В России перестали выдавать традиционные бумажные трудовые книжки

Цифровизация охватывает все больше сфер жизни человека, не обошла она стороной и кадровый вопрос.

Фото: Shutterstock.

Цифровизация в действии. С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки (для тех, кто устраивается на работу впервые) оформляются только в электронном виде. А те, кто начал работать раньше, в течение прошлого года подавали заявления в отделы кадров, в которых отказывались от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной, либо оставляли все как есть. В чем плюсы электронной трудовой книжки (ЭТК)? Как ей можно пользоваться? И что делать с бумажной версией? Напоминаем все нюансы.

ПРЕДЫСТОРИЯ

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работники должны были написать заявления в отделах кадров своих компаний. И выбрать одну из двух опций. Либо отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной, либо сохранить традиционный формат. Во втором случае работодатель вносит сведения одновременно и в бумажную, и в электронную трудовую книжку.

Подавляющее большинство трудоспособных россиян заявления написали. Исключения - те, кто по тем или иным причинам (временная нетрудоспособность, безработица и т. д.) не работал в течение всего 2020 года. Эти люди могут сделать выбор позже, когда снова начнут работать.

ПЛЮСЫ

Сведения в доступе 24/7

Выписка из трудовой книжки часто нужна для оформления визы, кредита в банке или социальных пособий. Обращаться к работодателю для этого больше не нужно. Все данные доступны онлайн - в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

Ничего не потеряется

Минус физического носителя в том, что он подвержен порче или утрате. Бумажная книжка может порваться, испачкаться или потеряться. И тогда придется долго и упорно доказывать имеющийся стаж. А это не всегда возможно. С электронным документом все намного проще. Сведения, которые хранятся в Пенсионном фонде России, надежно защищены, а система хранения исключает риск потери данных.

Оформить пенсию - в два клика

Не надо писать заявления и собирать справки от предыдущих работодателей. К выходу человека на заслуженный отдых Пенсионный фонд России будет видеть полную картину трудовой жизни и сможет оформить пенсию дистанционно без всяких подтверждающих документов. Фактически потребуются только данные лицевого счета, куда вам будут переводить деньги.

Показать трудовую - удаленно

Во время пандемии рынок труда трансформировался. Многие компании стали чаще использовать труд иногородних работников. Теперь им, чтобы устроиться на работу и отдать трудовую книжку работодателю, необязательно ехать в головной офис. Электронная книжка дает возможность устроиться на работу дистанционно. Работодатель получает к ней доступ, заводит в систему кадрового учета и может вносить туда все нужные сведения.

Меньше ошибок

Снизился риск человеческого фактора. Раньше бывали случаи, когда кадровик, заполняя трудовую книжку, мог допустить ошибку в данных работника и не заметить этого. А потом это отражалось на пенсии работника. Сейчас это практически исключено. По крайней мере работник может самостоятельно в любое удобное время узнать об ошибке и потребовать у работодателя исправить ее.

КОНКРЕТНО

Что записывается в ЭТК

• Персональные данные работника.

• Место работы.

• Информация о приеме, переводе, увольнении.

• Даты приема и увольнения.

• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение.

• Вид выполняемой работы.

• Причины прекращения трудового договора.

Вы спрашивали, мы отвечаем

1. Я перешел на электронную трудовую книжку, бумажную можно выкидывать?

- Нет, ее следует сохранить. Бумажная версия не теряет своей силы и может подтвердить ваш предыдущий стаж, если потребуется.

2. А можно ли сразу занести все старые данные в систему? Чтобы не бояться, что потеряешь книжку в будущем.

- В марте 2021 года вступил в силу закон, в котором предусмотрена возможность ПФР по просьбе граждан переносить записи о трудовой деятельности за период до 2020 года из бумажной трудовой книжки в индивидуальный лицевой счет.

Сейчас Минюст регистрирует регламент, по которому Пенсионный фонд будет предоставлять услугу по ретроконверсии данных в ЭТК. Все заработает после завершения необходимых административных процедур. Для переноса стажа за периоды трудовой деятельности до 2020 года в электронный вид будет нужно обратиться с заявлением о корректировке сведений в клиентскую службу Пенсионного фонда.

После сверки записей о стаже из бумажной трудовой книжки со сведениями, имеющимися в фонде, информация будет дополнена.

3. Что делать, если я найду ошибку в электронной трудовой?

- Удобство электронной трудовой книжки еще и в том, что вы можете постоянно контролировать ту информацию, которая там появляется. Если вы увидели ошибку, ее можно оперативно исправить. Для этого нужно обратиться с заявлением к работодателю, чтобы он уточнил или дополнил сведения и передал их в Пенсионный фонд.

4. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

- Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

5. А вдруг произойдет сбой или утечка информации. Что тогда делать?

- Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим несанкционированным изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения (не целиком и в одном месте, а фрагментируется по разным дискам, при этом со сложной системой дублирования), что исключает риск потери данных.

КСТАТИ

Как посмотреть свой «электронный» стаж?

• Зайти на портал es.pfrf.ru или портал gosuslugi.ru.

• Войти в личный кабинет, используя логин и пароль от портала госуслуг.

• Посмотреть сведения электронной трудовой книжки.

ВАЖНЫЙ НЮАНС

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию. Например, это касается 10 млн работающих пенсионеров. Перерасчет накопленных пенсионных прав у них происходит каждый год в автоматическом режиме. Для этого будет достаточно данных, которые ПФР получает от работодателей в электронном виде.

При этом, если вы написали заявление на сохранение бумажной трудовой, то это не помешает вам впоследствии перейти на электронный учет. А вот если выбрали электронную трудовую книжку, вернуться к прежней версии уже не получится. Законодательством это не предусмотрено.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

10 важных вопросов о материнском капитале

Всё, что вы хотели знать о главной государственной программе помощи семьям с детьми (подробности)