ЭЦП — электронная цифровая подпись. Что она дает, как ее получить и проверить?

Повсеместное введение систем электронного документооборота ставит их пользователей перед проблемой электронной цифровой подписи. Ее использование позволяет еще больше сократить время на оформление документации, минимизируя процедуру заверения личной подписью каждого документа. ЭЦП не требует никаких специальных навыков, пользоваться ею предельно просто.

Использование электронной подписи возможно для индивидуальных предпринимателей, юридических и физических лиц.

С использованием электронной подписи вы сможете:

повысить конфиденциальность информационного обмена документами;
сократить до нескольких секунд время отправки подписанных документов;
упростить участие в электронных торгах и сдачу отчетности в государственные контролирующие органы;
гарантировать достоверность документации;
участвовать в международном документообороте;
повысить эффективность корпоративного документооборота.

Что такое ЭЦП

Электронная подпись отвечает за достоверность электронного документа. Это более современный аналог обычной подписи, которой удостоверяется бумажная документация. ЭЦП может быть включена в тело отправляемого вами файла или приложена отдельно.

ЭЦП состоит из уникальной последовательности символов, сгенерированной при помощи криптографической программы. Эта последовательность может иметь разные степени защиты, от которых зависят возможности применения ЭЦП.

Как работает электронная цифровая подпись

Существуют следующие виды электронной подписи:

Простая электронная подпись. Этот вид подписи удостоверяет, что электронный документ был отправлен именно вами.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись подтверждает, что в документ с момента его подписания не вносились изменения.
Усиленная квалифицированная электронная подпись юридически приравнивается к «живой» подписи на бумажном документе.

В последнее время происходит вытеснение первых двух видов ЭЦП наиболее защищенной и дающей больше возможностей усиленной квалифицированной подписью. Для ее использования выдается два ключа: закрытый и открытый, которые работают только в паре.

Закрытый ключ электронной подписи представляет собой 256 бит кодированной информации, а открытый — 1024 бита. Открытый ключ при помощи специального сертификата вы должны будете предоставить всем, с кем хотите обмениваться документами. Как уже говорилось, сертификат электронной подписи удостоверяет вашу личность. В целях защиты от подделок и искажений дубликат открытого ключа хранится в библиотеке Удостоверяющего Центра. Закрытый ключ позволяет вам осуществлять подписание документов и отсылку сертификата. Благодаря ему эти операции доступны только вам. Сертификат имеет срок действия — 12 или 15 месяцев. По окончании этого срока требуется получение нового сертификата.

Подделка ЭЦП любого из трех видов невозможна, поскольку для этого потребовались бы колоссальные вычисления, крайне затратные по времени даже при современном уровне развития вычислительной техники. По желанию владельца его ЭЦП может быть застрахована.

Как получить электронную цифровую подпись?

Итак, вы решили, что вам необходима квалифицированная электронная подпись. Как получить этот эффективный инструмент работы? Достаточно подать заявку в сертифицированный удостоверяющий центр, приложив комплект документов.

Выбор удостоверяющего центра зависит от правового статуса получателя электронной подписи. Директора бюджетного учреждения и руководители госорганов получают ЭЦП в удостоверяющем центре Казначейства. Представители финансового сектора — в УЦ Центробанка. ИП и юрлица — в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц УЦ. Физические лица могут получить электронную подпись в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Платить за услугу нужно только физлицам.

При себе необходимо иметь:

паспорт заявителя;
ИНН;
СНИЛС;
сертифицированный токен.

Проверка электронной подписи

Для проверки электронной подписи существует ряд специальных программ, которые можно установить на ваш компьютер или использовать онлайн. Как правило, подобную программу вам могут предложить в сертифицированном удостоверяющем центре, где вы оформляете ЭЦП. Для проверки на подлинность электронная цифровая подпись извлекается из документа или письма и загружается в программу. Высокопроизводительные программы позволяют проверять целые папки документов, экономя ваше время.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

МЧД — это электронный документ в формате XML, который заменяет бумажную доверенность. В нём указывают информацию о доверителе и доверенном лице, полномочия и срок их действия. Машиночитаемая доверенность ускоряет процесс взаимодействия между контрагентами и контролирующими органами, снижает риск ошибок при заполнении, уменьшает затраты на печать и доставку бумажных документов.

Используя машиночитаемую доверенность, сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации или ИП. МЧД заверяют квалифицированной электронной подписью руководителя. Работать с МЧД нужно всем руководителям организаций и предпринимателям, чьи документы подписывают доверенные лица.

Использование МЧД обязательно с 1 сентября 2023 года.

Использование электронной цифровой подписи максимально упрощает документооборот внутри компании и передачу отчетности в контролирующие органы. Единственное, что требуется — получить ЭЦП.