Автоматизация учета в компании: особенности внедрения системы

В современном мире программы для автоматизации учета на предприятии востребованы в организациях любого масштаба, от малого бизнеса до крупных корпораций. Поэтому наблюдается активное внедрение автоматизированных информационных систем в системы управления компаний. Расскажем об этапах внедрения автоматизации учета в организациях и о проблемах, с которыми могут при этом столкнуться компании.

Что включает в себя автоматизация учета в компании?

Часть задач, которые выполняют сотрудники ряда структур в любой организации, — это рутинные операции. К примеру, такие есть в бухгалтерии. Или сотрудникам приходится работать в нескольких разных программах, внося данные то в одну, то в другую. Использование современных информационных технологий дает возможность оптимизировать рабочие процессы, вести учет в одной программе, сделать его удобным и освободить специалистов от выполнения простых рутинных задач. За счет автоматизации документооборота у компании появляется возможность точной обработки данных, а это прямая дорога к эффективному управлению. Тем более что одной из главных целей автоматизации учета на предприятии является рост производительности компании с одновременным снижением трудозатрат.

Автоматизация учета на предприятии может затрагивать различные сферы, соответственно, используются разные виды учета, по отдельности или в сочетании.

Финансовый учет представляет собой систему сбора информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию финансово-хозяйственной деятельности, а также составление финансовой отчетности. Он охватывает значительную часть всей системы бухгалтерского учета в компании. Автоматизация финансового учета — основа эффективного управления предприятием. При внедрении автоматизации в данный вид учета важно, чтобы были проработаны все этапы этой процедуры и возможные риски.

Управленческий учет предназначен для сбора информации, которую используют руководители разных уровней. Такой учет обобщает плановую, нормативную, прогнозную и аналитическую информацию. В системе управленческого учета информация формируется по видам затрат, по местам их возникновения, по носителям затрат.

Налоговый учет предназначен для сбора информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление учета налогов и сборов для формирования налогооблагаемой базы и составления налоговой отчетности. Этот вид учета включает проведение самостоятельных расчетов и расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета. Автоматизация налогового учета связана с целым рядом затруднений (в том числе технических), вызванных различиями в оценке аналогичных активов и хозяйственных операций для целей бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерский учет представляет собой сплошное отражение финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, его имущества и источников его образования и т. д. Каждая финансово-хозяйственная деятельность оформляется документально — бумажным первичным документом или машинным носителем информации, который имеет правовую основу. Автоматизация бухгалтерского учета предполагает передачу части функций от человека к технике.

Плюсы использования современной системы автоматизации в бухгалтерском учете сводятся к следующим моментам[1]Агамян Н. Х. Автоматизация в бухгалтерском учете. URL: https://cyberleninka.ru/:

  • Качество обрабатываемой информации: информационные технологии способны сокращать число арифметических ошибок в процессе ведения бухучета.
  • Повышение оперативности, своевременности и актуальности представленных учетных данных.
  • Экономия временных и трудовых затрат. Информационные технологии способны сократить время для обработки первичных документов. Также они упрощают формирование отчетов, выписок, различных форм справок.
  • Усиление контрольной функции за финансово-хозяйственной деятельностью компании.

В то же время передача различных задач бухгалтерского учета информационным системам не означает, что работа специалистов будет обесценена: бухгалтеру придется принимать решения о способе отражения операций, выполнять регистрацию первичных документов в базе и проводить аналитические процедуры.

Оперативный учет регистрирует и подсчитывает отдельные виды финансово-хозяйственной деятельности, необходимые в повседневной работе предприятия. Такой учет нужен управленческому персоналу для принятия соответствующих решений.

При автоматизации управления бизнесом сегодня чаще всего используют CRM. Эта программа со множеством функций нацелена на помощь в продажах[2]Вопросы о CRM, которые вы нам не задаете, а зря. URL: https://crm.ru/. Ее задача направлена в первую очередь на выстраивание результативного диалога с клиентом, в конечном счете использование CRM приводит к росту продаж и повышению лояльности покупателей. Все CRM-системы на первый взгляд одинаковы, однако они имеют массу различий. В частности, у некоторых подобных программ все завязано исключительно с продажами, а в других есть полезные функции не только для торговли, но и для сферы услуг, работы с сотрудниками и даже функционал для обеспечения работы некоммерческих организаций. CRM помогает объединить несколько отделов компании — каждый руководитель решает сам, для чего использовать систему: одним важна функция автоматизации бизнес-процессов, другим нужен полный функционал вместе со складом и логистикой.

Еще один вид — автоматизация логистики — включает в себя совокупность программного обеспечения и автоматизированного оборудования. Ее цель — повысить эффективность логистических операций. Система автоматизации логистики позволяет снизить ошибки сотрудников, повысить уровень сервиса. Автоматизированная компьютерная система позволяет учесть огромное множество параметров, включая сроки годности продукции и т. д.

Этапы внедрения автоматизации учета на предприятии

Для того чтобы перевод бухгалтерии на автоматизированные системы был эффективен, нужно провести подготовительную работу, которую можно разделить на несколько этапов:

  • Диагностика. В самом начале внедрения автоматизированных процессов необходимо выявить, что требуется улучшить в работе компании. Важно провести оптимизацию бухгалтерского учета и очертить масштабы автоматизации. На этапе сбора данных следует проанализировать уже имеющуюся на предприятии систему бухучета — анализ проводится для того, чтобы понять, что можно изменить для его улучшения.
    Под масштабами автоматизации понимаются объемы документации, которые будут в ней задействованы, а также очередность их перевода в систему. Чем крупнее организация, тем сложнее и длительнее будет данная процедура. Необходимо проанализировать каждый раздел бухгалтерского учета и решить, в каком порядке их автоматизировать. Но это правило главным образом относится к большим компаниях: в маленьких организациях, где работает один или два бухгалтера, автоматизацию проводят сразу в полном объеме.
  • Разработка стратегии. Когда становится понятно, что будет меняться в бухгалтерском учете и какие разделы будут автоматизированы в первую очередь, приходит четкое понимание того, что должно получиться на выходе. Разработка стратегии по сути заключается в письменной фиксации перечня всех документов и регистров, которые должен выдать автоматизированный бухгалтерский учет. На этом этапе выявляются основные цели и задачи компании.
  • Подбор системы автоматизации. Когда пройдены все этапы подготовки, можно ставить задачу по выбору программы. Делать это нужно именно после предварительного анализа — если заняться выбором подходящей программы до окончания подготовительных этапов, можно ошибиться и остановиться на системе, не имеющей необходимого компании функционала. В этом случае в дальнейшем придется покупать новую программу или жить в постоянном недовольстве системой автоматизации. Поэтому торопиться с выбором эксперты не советуют.
  • Этап внедрения программы неоднороден — ни в одной организации сотрудники не смогут перейти на работу в системе за один день. Поэтому после запуска и настройки программы компании предстоит этап обучения сотрудников работе в ней. Часто внедрение системы автоматизации вызывает недовольство коллектива. Иногда имеет смысл переводить работу в программу постепенно, чтобы сотрудники оценили удобство работы с помощью современного ПО.

Процесс автоматизации достаточно сложен и занимает длительное время. Для того чтобы внедрение автоматизации учета в организации прошло без проблем, недостаточно просто выбрать хорошую программу. Не существует единой программы, идеально подходящей для всех пользователей. Для грамотного выбора системы необходимо изучить рынок программ автоматизации и выбрать оптимальную. Неспециалисту разобраться в этом тяжело, поэтому чаще компании обращаются к экспертам в области автоматизации — такой подход экономит время и деньги.

Как избежать ошибок при внедрении автоматизации учета

Выбор системы автоматизации предприятия зависит от множества факторов. Учесть их способны специалисты с большим опытом работы в этой сфере. Эксперты компании «КСК ГРУПП» много лет занимаются подбором и внедрением CRM-систем для своих клиентов, с учетом специфики бизнес-процессов и направления деятельности организаций заказчиков. В числе партнеров группы есть эксперты в области информационных технологий, в сфере построения коммуникационных систем, систем информационной безопасности, мобильных приложений для бизнеса.

Эксперты аудиторско-консалтинговой группы «КСК ГРУПП» выстраивают коммуникацию и электронный документооборот с контрагентами внутри компании с учетом текущей практики, снижают риски и помогают соблюдать технику безопасности. Благодаря внедрению автоматизированных систем ускоряется согласование договоров, платежей, оптимизируется дебетовая задолженность. Хорошая информационная система ускоряет процесс согласования в два раза[3]Подбор системы автоматизации. URL: https://kskgroup.ru/. Итогом работы «КСК ГРУПП» становится информационная система, позволяющая не только сделать работу безопаснее и эффективнее, но и приносить больше денег.

Одним из удачных примеров автоматизации учета можно назвать работу с компанией — поставщиком оборудования для промышленной электроники. Проблема этого заказчика заключалась в том, что несмотря на большой опыт и благоприятную рыночную ситуацию у нее прекратился рост на фоне процветания конкурентов. Собственник искал причину стагнации в отделе маркетинга и многократно менял команду и стратегию, но это не помогло решить ситуацию. Отчаявшись найти корень всех бед самостоятельно, собственник обратился за помощью к специалистам «КСК ГРУПП». В результате внедрения системы IT-безопасности консультанты аудиторско-консалтинговой группы раскрыли мошенническую схему со стороны одного из топ-менеджеров компании. Эксперты «КСК ГРУПП» провели с ним переговоры, так как мошенник отказался увольняться. После общения со специалистами группы он не только согласился на уход, но и вернул компании зарплату и бонусы за последний год. В результате проведенной работы ежемесячная прибыль клиента аудиторско-консалтинговой группы выросла на 2 млн рублей в год.

P. S. За годы работы специалисты компании «КСК ГРУПП» внедрили больше 900 решений, разработали свыше десятка типовых кейсов для различных видов бизнеса[4]1С: комплексная автоматизация. URL: https://kskgroup.ru/.

* ООО «КСК»: ИНН — 7725685410, ОГРН — 1107746010052. ООО «КСК АУДИТ»: ИНН — 7725546209, ОГРН — 1057747830337.