Телефония в офис: выбираем систему связи, оборудование и абонентский номер

Телефония в офис
Бесперебойная и качественная связь без лишних затрат осуществляется посредством новейшей системы офисной телефонии.

Подробнее о системе...



многоканальный номер

Многоканальный номер телефона имеет ряд весомых преимуществ:

  • быстрое подключение;
  • возможность сохранить номер при переезде;
  • высокое качество трансляции голоса;
  • объединение всех линий компании в одну.
Подробнее о многоканальном номере...



номера 8-800 и 8-804
Использование облачной АТС с подключением номеров 8 800 и 8 804 – выбор успешных компаний.

Подробнее об услуге...



Виртуальная АТС
Экономьте на услугах телефонной связи с помощью выгодных тарифов виртуальной АТС.

Посмотреть тарифы...



Подобрать номер
Подберите «красивый» прямой городской номер и подключите его по доступной цене!

Подобрать номер...



МТТ

Независимая АТС компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» имеет ряд неоспоримых преимуществ:

  • новейшее техническое обеспечение;
  • свобода масштабирования;
  • сокращение затрат;
  • отсутствие проводов, не нужна телефонная линия.
Предложения от компании «Межрегиональный Транзит Телеком»...

Организация телефонной связи для офиса современной компании ставит нас перед выбором на каждом этапе этого процесса. Аналоговая или интернет-телефония? Софтфон или IP-телефон? Номер 8-800 или 8-804? Многоканальный или нет? Часто в поисках полезной и достоверной информации нужно потратить много времени, потому что знать о плюсах и минусах каждого подхода необходимо каждому, кто решил наладить или реорганизовать офисную телефонную связь.

Системы «офисной» связи: плюсы и минусы

Телефонная связь в офисе может быть организована двумя различными способами, которые отличаются друг от друга методами приема и передачи сигнала. Первый способ – это привычная и всем знакомая аналоговая телефония. Суть его заключается в кодировании звуковых сообщений и преобразовании их в электрический сигнал, который передается по каналу связи в виде обыкновенного телефонного кабеля. Достигая места назначения, информация расшифровывается и уже в обработанном виде попадает адресату. Принцип работы второго метода, IP-телефонии, по своей сути, не отличается от первого. Разница в канале связи и пунктах приема и передачи информации – в случае с виртуальной телефонией данные передаются по Интернету с сервера на сервер, а кодировка осуществляется по так называемым протоколам.

Аналоговая система – традиционный, проверенный временем способ телефонизации офиса. Этот метод является достаточно надежным вариантом, преимуществами которого можно считать относительно низкую стоимость оборудования и неплохой уровень качества связи. Но недостатки тоже присутствуют – с появлением альтернативного варианта в виде виртуальной телефонии тарифы на городскую, междугороднюю и международную связь нельзя назвать низкими. Еще одним минусом являются сложности, возникающие при подключении дополнительного номера – для этого нужно проводить отдельную линию, что чревато временными и финансовыми затратами.

Интересный исторический факт

Долгое время изобретателем первого телефона считался американский ученый Александр Белл. Только в 2002 году Конгресс США признал авторство этого устройства за Антонио Меуччи, который подал заявку на патент изобретения за 16 лет до Белла.

Если говорить о преимуществах виртуальной связи для телефонизации компании, то первым делом следует обратить внимание на легкость подключения (в том числе и многоканальных номеров), недорогие тарифы, хорошее качество связи, отсутствие географической привязки и возможность использовать в качестве телефона даже обычный компьютер. Но и у этого современного подхода есть некоторые недостатки – для того чтобы все функции IP-телефонии работали на должном уровне, требуется устойчивый сигнал и высокая пропускная способность сети Интернет (не менее 512 Кбит/с). По данным опроса представителей российских компаний малого и среднего бизнеса, проведенного Cisco Systems вместе с аналитической компанией Coleman Parkes Research Limited, при переходе на виртуальный метод связи 96% респондентов отмечают снижение расходов на звонки, 47% опрошенных признают, что такой подход экономит время сотрудников, 26% отмечают устойчиво низкий уровень затрат на IT-администрирование.

Обеспечение офиса или целого предприятия телефонной связью, так или иначе, связано с приобретением дополнительного оборудования, будь то обычные аналоговые или SIP-аппараты, мини-АТС, маршрутизаторы и различные кабели. Отдельно следует остановиться на разъяснении понятия офисной мини-АТС. Это локальная телефонная станция, предназначенная для управления звонками компании. Устройство устанавливается либо в офисе (если речь идет об аналоговой связи), либо представляет собой виртуальный сервис на сервере провайдера (если говорить об облачной АТС) и осуществляет прием и передачу информации от телефонных операторов.

Аналоговая мини-АТС обычно используется компаниями с потребностью установки до 50 внутренних номеров. От числа подключаемых телефонов зависит как размер самой «коробки» АТС, так и количество проводов, ведь каждый аппарат должен быть подключен кабелем к телефонной станции. Вариант установки аналоговой АТС популярен среди организаций с маленьким оборотом, которые не предъявляют высоких требований к качеству связи и не нуждаются в дополнительных функциях телефонии.

Виртуальная мини-АТС подходит для компаний с любым количеством сотрудников, так как с ее помощью можно организовать внутриофисную беспроводную связь. Эта система весьма функциональна, ее легко настроить под конкретные нужды предприятия в данный период времени, а также модернизировать. Причем стоимость данного решения значительно ниже, чем приобретение аналоговой АТС, а организация – в разы легче.

Любопытный факт

Ответ на вопрос, почему виртуальные АТС часто называют «облачными», никак не связан с погодными условиями. Это выражение произошло от словосочетания «облачные вычисления» («cloud computing») – концепции, согласно которой программа запускается в браузере на локальном компьютере, в то время как все ее данные и приложения хранятся на сервере. Элементы схем таких удаленных сетей обычно изображались в виде облаков, отсюда и произошло название.

Еще один вариант организации телефонии в офисе – спутниковая связь, но об этом способе расскажем чуть позже.

Некоторые компании предпочитают избегать трат на оборудование и поддержку каких-либо телефонных станций, поэтому отказываются от самой идеи организации офисной связи. Такой вариант вполне оправдан для фирм с количеством сотрудников до 5 человек, ведь если они находятся в одном кабинете, то и внутренние звонки совершать ни к чему.

Какие телефонные аппараты выбрать?

На данный момент распространенные устройства приема и осуществления звонков имеют несколько разновидностей – это аналоговый телефон, спутниковый, IP-телефон, DECT-телефон и софтфон.

С аналоговым телефоном знакомо большинство жителей нашей страны – такие устройства установлены во многих квартирах, часто их называют «домашними». Организация офисной АТС с помощью таких аппаратов, как мы уже упоминали, на сегодня актуальна для небольших компаний, деятельность которых не связана с высокой нагрузкой на телефонные линии.

IP-телефоны являются более современным вариантом, так как их устройство предполагает прием и передачу звуковых данных через Интернет. К виртуальным средствам связи относят и так называемые софтфоны – специальные программы или мобильные приложения. Они позволяют осуществлять и принимать звонки с использованием компьютера, смартфона или планшета. Неслучайно IP-телефония становится все более популярной среди предприятий, относящихся к любой сфере бизнеса. «Пластичность» системы позволяет организовать оптимальный ход работы, независимо от размера компании и ее направленности. Существенную роль в этом вопросе играет легкость подключения – даже если у вас в офисе установлены аналоговые аппараты, то с помощью специальных VoIP-шлюзов вы сможете превратить их в современные IP-телефоны.

Использование DECT-телефонов основано на передаче данных по радиоканалу и является неплохой альтернативой виртуальным беспроводным устройствам, но только в том случае, если нужно организовать связь между филиалами, которые удалены друг от друга не более чем на 15 км.

Отдельно стоит сказать о спутниковых телефонах – эти устройства позволяют передавать сигналы через специальный коммуникационный спутник на орбите планеты. Поэтому качество сигнала такого устройства не зависит от местоположения абонента относительно телефонной станции – они «ловят» сеть практически в любом уголке Земли. Но подобная связь отличается повышенными тарифами, поэтому использование спутникового телефона для офиса целесообразно лишь в случаях, если отделения компании расположены на отдаленных территориях, где организация ни аналоговой, ни IP-телефонии невозможна.

Выбираем номер телефона в офис

Большое значение имеет номер, который будет служить контактным для вашей организации. Из всего многообразия наборов цифр важно выбрать именно тот, который станет своеобразной «визитной карточкой» фирмы, привлекая клиентов и обеспечивая их лояльность. Следует определиться, нужен ли вам многоканальный номер, благодаря которому клиент остается на линии в ожидании ответа. Этот вариант очень удобен для организации «горячих линий» и call-центров, так как позволяет удержать потенциального покупателя, пока не освободится оператор.

Телефонные номера можно разделить на три типа:

  • Прямой городской номер подойдет для большинства компаний независимо от размеров и направленности. Это классический удобный вариант из семи цифр (не считая кода города), оплачивается по тарифам оператора.
  • Номер 8-800 – прекрасный способ завоевать сердца клиентов. Дело в том, что все входящие звонки оплачиваются владельцем такого телефона, а для того, кто совершил исходящий звонок, они являются бесплатными. Клиенты доверяют компаниям с номером 8-800, ведь он означает, что предприятие достигло высокого уровня и имеет возможность взять на себя расходы на телефонную связь.
  • Номер 8-804 – более доступный аналог номера 8-800. По функциям они практически одинаковые. Есть лишь небольшое отличие – при исходящем звонке номер у вызываемого абонента определяется.

Телефон компании, которая старается идти в ногу со временем, – это не просто случайный набор цифр. Покупка так называемого «красивого» номера может стать дополнительным удачным маркетинговым ходом. Объясняется это довольно просто – чем лучше запоминается номер телефона, тем охотнее клиенты станут совершать звонки. Кроме обычных наборов цифр, не представляющих из себя «красивые» последовательности, существуют так называемые «бронзовые», «серебряные», «золотые» и «платиновые» номера. Они состоят из повторяющих цифр или их комбинаций, что позволяет сделать телефон легко запоминающимся и узнаваемым, например 8-800-100-45-54.

Выбор метода организации телефонной связи в офисе должен основываться на четком понимании, каких целей вы хотите достичь. Будь то простой и удобный способ связи между сотрудниками, создание современного и надежного call-центра, снижение расходов на междугороднюю связь или даже все вместе – необходимо оценить достоинства того или иного подхода, а также его недостатки. Правильный выбор технологии связи и оборудования способен вывести вашу компанию на действительно новый уровень развития.

Организация связи в офисе

Этапы процесса обеспечения офиса телефонной связью могут различаться в зависимости от используемого вами метода. Но без выбора провайдера, то есть оператора, предоставляющего услугу подключения, не обойтись. Желательно, чтобы в этой роли выступала проверенная временем крупная компания, качество услуг которой подтверждено положительными отзывами уже подключившихся абонентов. Примером такой организации может служить «МТТ» – национальный оператор международной и междугородной связи. Это крупная компания, существующая на рынке услуг по обеспечению связи уже более 20 лет. Деятельность «МТТ» основана на использовании новейших разработок и современного телекоммуникационного оборудования, что и позволяет ей обеспечивать надежные цифровые каналы связи для всех 88 субъектов Российской Федерации. Этот оператор предоставляет услуги по подключению виртуальной АТС, прямых городских номеров, номеров 8-800 и 8-804, а также выгодные тарифы на междугородную и международную связь.