Бухгалтерские услуги: стоит ли искать помощь на стороне?

Стремление компаний любого масштаба, организационно-правовой формы и профиля деятельности к сокращению операционных и других издержек привело к развитию рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг. Во время пандемии эти услуги стали особенно актуальны, так что сегодня квалифицированная профессиональная деятельность в формате доверительного управления финансами и налогами, то есть бухгалтерией, стала обычным явлением. Однако часть руководителей до сих пор задается вопросом: в чем выгода и особый смысл услуг бухгалтера со стороны?

Ответ прост: если вы не в состоянии загрузить работой вашего бухгалтера на восемь часов в день пять дней в неделю для выполнения его прямых функций, то стоит задуматься о бухгалтерском аутсорсинге. Главное в такой ситуации — правильно определить компанию, которой можно доверить финансовый учет. Давайте рассмотрим подробнее, в чем заключаются плюсы аутсорсинга и на что обращать внимание в первую очередь при выборе поставщика услуг.

Бухгалтерский аутсорсинг в России

Слово «аутсорсинг» (от англ. outsourcing) буквально означает «использование ресурсов извне». В общепринятом смысле это передача определенных рабочих функций высококвалифицированному специалисту, не входящему в штат компании. Некоторые эксперты подчеркивают, что на аутсорсинг могут быть переданы неключевые функции. Например, для нефинансовой организации бухгалтерский учет — функция непрофильная и подобная стратегия позволяет оптимизировать работу компании, высвободить и направить внутренние ресурсы на основную коммерческую деятельность. Привлеченные эксперты занимаются ведением отчетности, общаются с налоговыми органами, а также при необходимости участвуют в судебных разбирательствах при неразрешимых разногласиях с контрагентами. Основной перечень их услуг выглядит следующим образом:

Основные услуги бухгалтерского аутсорсинга
  • подготовка первичной документации по хозяйственным операциям;
  • разработка концепции учета и консалтинг;
  • ведение бухучета по всем регистрам;
  • расчет заработной платы и начисление налогов на фонд оплаты труда;
  • расчет налогов;
  • подготовка и сдача отчетности для налоговой инспекции и внебюджетных фондов;
  • заполнение бухгалтерских документов;
  • прием инспекторских проверок.

В цифрах

В ходе исследования, проведенного NeoAnalytics на тему «Российский рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг: итоги 2020 г., прогноз до 2023 г.», выяснилось, что в 2020 году совокупный объем рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг (включая деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета, по проведению финансового аудита и по налоговому консультированию) сократился на 6% и составил около 243,4 млрд. руб[1].

В России профессиональный бухгалтерский аутсорсинг появился ориентировочно в начале 2000-х годов, ежегодный рост спроса на эту услугу составляет в среднем 40—50%, что очень много. По данным компании Coleman Services, изначально на долю всех российских организаций приходилось не более 10% контрактов. В основном услугами приглашенных бухгалтеров пользовались западные фирмы. В предкризисные годы российские управленцы стали активно использовать бухгалтерский аутсорсинг, оценивая этот инструмент как действительно эффективный и способный повысить конкурентоспособность предприятия, во время пандемии спрос на такие услуги сохранился.

Эксперты утверждают: если не принимать во внимание карантинные меры, на спрос на бухгалтерский аутсорсинг повлияли макроэкономические процессы и санкционный режим, ведь немалую долю клиентов по-прежнему составляют иностранные компании. Наиболее ощутимо замедлилось развитие услуг в области расчетов по заработной плате и МСФО. Единственным, кто в данной ситуации оказался выжившим — это «чистый» аутсорсинг бухгалтерского учета. В условиях снижения оборотов компании готовы перейти на внешние источники, чтобы получить гарантию качественного учета и сдачи отчетности точно в срок. Благотворно на развитие сектора влияет постоянное усиление администрирования в налоговой сфере и ряд законодательных нововведений. Власть явно сигнализирует бизнесу: останутся только те, кто в состоянии продемонстрировать максимальную экономическую эффективность при абсолютной законопослушности. В этих условиях оптимизация процессов и необходимость обращения к профессионалам стали очевидными. В свою очередь аутсорсинг-провайдеры идут навстречу клиентам. Учитывая непростую экономическую ситуацию, меняют структуру услуг или уровень цен, разрабатывают и внедряют новые продукты. В целом можно говорить о том, что Россия движется по пути европейских государств, где оказание услуг бухгалтерского учета является самостоятельным и хорошо развитым видом бизнеса.

Бухгалтерский аутсорсинг в России

Виды бухгалтерских услуг: любой каприз за ваши деньги

Год за годом государство увеличивает сложность ведения учета для малого и среднего бизнеса и ужесточает наказания за нарушения. Так, появилась обязанность вести электронный документооборот с налоговыми органами; по сделкам с НДС — предоставлять перечень всех покупок и продаж, чтобы инспекция в режиме онлайн могла соотносить документы поставщика и покупателя. Бизнес обязали ежемесячно отчитываться перед Пенсионным фондом РФ и ежеквартально готовить отчетность 6-НДФЛ. Даже мелкие нарушения оборачиваются пенями и штрафами вплоть до ареста счетов. Тенденция роста потребности в качественных бухгалтерских услугах очевидна. Индивидуальные предприниматели и мелкие фирмы постепенно отказываются от сотрудничества с приходящими бухгалтерами, предпочитая авторитетные аутосорсинговые компании, чей опыт и высокая степень автоматизации бизнес-процессов позволяют работать четко, без промахов и ошибок, по доступным ценам.

Помимо малого бизнеса можно выделить и другие группы компаний, которые традиционно входят в число клиентов агентств по оказанию бухгалтерских услуг:

  • Представительства иностранных фирм, для которых аутсорсинг является стандартом и применяется для успешного функционирования и выхода на новые рынки.
  • Быстрорастущие фирмы, понимающие, что бухгалтеры и кадровики не успевают расти вместе с бизнесом. При этом стандарты учета должны быть одинаковы для всех подразделений.
  • Крупные компании, для которых аутсорсинг — это проще, дешевле и эффективнее, чем открытие корпоративного расчетного центра, на окупаемость которого уйдут годы.

В части деления по отраслям аналитика последних лет показывает, что основным потребителем услуг аутсорсинга бухгалтерии является сегмент торговли. В нем сосредоточено до 25% всех доходов аутсорсеров.

Еще один портрет частого потребителя аутсорсинга — организации с большим объемом стандартизированных и достаточно рутинных финансовых операций. Если говорить о конкретных услугах, то можно выделить те, которые востребованы вне зависимости от формы собственности или рода деятельности компании-клиента. Среди них:

  • налоговые консультации;
  • ведение бухгалтерского учета, сдача отчетности;
  • кадровый учет;
  • подготовка документов: акты, платежки, накладные и т. п.;
  • согласование налоговых платежей.

Часто вместе с бухгалтерским учетом компании заказывают юридическую поддержку. По мере развития сотрудничества заказчика и профессионального бухгалтера подключаются еще и такие виды услуг, как консультации по узкоспециальным юридическим и коммерческим вопросам, поддержка расчетных счетов в банках, хранение и сортировка документов в офисе компании-аутсорсера, доставка и получение документов от контрагентов в пределах черты города и т. д. К аутсорсерам обращаются в поисках оптимизации, стандартизации и грамотного исполнения учетных функций. При этом важна прозрачность бизнеса. Тормозящим развитие аутсорсинга фактором остается присутствие в экономике серых схем ведения учета. Компании и индивидуальные предприниматели, скрывающие свои доходы и уходящие от налогов, очевидно не стремятся предоставлять сторонним организациям доступ к финансовой информации. Для многих компаний, в особенности региональных, значимой остается и цена на бухгалтерские услуги.

Стоимость аутсорсинга учетных функций: с цифрами не поспоришь

Говоря об экономической эффективности, провайдеры услуг заявляют, что «удаленная бухгалтерия» сокращает расходы компании на это направление не в один-два, а в несколько раз. Это за вычетом расходов на оплату труда, установку лицензированного программного обеспечения и приобретение литературы, обустройство офиса. Одна из авторитетных аутсорсинговых компаний провела сравнительный анализ: во сколько обойдется содержание собственной бухгалтерии и использование внешних услуг. В качестве примера для исследования взяли компанию численностью до 20 человек, работающую в Екатеринбурге. При подсчете затрат на оснащение и работу собственной бухгалтерии статьи затрат выглядели следующим образом (таблица 1):

Таблица 1. Некоторые статьи расходов на организацию работы бухгалтерии

Наименование статьи

Сумма, руб.

Периодичность

Аренда офисного помещения

18 000

ежемесячно

Расходы на интернет

600

ежемесячно

Канцелярские товары

300

ежемесячно

Услуги связи (на одного человека)

300

ежемесячно

З/п главного бухгалтера

35 000

ежемесячно

З/п бухгалтера

20 000

ежемесячно

Налоги с фонда оплаты труда

30% от з/п сотрудников

ежемесячно

Обучение сотрудников

6000

ежегодно


Это только основная часть длинного списка. После умножения исходных данных на количество работников бухгалтерии и количество месяцев в году получилось, что стоимость ведения бухгалтерского учета посредством создания бухгалтерской службы составила 69 000 рублей единовременно и 1152 тысячи рублей эксплуатационных расходов для весьма небольшой организации.

Далее можно проанализировать стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Цены на рынке отличаются, однако есть средние значения, которые можно взять за основу. Прайс-лист может выглядеть следующим образом (таблица 2):

Таблица 2. Стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета

Количество документов в месяцРасходы в рамках общей системы налогообложения, руб.Расходы в рамках упрощенной системы налогообложения, руб.
Базовая — до 1050003000
от 11 до 3090006700
от 101 до 150от 30 000от 21 000
от 151 до 200от 40 000от 23 000

Берем максимальную стоимость в месяц, умножаем на количество месяцев и добавляем затраты на ведение кадрового учета. Получается, что услуги по ведению бухгалтерского учета обойдутся в 559 200 рублей ежегодно. Далее следует провести еще несколько экономических расчетов. Это связано с тем, что переход на аутсорсинг сократит расходы, повысит прибыль, но значит увеличит и налог на прибыль. Путем расчетов эксперты компании получили цифру 704 464 рубля. Это ежегодная экономия от привлечения к работе компании-аутсорсера для небольшой компании (малого бизнеса) с одновременным повышением качества работы всей организации.

Распространенной является продажа сформированных пакетов услуг. Так, базовый вариант, который включает в себя налоговые консультации, подготовку основной отчетности, ведение кадрового и бухгалтерского учета, в среднем обходится в 6500 рублей в месяц. Если добавить к нему общение с банками и хранение документов в офисе провайдера, стоимость бухгалтерских услуг возрастет до 12 000 рублей в месяц. А вкупе с юридической поддержкой составит 22 000 рублей ежемесячно.

Кстати

Согласно исследованиям, главной причиной перехода компаний на аутсорсинг стала необходимость сокращения расходов на бухгалтерию[2].

Очевидно, что расходы на ведение учета и составление отчетности присутствуют независимо от объемов производства или реализации продукции. Небольшим компаниям содержание собственной бухгалтерии может сильно ударить по карману. Заказывая услуги бухгалтерского обслуживания, они, ко всему прочему, избавляют себя от временных и денежных затрат на подбор персонала, его обучение, больничные листы и отпуска.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Анализировать преимущества и недостатки услуг бухгалтерского сопровождения лучше всего в сравнении с традиционными формами работы: организация собственной бухгалтерии и договор с приходящим специалистом (таблица 3).

Таблица 3. Сравнение разных подходов к ведению бухгалтерии

Варианты

Штатный бухгалтер

Приходящий

Аутсорсинговая фирма

Плюсы

Постоянное присутствие на рабочем месте. Заинтересованность в развитии фирмы. Оперативная реакция на срочные задания (в случае нахождения специалиста в офисе)

Невысокая стоимость услуг. Отсутствие необходимости в организации рабочего места.

Оборудованное рабочее место. Стоимость услуги входит в расходы, НДС отсутствует. Работа с учетом всех изменений в законодательстве. Ответственность перед заказчиком по гражданско-правовому договору выше, чем по трудовому договору у штатного бухгалтера. Владение современными бухгалтерскими и правовыми программами. Заинтересованность в максимальном сокращении сроков на выполнение задач. Специалиста проверяет начальник отдела и аудитор

Минусы

Требуется рабочее место. Возрастание налоговых рисков в случае отправки отчетности в несколько организаций с одного места. Необходимость покупки лицензированных бухгалтерских программ. Расходы на оплату труда. Потребность в регулярном обучении. Ограниченная ответственность

Работа у нескольких организаций сразу (возможно, у конкурентов). Нет заинтересованности в развитии фирмы. Отсутствие времени, необходимого на качественный учет и анализ эффективности хозяйственных операций. Отсутствие ответственности за некачественное выполнение обязанностей. Сложно решать экстренные вопросы.

Часто связь организована по e-mail, телефону, мессенджеру. Риск утечки информации


Итак, преимущества бухгалтерского аутсорсинга заключаются в улучшении системы управления компанией, снижении затрат на выполнение процессов, привлечении экспертных знаний и налоговой оптимизации.

Как выбрать надежного партнера

Прежде всего следует обращать внимание на опыт и репутацию фирмы на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Многие компании работают по «своим» каналам и неизвестны широкому кругу потребителей. Это также следует принимать в расчет. Кстати, малоизвестность еще не означает, что такой фирме нельзя доверять. Источниками информации могут (но необязательно) служить отзывы на официальном сайте, профессиональные рейтинги, обсуждения в социальных сетях, рекомендации знакомых. Есть и важные моменты, которые следует учитывать при подписании договора. Подробнее об этом нам рассказал представитель ООО «Райдел» — компании с большим опытом бухгалтерского сопровождения:

«В договоре должно быть четко прописано, в каком виде передается документация, кто несет ответственность за несоблюдение сроков. Аутсорсер должен гарантировать компенсацию материального ущерба от некачественного оказания услуг, сюда входят даже штрафы и пени, которые вам начислят в случае неправильной или несвоевременной подготовки отчетности. Проверьте, гарантируют ли вам конфиденциальность. Пункт о коммерческой тайне обязательно должен присутствовать в договоре. Нелишним будет поинтересоваться, готова ли компания поработать над налоговой оптимизацией или взять на себя обязанность представлять вас в налоговых органах.

У нас в компании «Райдел» документами заказчика занимается не один бухгалтер, а несколько специалистов высокой квалификации, в том числе юрист. Вы можете заказать как разовые бухгалтерские услуги, так и длительное обслуживание. Мы берем на себя все виды отчетности и налоговое планирование вне зависимости от формы налогообложения, по которой работает клиент. При этом строго относимся к вопросам качества, осуществляя централизованный контроль, поэтому готовы гарантировать клиентам возмещение даже в размере 150% в случае ущерба. Стоимость конкретного обслуживания всегда определяется индивидуально».

P.S. Уже 15 лет компания «Райдел» оказывает комплексные бухгалтерские и аудиторские услуги, юридическое сопровождение малого и среднего бизнеса, ведет налоговый и кадастровый учет. Специалисты компании занимаются сопровождением фирм всех видов деятельности и всех форм налогообложения (общая, упрощенная, вмененный доход и сельхозналог).

* Материал не является публичной офертой. Информация о стоимости услуг указана для ознакомления и актуальна на сентябрь 2021 года.