Как выиграть тендер? Инструкция по участию в государственных и коммерческих тендерах

Одной из распространенных в мировой практике рыночных процедур, направленных на то, чтобы заказчик и поставщик могли найти друг друга, является проведение тендеров. Это своеобразные соревнования, в результате которых выбирается компания, наиболее полно соответствующая требованиям конкретного заказчика и готовая выполнить контракт с лучшим соотношением «цена–качество» или лучшим комплексным решением.

Победа в тендере — часть искусства корпоративных продаж. Особенно почетной она становится при участии в государственном тендере. Здесь все процедуры формализованы, и необходимо представить свою компанию в выгодном свете при минимуме средств воздействия на заказчика.

Корпоративные продажи vs прямые

Если в прямых продажах речь идет о психологии конкретного человека, принимающего решение, то в случае с корпоративными клиентами все намного сложнее, ведь вы имеете дело с отлаженной системой.

  • Лица, которые принимают решения . Корпоративный клиент — это не один человек, а целая компания, представленная тендерной комиссией. Функции тендерной комиссии — выбор поставщика, удовлетворяющего заявленным требованиям закупки.
  • Большое количество регламентов и формальных процедур . Попасть в список потенциальных поставщиков достаточно трудно: для этого необходимо профессионально оформить массу документации. Однако если ваша компания сумеет прорваться в этот список, приглашения в тендеры будут поступать автоматически. Однако знайте, что для каждого последующего тендера необходимо проходить всю процедуру заново.
    К квалификационной анкете с реквизитами компании потребуется приложить учредительные документы, справки, свидетельства, рекомендательные письма, подтвердить опыт компании, квалификацию сотрудников и т.п. Все это будет проверено службой безопасности заказчика.
    Далее необходимо заполнить форму коммерческого предложения — это очень подробные унифицированные таблицы, содержание которых в процессе участия в тендере должно будет еще претерпеть существенные изменения по запросам тендерного комитета (справочная информация, новинки рынка и т.п.). На итоговом заседании тендерной комиссии рассматриваются так называемые тендерные таблицы участников аукциона с замечаниями, альтернативными предложениями и корректировками. Для претендента крайне важно как можно лучше наладить обратную связь с заказчиком на всех уровнях бюрократической лестницы, чтобы тендерные таблицы выглядели наилучшим образом.
  • Коррумпированность . Нельзя сбрасывать со счетов этот фактор, но и не стоит придавать ему слишком большого значения. Если 10 лет назад «откаты» были обычной практикой, то с тех пор успели появиться и антикоррупционные соглашения, и этический кодекс поставщика, и т.п. Многочисленные тендеры, проведенные без «откатов», показывают, что коммерческие и государственные закупщики изменились в лучшую сторону и уже действительно склонны «болеть» за результат.
    Кроме того, стали очевидны слабые места электронных аукционов: предложенная участником-победителем чрезмерно выгодная цена чаще всего выливается для заказчиков в низкое качество товаров или услуг, затягивание сроков и другие неприятные последствия. Сегодня наученные горьким опытом организаторы конкурсов сужают круг потенциальных поставщиков методом ужесточения критериев отбора и условий поставки, а не только выгодным прайсом.
  • Шансы на победу . Хотя государственные тендеры традиционно считаются более сложными, выигрыш в коммерческом аукционе не гарантирует получения заказа. Происходит это в том числе потому, что 80% обращений поступают от клиентов, которые заведомо не собираются заключать договор, а просто «мониторят» ситуацию на рынке. Это конкуренты, представители банков, сметчики, молодые компании, у которых ни на что нет денег.

Таким образом, хотя опыт в частных продажах и может быть полезен, при участии в тендерах (например, при ведении переговоров с представителями заказчика или оформлении официальных заявок на участие), его категорически недостаточно. Участвуя в тендере, компания ограничена в сроках и средствах воздействия на заказчика, особенно если речь идет о госзакупках. Кроме того, присутствие конкурентов более ярко выражено. Таким образом, выигранный тендер — более веская строка в портфолио компании, чем заказы, полученные методами прямых продаж. Например, сегодня большинство государственных заказчиков в критериях отбора поставщика предусматривают такое требование, как наличие ранее выполненных государственных заказов.

Отличительные особенности государственных тендеров

Хотя коммерческие и государственные тендеры проводятся по одним и тем же основным правилам, госорганизации связаны жесткими требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ). Прежде всего организатор обязан извещать о проведении закупки в единой информационной системе. Также он несет административную ответственность при нарушении процедуры проведения тендера. К коммерческим тендерам требования проще, они не должны противоречить Гражданскому кодексу РФ и Федеральному закону № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (далее — Закон № 135-ФЗ).

Государственный тендер

Коммерческий тендер

Нормативная база

№ 44-ФЗ, ГК РФ

№ 135-ФЗ, ГК РФ

Способы и порядок проведения закупок

Устанавливаются законом, не меняются

Устанавливаются заказчиком

Свобода конкуренции

Можно предложить аналог требуемого товара

Необходимо предложить требуемый товар

Требования к участникам

Жестко регламентированы

Устанавливаются заказчиком

Принципы оценки заявок

Установлены законодательно

Устанавливаются заказчиком

Виды закупок в электронной форме

Аукцион

Устанавливаются заказчиком

Электронные площадки

Перечень утвержденных электронных площадок

Любые электронные площадки на усмотрение заказчика

Коммерческие структуры могут ориентироваться на собственные внутренние документы, учитывающие специфику бизнеса, и при организации тендера ставят об этом в известность потенциальных поставщиков в конкурсной документации.

Коммерческие тендеры отличаются от государственных огромным разбросом цен в предложениях претендентов. Это обусловлено целым рядом факторов:

  • К государственным тендерам допускаются компании только с высокой репутацией . Необходимость в выплате налогов закладывается в предлагаемые цены, и поэтому пространство для маневра остается меньше. Отечественные компании, порой не закладывающие «налоговый» запас в цену, предоставляют коммерческому заказчику более привлекательные цены. В итоге тендеры, в которых участвуют только «белые» компании, имеют разброс в ценах 5%, а при участии «серых» он может составлять и все 50%.
  • Госзаказчиком разница в ценах тщательно анализируется для отчетности и планирования . Например, применение обычной лампы накаливания на объекте обойдется в 20 рублей, а энергосберегающей — в 300. В рамках крупного тендера «набегает» огромная разница в цене, в смысловую нагрузку которой коммерческий заказчик не всегда склонен вникать.
  • Небрежность подготовки тендерной документации в России . Расчет десятков предложений в неделю, когда тендеры идут один за одним и имеют сжатые сроки, вынуждает добавлять коэффициент на непредвиденные расходы, что еще повышает цену. При участии в государственном тендере подобные вольности с цифрами недопустимы.

Критерии отбора подрядчиков, которыми пользуется большинство государственных компаний, просты и формальны:

  • Официальные документы о компании, которые проверяются службой безопасности заказчика.
  • Наличие опыта работы.
  • Наличие рекомендаций от заказчиков.
  • Наличие квалифицированных сотрудников и необходимых ресурсов.
  • Портфолио сходных проектов.
  • Отсутствие задолженностей.
  • Стабильное финансовое состояние.

Эти критерии позволяют отсеять фирмы-однодневки или мелкие компании. Следует иметь в виду, что коммерческие компании примерно в трети случаев подрядчика сменяют, не дожидаясь завершения работ на объекте. В половине случаев с подрядчиком, успешно сдавшим объект, не идут на сотрудничество повторно. Это проблема ответственного отношения к бизнесу обеих сторон, которая в случае госзаказа частично снимается.

Этапы участия в государственном тендере

Процедура участия в государственном тендере может быть описана следующим образом.

Регистрация на государственных электронных площадках: шаг 1

Государственные тендеры в настоящее время проводятся в электронном формате. Информацию о них, в том числе программу и перечень торгов, можно найти на официальном государственном портале Единой информационной системы в сфере закупок zakupki.gov.ru. Электронных торговых площадок, где ведутся госзакупки, относительно немного:

  • ЗАО «Сбербанк-АСТ» — sberbank-ast.ru. Дочерняя структура Сбербанка России, наиболее востребованная ЭТП.
  • ОАО «Единая электронная торговая площадка» — etp.roseltorg.ru. Другое название — «Росэлторг». Изначально была создана для московских госзаказчиков, далее расширилась.
  • ГУП «Агентство по государственному заказу РТ» — etp.zakazrf.ru. Старейшая ЭТП по обслуживанию госзакупок. Начинала свою работу, ориентируясь на государственные тендеры Республики Татарстан. Крупнейшими заказчиками являются правительство Татарстана и ГК «Ростехнологии».
  • ЗАО «ММВБ Госзакупки» — etp-micex.ru. Является дочерней компанией ММВБ.
  • ООО «РТС-тендер» — rts-tender.ru.

Выбираем тип тендера: шаг 2

Тендер может быть открытым, в котором принимаются к участию все желающие, или закрытым, в котором участвуют специально приглашенные компании. Публичность является преимуществом при проведении крупных и сложных закупок, при выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. Здесь конкуренция выше, борьба острее, суммы контрактов солиднее. Закрытый тендер — лучшая процедура для закупок небольшими партиями.

Оценка условий участия в тендере: шаг 3

Допустим, ваши специалисты отобрали некое количество тендеров, и теперь необходимо понять, сможет ли ваша компания принять в них участие. Для этого нужно оценить следующую совокупность данных:

  • Отзывы о заказчике в экспертном сообществе и СМИ.
  • Бриф (техническое задание). В нем содержится описание компании-организатора, указываются задачи тендера, детально описывается конечный результат от сотрудничества с победителем, излагаются требования к участникам, критерии выбора победителя и сроки проведения торгов.
  • Описание предмета закупки.
  • Требования к участникам, например, наличие сертификатов ISO, допусков СРО, полисов страхования ответственности.
  • Критерии отбора (цена, время проекта, наличие или отсутствие субподрядчиков).
  • Требование к обеспечению заявки и контракта.

Если заказчик внушает доверие, бриф понятен, предмет закупки соответствует тому, что ваша компания может предложить, а сама ваша компания удовлетворяет требованиям к участникам и критериям отбора, можно заняться подготовкой документов на участие.

Подготовка документов и подача заявки на участие в тендере: шаг 4

Согласно общим правилам для участия в тендере необходимо предоставить документацию в соответствии с запросами заказчика. В минимальный пакет документов входят:

  • Заявка на участие в тендере (заверяется подписью руководителя компании и печатью).
  • Свежая выписка из ЕГРЮЛ (не более чем двухнедельной давности).
  • Устав и все остальные учредительные документы (копии, заверенные нотариусом).
  • Свидетельство о госрегистрации юридического лица, тоже нотариально заверенное.
  • Приказы или протоколы, назначающие ответственных лиц.
  • Копии лицензий, патентов (в случае если сфера деятельности лицензируется).
  • Свидетельство ИНН, нотариально заверенное.
  • Заявление, в котором указывается опыт работы подрядчика.
  • Справка из налоговой службы об отсутствии задолженности по обязательным платежам.
  • Копии балансов за последние три отчетных периода (с отметками налоговой службы).
  • Отчеты о прибылях и убытках с отметками налоговой службы, также за последние три отчетных периода.
  • Банковская гарантия (или подтверждение факта перевода средств в качестве обеспечения заявки).
  • Опись документов.

Требования заказчика могут включать в себя оформление и предоставление других документов. Если в них будут найдены недочеты, заказчик единолично решает, принять заявку или отклонить ее. Участнику следует ответственно отнестись к оформлению тендерной документации, поскольку от этого будет зависеть, пройдет ли он во второй этап тендера, чтобы презентовать свои услуги подробно. Часто приходится обращаться за помощью к квалифицированным специалистам.

Кстати!
Участник государственной закупки не может быть офшорной компанией и не должен входить в Реестр недобросовестных поставщиков, в противном случае его не допустят к участию. В коммерческих тендерах такие требования выдвигаются далеко не всегда.

Презентация: шаг 5

Те компании, чьи заявки признаны заслуживающими внимания, приглашаются заказчиком на встречу, в ходе которой должны провести презентацию своих услуг (речь идет о двухэтапных конкурсах, когда объектом тендера является, например, технически сложная задача или дорогостоящая продукция). Этап презентации крайне важен: требуется выгодно преподнести материал и максимально заинтересовать заказчика. Для этого следует позаботиться о наглядности, наличии графической и видеоинформации, показать работу своей компании в сравнении с другими. Полезно приложить список крупных заказчиков и клиентов вашей компании и их отзывы. Презентация не должна быть «сухой»: следует понимать, что это рекламный продукт и он должен воздействовать на заказчика, в том числе на эмоциональном уровне.

Подведение итогов: шаг 6

После того как все финалисты тендера презентуют свои услуги, ответственными руководителями заказчика коллегиально принимается решение о выборе того или иного поставщика. Обычно для этого формируется рейтинговая таблица, в которой с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется конечный бал каждого участника тендера. Результаты открытого тендера публикуются в СМИ, закрытого — рассылаются участникам персонально. При любом исходе следует поблагодарить заказчика за уделенное время и постараться сохранить у него благоприятное впечатление о вашей компании — возможно, он включит вас в список потенциальных поставщиков, и впоследствии у вас будет шанс выиграть какой-либо из его тендеров.

Особенности процедуры участия в коммерческих тендерах

Процедура участия в коммерческом тендере отличается выбором из 6000 электронных площадок, каждая из которых имеет свою специфику и свои поисковые возможности. Наиболее известны такие площадки, как B2B, РЖД, ОТС, Фабрикант АКД. В большинстве случаев для аккредитации на электронной площадке участника требуются денежные взносы, которые могут взиматься в виде абонентской или единовременной платы (например, в виде процента от совершенной сделки). Некоторые площадки предоставляют свои услуги бесплатно одной из сторон — заказчикам либо подрядчикам. Для того чтобы выбрать наиболее эффективные площадки, можно воспользоваться специальными программными средствами — системами мониторинга тендеров. Они бывают платными и бесплатными. На какой площадке найдется большее количество тендеров в вашей сфере, там и имеет смысл зарегистрироваться в первую очередь.

В случае коммерческого тендера более четко обозначен выбор между тендерами цены и тендерами решения . В первом случае претенденты заполняют составленную заказчиком таблицу (приводя в ней сведения о поставляемом товаре, работах или услугах), где могут быть обозначены, например, маркировка, модели и количество поставляемого товара, остается только указать его стоимость, а также стоимость монтажных работ. Это предельно простой и понятный вид тендера, где все находятся примерно в равных условиях, и выиграть такой тендер — означает просто получить заказ. В тендерах второго типа конкурсная документация не содержит точной спецификации, претенденты получают только техзадание, и каждый предлагает свое решение задачи. Заказчиком будут оцениваться не только стоимость, но и качество технического решения. Здесь есть шанс проявить себя. Выиграв такой тендер, можно заявить о себе не просто как о компании, предоставляющей низкие цены, — это позиционирование своего бизнеса как современного и прогрессивного.

Широко распространено мнение, что для победы в тендерах требуются связи. Однако определяющими критериями победы в тендере сейчас все-таки являются цена контракта, качество услуг, ранее полученный опыт и квалификация специалистов. Если уделить должное внимание подготовке к участию в конкурсе или аукционе, шансы победить существенно повысятся.

Помощь в организации государственных тендеров

Чтобы принять участие в государственном тендере, нужны высококомпетентные специалисты, которые будут заниматься подготовкой всех документов и взаимодействием с заказчиком. Это может быть назначенный сотрудник компании, специальный тендерный отдел или сторонние посредники. Последний вариант удобнее, так как работа ведется в условиях жестко ограниченных сроков. Однако большинство брокеров сосредоточено только на подготовке документации и не готово полностью сопровождать участие клиента в тендере. Если вашей компании требуются консультации, оформление банковских гарантий, помощь в подаче жалоб при нарушении процедур государственного тендера, вы можете обратиться, например, в компанию «Тендер-Гарант». Здесь вам предоставят персонального менеджера, который будет вести ваш проект с момента мониторинга профильных тендеров и до исполнения контракта. Подробная информация представлена на официальном сайте tendergarant.ru .