когда он может написать «спс», «пжлст» или «ладушки», подчиненному лучше так не делать, - поясняет Галина Бобкова.
А что с начальником, c него и взятки гладки, может писать, как хочет? Отнюдь!
- Руководителю лучше избегать панибратских слов и фраз (вроде «мы же с тобой друзья»), - замечает Галина Бобкова. - Они стирают границу между ним и подчиненными и, соответственно, включают зеленый свет для того, чтобы начать отвечать начальнику как «другану». Потому что за словами последуют действия, и поставить зарвавшегося сотрудника на место будет стоить немалых трудов.
НЕДОБРОГО ВРЕМЕНИ СУТОК
Человечек - это звучит горько
Есть такие слова, которые вроде бы удачно прижились как в устной, так и в письменной речи… Но при этом многих раздражают. А значит, лучше их не употреблять, чтобы не навредить деловому общению.
- Пожалуй, лидируют в этом анти-рейтинге набившие оскомину «Доброго времени суток» и «Я вас услышал» - фраза, в которой сквозит позиция свысока и мягкая форма выражения «отвали», - говорит Галина Бобкова.
По ее словам, к таким фразам также относится «Заранее благодарен», где скрыта манипуляция и давление с целью получить нужное, а также всевозможные уменьшительно-ласкательные формы слов: «отчетик», «человечек» и т. п.
- Также многих раздражает обилие в тексте англицизмов и узко-профессиональных терминов, например, идущих из IT и применяемых в переписке с коллегами из других подразделений, например, «фича», «фреймворк» и тому подобные, - замечает Галина Бобкова.
- Многих раздражает слово «крайний» в значении «последний». Фраза «я в крайний раз вам звонил/писал/сказал звучит как угроза. Это либо просто непонимание истинного значения слова, либо соблюдение моды, которая пошла от представителей экстремальных профессий, которые, следуя суевериям, считают нехорошим знаком слово «последний». Это то же самое, что в устной речи человеку, не являющемуся нефтяником, сказать «дóбыча». Употребление слов в неправильном значении в переписке абсолютно неуместно, - отмечает Татьяна Гартман.
КРАЙНЯЯ ЧАСТЬ ТЕКСТА
ОК всей души
Какие еще правила соблюдать в переписке, чтобы не быть неправильно понятым? Советы от карьерного консультанта Галины Бобковой.
* Аккуратнее со смайликами. В каких-то случаях они уместны, а в каких-то могут навредить, так как адресат увидит в них явное желание отправителя резко сократить дистанцию.
Фото: New Africa/Shutterstock/Fotodom
* Нужно чувствовать расстановку сил и не пытаться в общении встать выше того, кто с тобой на одном уровне или выше. Например, похвалу «молодец» можно высказать только тому, кто ниже тебя по должности, рангу, званию.
- Вообще, давать кому-либо оценку - как положительную, так и отрицательную - может только тот, кто является его руководителем или наставником. Коллеги, находящиеся на одной ступени корпоративной иерархии, в случае чьего-то успеха могут лишь выражать восхищение: «слушай, здорово!», «круто!», - поясняет Галина Бобкова.
* Если вы попросили у кого-то помощь или консультацию, то в ответ стоит поблагодарить, а не писать «ок», «принято».
* Выражение «вы неправы/ты неправ» лучше вообще не использовать в переписке
- Во-первых, оно несет конфликтный посыл. А во-вторых, ставит автора высказывания в позицию арбитра, имеющего право решать, кто прав, а кто нет, - поясняет Галина Бобкова.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Счастливы порознь: люди, работающие на удаленке, чувствуют себя счастливее, чем их коллеги из офиса