Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Компания работает продуктивнее, когда в ней удобно организованы документооборот, управление бизнес-процессами, взаимодействие работников. Особый смысл это приобретает для крупных корпораций с десятками отделов, сотнями сотрудников и гигабайтами данных. В цифровую эру вопросы организации внутрикорпоративного пространства решаются просто: для этого придумано специальное программное обеспечение. Задача состоит в том, чтобы выбрать подходящий продукт и научиться применять его с наибольшей результативностью. В статье речь пойдет об одном из популярных решений — Microsoft SharePoint.

SharePoint — это...

Полное название — Microsoft SharePoint Products and Technologies — указывает, что корпорация Microsoft выпустила не один продукт, а целую коллекцию программ. Все они призваны решать единый комплекс задач: создавать комфортную среду, в которой сотрудники предприятия могли бы продуктивно взаимодействовать друг с другом, хранить, систематизировать и находить информацию, управлять рабочими процессами.

Основные программные продукты в составе Microsoft SharePoint Products and Technologies:

  • Microsoft SharePoint Foundation (раньше называлась Windows SharePoint Services, сокращенно WSS) — клиентская программа, в которой есть начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. В ней можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи. SharePoint Foundation позволяет создать веб-форум для делового общения. Данная версия — базовая, и ее может хватить для удовлетворения нужд небольших компаний. Для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции с расширенным функционалом — SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise[1];
  • Microsoft SharePoint Server (прежнее название — MOSS, Microsoft Office SharePoint Server) — комплект серверных приложений для встраивания возможностей SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server наделен множеством функций, которых нет в SharePoint Foundation.

Кстати

SharePoint Foundation можно применять изолированно от SharePoint Server — некоторые разработчики так и поступают, чтобы снизить стоимость решения[2]. Но подобный портал вряд ли станет полнофункциональным. SharePoint Foundation не позволяет делать многое из того, что предусмотрено в SharePoint Server: например, выполнять бизнес-аналитику, настраивать личный кабинет сотрудника, использовать веб-формы.

Среди прочих составляющих пакета MS SharePoint у разработчиков корпоративного ПО особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace.

  • Microsoft Sharepoint Designer (SPD) — это HTML-редактор, с помощью которого можно создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint. Поскольку конструктор работает в визуальном режиме, пользователю не обязательно в совершенстве владеть HTML и самостоятельно прописывать коды. Достаточно разобраться в несложном интерфейсе SPD, чтобы применять встроенные средства редактирования.
  • Microsoft SharePoint Workspace — приложение, которое дает доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени. С его помощью пользователь может совершать операции с документами и другими рабочими данными буквально из любого уголка мира. Библиотеки, списки, задачи, обсуждения на сайтах SharePoint автоматически синхронизируются с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве. Причем для этого даже не требуется связь с сервером. Все обновления будут занесены в кэш и синхронизируются впоследствии, при подключении.

Таким образом, MS SharePoint — это платформа для создания интранет-сайта компании с широким функционалом. Его задача — сделать работу предприятия продуктивнее за счет удобной настройки и автоматизации всех внутренних процессов. И обычно в обиходе под словом SharePoint подразумевают именно такой корпоративный портал.

Корпоративный портал SharePoint: возможности и функционал

Стоит сразу отметить, что портал SharePoint не является готовым «коробочным» решением, подходящим для каждой компании. Его нужно приспосабливать под цели пользователя: выстраивать структуру, создавать отдельные узлы, страницы. С одной стороны, это плюс, поскольку в результате получится как раз то, что требуется конкретной организации. Но вместе с тем процесс внедрения корпоративного портала SharePoint может растянуться на несколько месяцев, что не всегда приемлемо, особенно для небольших компаний.

Структура портала

Как мы уже заметили, типовой структуры у SharePoint нет: ее разрабатывают индивидуально в соответствии с потребностями той или иной компании. Чаще всего это центральный портал, который служит местом доступа к веб-узлам дочерних уровней — сайтам отделов, пользователей, хранилищам данных. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

  • Сайты. В SharePoint пользователи могут самостоятельно создавать веб-узлы разных типов:
    • сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений: библиотеки данных, списки, форумы;
    • вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи;
    • блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования;
    • шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как, например, контроль рекламной кампании;
    • рабочие области — специальные сайты, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, а также планировать собрания, следить за их ходом и итогами.
  • Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может включать несколько таких областей — как одноуровневых, так и разного уровня. Например, возможно создание подобной страницы для каждого отдела компании. Сотрудники подразделений, получив от администратора разрешение, могут создавать в рамках своей области портала дочерние области.
  • Библиотеки документов — один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации и размещается на веб-узле. Ее содержимое — это, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Доступ к документам имеют все участники группы, которой принадлежит данный сайт.
  • Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками, также помещаются на сайтах групп. Они содержат все те данные, которые не относятся к категории документов: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок. Все эти данные можно менять в процессе работы, а также добавлять заметки и примечания.

  • Веб-части. Эти особые компоненты структуры SharePoint выглядят как некие визуальные блоки, с помощью которых обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки по своей сути тоже являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и материальные ресурсы. Посмотрим, за счет чего достигается такой эффект.

Вот лишь примерный перечень результатов, которых можно добиться путем грамотного применения корпоративного портала SharePoint:

  • сотрудники получают возможность работать совместно. Этому способствуют быстрый обмен документами, новостями, ссылками и прочими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов;
  • организуется удобный доступ к корпоративной информации. Сотрудникам не приходится тратить время, чтобы найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы, контакты нужных людей;
  • уменьшается и систематизируется документооборот;
  • структура предприятия приобретает прозрачность, становится понятной всем — от «старожилов» компании до сотрудников, недавно принятых в штат. За счет этого адаптация новичков проходит легче;
  • решаются проблемы контроля выполнения задач. С помощью списков можно регистрировать любые изменения и оперативно следить за состоянием рабочих вопросов;
  • автоматизируются бизнес-процессы. Благодаря использованию списков SharePoint не нужно тратить время на выполнение рутинных операций вручную;
  • налаживается общение между сотрудниками по рабочим вопросам: средствами SharePoint (доски обсуждений на сайтах групп, комментарии в блогах и т. д.) создается достаточно удобная среда для внутрикорпоративного общения, хотя это и не полноценная соцсеть.

Интерфейс портала

Все то, что мы перечислили выше, достигается благодаря широкому функционалу SharePoint. Интерфейс корпоративного портала позволяет:

  • создавать сайты групп, блоги, вики, форумы (причем для этого не требуются навыки программирования);
  • публиковать и редактировать контент;
  • обсуждать рабочие темы на форумах и в блогах;
  • получать общий доступ к файловому хранилищу;
  • работать с файлами удаленно;
  • управлять данными на сайтах групп, предоставлять доступ к ним другим пользователям;
  • быстро находить информацию;
  • совместно редактировать документы, в том числе с разных устройств;
  • оперативно оповещать сотрудников о важных событиях и задачах;
  • создавать профили пользователей с контактными данными;
  • настраивать бизнес-процессы с помощью форм (все операции осуществляются автоматически);
  • генерировать отчеты, используя данные из внешних источников;
  • интегрироваться с другими приложениями, например пакетом Microsoft Office, мессенджерами (пользователь может работать одновременно в нескольких системах прямо из интерфейса SharePoint, то есть не нужно открывать множество вкладок и каждый раз вводить регистрационные данные);
  • обеспечивать безопасность корпоративных данных.

В то же время MS SharePoint не содержит инструментов для реализации командообразующей функции, для налаживания полноценной коммуникации внутри коллектива (в том числе на внерабочие темы).

Плюсы и минусы

На рынке корпоративных портальных решений MS SharePoint — одна из самых популярных платформ. Это объясняется не только отношением потребителей к бренду Microsoft, но и объективными преимуществами. Однако, как и любой продукт, SharePoint наряду с достоинствами имеет слабые стороны, которые оставляют место для конкуренции другим производителям.

Неоспоримые плюсы MS SharePoint:

  • высокое качество, присущее продуктам Microsoft;
  • эффективное решение рабочих вопросов;
  • исключительно широкий функционал;
  • безграничные возможности настройки и расширения, приспосабливания под индивидуальные нужды компании;
  • легкая интеграция с прочими продуктами Microsoft.

Что касается минусов, то некоторые из них вытекают из преимуществ:

  • большое количество функций делают это портальное решение сложным и «тяжелым»: чтобы внедрить и настроить SharePoint, необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, пользователям также придется потрудиться для освоения программы;
  • будучи продуктом Microsoft, SharePoint идеально интегрируется с ПО данного разработчика, но плохо совместим с софтами других поставщиков;
  • установка SharePoint и последующее использование программы обходятся компании недешево: из-за высокой стоимости лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других), сложности внедрения это решение довольно дорогостоящее;
  • срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint может достигать полугода и более, что опять же объясняется его сложностью.

По всем вышеперечисленным причинам SharePoint не подходит компаниям, занятым в сегменте малого бизнеса. Не лучшим выбором он станет и для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Помимо всего прочего, руководитель, внедряющий подобные IT-продукты, не должен забывать о таких аспектах, как корпоративная культура и психологический климат в организации. Лояльность и доверие сотрудников к компании — важные факторы успеха, а они во многом зависят от того, насколько эффективно налажены процессы коммуникации в коллективе. SharePoint, являясь прекрасным рабочим инструментом, тем не менее не располагает средствами мотивации к общению и в этом смысле уступает другим решениям — таким, например, как корпоративные соцсети.


Корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft — выбор многих крупных компаний. Его популярность обусловлена разнообразием функций и большим количеством выполняемых рабочих задач. Но при всех преимуществах использование SharePoint имеет ряд ограничений, в том числе в плане доступности и стоимости. Кроме того, корпоративный портал не полностью решает проблему коммуникации внутри компании.

Альтернатива SharePoint? Есть!

Корпоративный портал ориентирован преимущественно на решение рабочих задач. С его помощью можно обсуждать профессиональные темы, но он не мотивирует к общению, не решает социальных и бытовых проблем сотрудников. Между тем коммуникативный аспект очень важен для успеха бизнеса. Не имея возможности полноценно общаться внутри коллектива, сотрудники обращаются к соцсетям, что поглощает рабочее время, ставит под угрозу репутацию и информационную безопасность компании.

В этом смысле достойную альтернативу интранету составляют корпоративные социальные сети (КСС). По функционалу они близки к обычным соцсетям, но при этом эффективно вовлекают персонал в жизнь компании, повышают лояльность и мотивацию.

Увидеть, как работают корпоративные соцсети, можно на примере КСС LOQUI BUSINESS. Ее особенность в том, что она обладает многими функциями интранета, то есть инструментами для решения бизнес-задач. В частности, это быстрый поиск информации и контактов, система напоминаний и оповещений, лента новостей, совместная работа путем обсуждения интересующих тем в группах и комментариях.

Но прежде всего, LOQUI BUSINESS — это средство общения. Комфортная коммуникативная среда: самостоятельная публикация контента, чаты, тематические группы, доска личных объявлений — стирает иерархические границы, создает непринужденную атмосферу. Сотрудники охотнее делятся опытом, начинают относиться к компании с доверием.

LOQUI BUSINESS обладает простым в освоении интерфейсом, родственным обычной соцсети. Она легко интегрируется с СЭД и другим корпоративным ПО. Возможен удобный доступ к системе с мобильного устройства.


P. S. Подробнее узнать о функционале и преимуществах корпоративной соцсети LOQUI BUSINESS можно на сайте business.loqui.ru.