Система управления мастер данными: выбор и внедрение MDM-решений

Данные — важная составляющая любого бизнеса. Информация о клиентах, сделках, товарах, сотрудниках — все это копится годами. Как структурировать накопленное, избежать появления противоречивых и неактуальных данных? Очевидно, необходима система управления мастер-данными. Расскажем, как выбрать подходящее MDM-решение для создания моделей корпоративных данных, систематизации работы с ними, а также о том, что такое управление мастер-данными.

Обычно в организации данные собираются, накапливаются и хранятся в разных информационных системах, таких как CRM, ERP, во всевозможных базах данных, специализированном программном обеспечении, а также в виде классических excel-табличек. Компании, использующие для сбора и хранения данных больше двух систем, сталкиваются с трудностями при формировании отчетности и единого представления о текущем состоянии дел. Это приводит к дополнительным издержкам из-за увеличения трудозатрат, а также создает риск получения неполных или неактуальных данных. Именно из-за необходимости синхронизации информации о продукции, клиентах, персонале, услугах, контрагентах и т. т., поступающей из различных источников, были разработаны MDM-решения (от англ. Master Data Management — управление мастер-данными^{[1]Что такое «система управления мастер-данными» и зачем она нужна. 2017. URL: https://habr.com/}). Разберемся, как же создать некий «идеальный источник» данных, используя который, можно строить качественные аналитические срезы и повышать эффективность бизнес-процессов.

Задачи MDM-систем

Чтобы обеспечить целостность и непротиворечивость данных, необходимо очистить их и нормализовать. Что это значит? За счет синхронизации информации из разных источников в системе удаляются дубликаты и устаревшие фрагменты, восполняются пробелы. Таким образом, в базе данных MDM собирается и накапливается только актуальная информация.

В чем заключаются основные задачи системы?

• консолидация и централизованное хранение;
• управление записями и их актуализация;
• автоматизация ручного анализа и сбора данных из разных источников;
• группировка данных по признакам и быстрый доступ к необходимой информации;
• упрощение процесса формирования отчетности^{[3]Системы управления базами данных.2021. URL: https://nvsu.ru/}.

Все это позволяет создать «золотую запись» (от англ. golden record)^{[4]Золотая запись (Golden record). URL: https://wiki.loginom.ru/} — самое достоверное, непротиворечивое и полное представление обо всех данных компании. За счет настройки и определения достоверных источников данных, а также удаления дубликатов система предоставляет актуальную информацию.

Когда необходимы МДМ-системы

Как понять, что пора внедрять MDM-систему? Когда данных становится слишком много, консолидировать их вручную становится невозможно, они повторяются и хранятся в разных местах, а также используются несколькими подразделениями, значит, пришло время MDM. Если этого не сделать, организация может столкнуться с падением лояльности клиентов, незапланированными расходами, принятием неудачных управленческих решений. Внедрение МДМ-системы помогает очистить и структурировать данные, поступающие из нескольких источников, обеспечивает быстрый доступ к достоверной информации.

Эффективное управление данными положительно влияет на деятельность организации и бизнес в целом.

Для примера возьмем такую ситуацию: компания ведет справочник своих контрагентов во внутренней ERP-системе. Данные о контрагентах заносятся вручную и содержат различные атрибуты (ИНН, расчетный счет, адрес и т. д.). При формировании новой операции с контрагентом сотрудник может вместо уже существующей в базе ООО «Компания» указать Общество с ограниченной ответственности «Компания». Тем самым в ERP или бухгалтерской системе создастся запись с новым контрагентом. Со временем такие дубли могут привести к неверно выставленным счетам, дублированию информационных рассылок и прочим проблемам. Чтобы этого не происходило, и нужна MDM-система.

MDM-системы подходят для управления данными во многих отраслях и структурах. Как это может быть реализовано на практике?

• Например, у промышленной компании несколько заводов. Запчасти для их конвейеров закупаются у нескольких поставщиков. Контроль состояния технического парка, своевременное обслуживание и ремонт обеспечиваются разнообразными информационными системами. Поэтому получение достоверного отчета о состоянии оборудования является серьезной проблемой. Внедрение MDM-системы позволяет структурированно хранить необходимые данные и оперативно получать доступ к актуальной информации:
  • когда нужно производить ТО или замену комплектующих;
  • где находится оборудование и его запасные части;
  • какие цены на запчасти указаны на сайте поставщика.

Консолидация всей этой информации в одном месте позволяет компании вовремя принимать решения о закупке необходимых запчастей. А это значит, что производство не встанет в ожидании комплектующих.

• В медицинских учреждениях часто возникает проблема задвоения данных, когда одного и того же человека могут записать с разными вариантами ФИО, номера документа, адреса и т. п. Дедубликация данных в MDM-системе помогает избежать этого: система позволяет обнаружить повторы и объединить несколько записей в одну. Кроме того, когда все данные синхронизированы, становится намного проще организовать рассылку напоминаний о необходимости прививки, персонализировать предложения о дополнительных услугах для клиентов. Помимо информации о пациентах, в системе можно хранить сведения о сотрудниках учреждения, чтобы систематизировать проведение плановых профилактических осмотров персонала.
• Если речь идет о банке, MDM-система может выступать в роли единого хранилища данных обо всех финансовых продуктах и услугах, что позволяет упростить и ускорить взаимодействие между бизнес-подразделениями. При запуске нового продукта (кредит, вклад, ипотека) все согласования можно проводить непосредственно в MDM, избегая длинных переписок в почте и встреч. Также единая база клиентов, регулярно обогащаемая и актуализируемая, позволяет формировать специальные адресные предложения, исключая дублирование.
• В добывающей промышленности в MDM-системе может храниться информация об объемах добычи и отгрузки, используемом на объектах оборудовании и его составных частях, что позволяет оптимизировать затраты на техническое обслуживание и ремонт. Кроме того, строгий контроль при сопоставлении данных поступления и отгрузки материалов, централизованно хранящихся в MDM-системе и передающихся между всеми информационными системами предприятия, помогает предотвращать хищение оборудования и материалов.

Типы МДМ-систем

На сегодняшний день используются три основных типа систем^{[5]Системы НСИ: мировой опыт и тенденции развития. 2008.} :

1. Централизованная система.
2. Аналитическая система.
3. Гармонизированная система.

В первом случае одна IT-система, новая или существующая, объединяет в себе все справочники и в дальнейшем считается единственно достоверной, данные в ней являются эталонными. У такого варианта есть недостаток — редактирование записей во всех остальных системах недопустимо.

Аналитическая система выглядит следующим образом: из справочников сторонних IT- приложений формируется единая база. Именно в ней содержится актуальная информация, при этом в самих системах возможно наличие дублей. Этот подход позволяет быстро внедрить MDM, внося минимальные изменения в задействованные системы.

Симбиозом первых двух решений является гармонизированная МДМ — наиболее эффективная система управления данными. Она предполагает как синхронизацию со сторонними IT-приложениями, так и удаление задвоенной информации, а также актуализацию данных путем сопоставления. Такая система умеет разрешать конфликты, связанные с одновременной корректировкой одних и тех же записей в разных IT-системах.

Выбор MDM-решений

Поскольку существуют разные типы MDM-систем, необходимо тщательно подходить к их выбору. При принятии решения о внедрении MDM важно учитывать следующие факторы:

• степень развития IT-инфраструктуры предприятия;
• потребности и цели компании;
• наличие инвестиций на реализацию проекта;
• цели и задачи предприятия в области управления мастер-данными.

Для правильного выбора системы хранения мастер-данных и стратегии ее внедрения важно предварительно проанализировать эти моменты и аргументированно обосновать проект с учетом экономических и технических возможностей. В идеале это нужно делать представителям бизнеса совместно с создателями MDM. Сегодня компании все чаще обращаются к отечественным разработкам — наблюдается рост спроса на российское ПО^{[6]Перспективы развития российского ПО. 2022. URL: https://procomputery.ru/}. И у этого есть вполне понятное объяснение. После ухода иностранных IТ-гигантов с российского рынка каждая вторая отечественная компания осталась без технической поддержки^{[7]Уход иностранных IТ-вендоров оставил больше 50% российских компаний без техподдержки. 2022.} . Поэтому возрастает спрос на импортозамещение информационных систем, обеспечивающих функционирование бизнеса. Не все отечественные решения полностью отвечают требованиям, которые предъявляют заказчики — в данный момент российские MDM-решения не могут на 100% заменить продукты иностранных вендоров, хотя проектов, предполагающих переход на разработки местных компаний, довольно много и среди них уже выделились лидеры.

Одно можно сказать точно: переход к новым решениям по внедрению MDM должен быть взвешенным и осторожным. Организациям следует выбирать МДМ-системы, которые встраиваются практически в любой современный IT-ландшафт с сохранением прежнего набора инструментов.